ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा कैसे प्राप्त करें

एक विशिष्ट कंपनी या सेवा के लिए ग्राहक सेवा से निपटना अक्सर एक बहुत ही निराशाजनक अनुभव हो सकता है. जबकि कुछ कंपनियां अधिक ग्राहक के अनुकूल हैं और अपने ग्राहकों को खुश करने पर खुद को गर्व करती हैं, अन्य कंपनियां ज्यादा परवाह नहीं करती हैं और अक्सर अपने ग्राहकों को ले जाती हैं. इसके परिणामस्वरूप, यह ग्राहक सेवा और ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों से थोड़ा मुश्किल है. सौभाग्य से, गुणवत्ता ग्राहक सेवा प्राप्त करने की संभावनाओं को बेहतर बनाने के लिए आप कई चीजें कर सकते हैं.

कदम

3 का भाग 1:
युद्ध के लिए खुद को तैयार करना
  1. ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 1 से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
1. पता है कि यह आप क्या चाहते हैं और इसे पूरी तरह से समझाने में सक्षम हो. यदि आप बिल्कुल ठीक नहीं जानते हैं या चाहते हैं, और यदि आपके पास स्पष्ट बयान नहीं है कि वे आपकी मदद कैसे कर सकते हैं और आपकी स्थिति क्या है, तो यह संभावना कम है कि आप संतुष्ट महसूस कर सकें.
  • यदि आपके पास इलेक्ट्रॉनिक या ऑनलाइन सेवा के साथ तकनीकी समस्या है, तो सुनिश्चित करें कि आप स्पष्ट रूप से बता सकते हैं कि यह क्या है. तकनीकी सहायता को आमतौर पर आपको समाधान प्रदान करने में मदद करने के लिए जितना संभव हो उतना जानकारी चाहिए.
  • यदि आप एक शुल्क पर विवाद कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप बिल पर चले गए हैं और तर्कसंगतता के साथ आते हैं कि आप क्यों सोचते हैं कि बिल गलत है.
  • किसी भी घटना में, सुनिश्चित करें कि यह आपके दिमाग में स्पष्ट है कि क्या संकल्प आपको खुश करेगा, और क्या संकल्प उचित है.
  • एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 2 से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    2. अपने मुद्दे से निपटने के लिए समय का एक बड़ा हिस्सा आरक्षित करें. संभावना है कि ग्राहक सेवा से निपटने के लिए शायद पर्याप्त समय लगेगा. इसलिए आपको कॉल करने या उन पर जाने से पहले इसके बारे में सोचना होगा. ऐसी कई चीजें हैं जिन पर आपको विचार करना चाहिए:
  • एक एजेंट से बात करने के लिए 10-20 मिनट का इंतजार.
  • 10 मिनट के लिए एजेंट के साथ बोलते हुए.
  • किसी अन्य विभाग में स्थानांतरित किया जा रहा है और अपनी समस्या को फिर से समझा रहा है.
  • पर्यवेक्षक के लिए अपनी समस्या को बढ़ाकर, पर्यवेक्षक की प्रतीक्षा कर रहा है, और फिर पर्यवेक्षक को अपनी समस्या को समझा रहा है.
  • दिन के समय को ध्यान में रखें जब आप जा रहे हैं या कॉल कर रहे हैं, क्योंकि कुछ समय दूसरों की तुलना में व्यस्त हैं.
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    3. यदि आप कॉल करना चुनते हैं, तो अपने कॉल को विकृतियों से मुक्त करने के लिए सुनिश्चित करें. एक बार जब आप प्राप्त कर लेंगे, तो आप अपना पूरा ध्यान देने में सक्षम होना चाहते हैं. इसके अलावा, यदि आप विचलित हो तो आप ठीक से संवाद करने में सक्षम नहीं होंगे या यदि कोई शोर आपको और प्रतिनिधि को बात करने से रोकता है.
  • अपना पूरा ध्यान देने के लिए तैयार रहें.
  • जब आप गाड़ी चला रहे हों तो कॉल न करें.
  • एक विचलित वातावरण से मत बुलाओ.
  • एक व्यस्त सड़क के चारों ओर घूमते समय कॉल करने से बचने की कोशिश करें.
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    4. अपने आप को कई आवाज संकेतों के माध्यम से नेविगेट करने के लिए तैयार करें और कॉल करने पर प्रतीक्षा करने के लिए तैयार रहें. हालांकि यह प्रक्रिया निश्चित रूप से निराशाजनक है, यह सुनिश्चित करेगी कि आपको आवश्यक सेवा के लिए सही कतार में रखा गया है.
  • अपने खाता संख्या, टिकट संख्या, या अपने सामाजिक सुरक्षा संख्या के अंतिम चार दर्ज करने या कहने के लिए तैयार रहें.
  • स्पष्ट रूप से बात करना.
  • कभी-कभी आप वास्तव में एक प्रतिनिधि को सीधे प्राप्त करने में सक्षम होंगे यदि आप दबाते हैं "0."
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    5. सभी जानकारी और आपूर्ति है जो आपको प्रतिनिधि से बात करने की आवश्यकता होगी. इसमें आपके खाते, आपके लेनदेन, या आपके आरक्षण से संबंधित जानकारी शामिल है. यह सुनिश्चित करना है कि आप खाते के स्वामी हैं. यह अक्सर होता है अपेक्षित जानकारी. इसके अलावा, है:
  • कागज का टुकड़ा.
  • एक कार्यात्मक कलम / पेंसिल और कागज हाथ में ताकि आप महत्वपूर्ण जानकारी लिख सकें.
  • आपके वॉलेट और क्रेडिट कार्ड की जानकारी यदि उन्हें समायोजन या क्रेडिट आपके खाते को क्रेडिट करने की आवश्यकता है.
    • 3 का भाग 2:
    ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से बात करते हुए
    1. ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 6 से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    1. यदि संभव हो तो सुबह जल्दी पर जाएं.सबसे प्रतिष्ठित बदलाव 7 बजे से 10 बजे के शुरुआती समय के साथ होते हैं और आमतौर पर किए गए एजेंटों से भरे होते हैं जिनके पास सबसे अधिक ज्ञान होता है और समय पर आपकी सहायता कर सकता है. ये एजेंट आपको सबसे अच्छी सेवा दे पाएंगे और उम्मीद है कि आपके पास किसी भी मुद्दे को हल करें.
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 7 से बात करते समय छवि अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    2. आवाज के एक दोस्ताना स्वर में बोलें और सकारात्मक दृष्टिकोण रखें. यहां तक ​​कि यदि आपकी समस्या बहुत निराशाजनक है, तो अपमानजनक या विद्रोह नहीं बनें. यह एक एजेंट को उस फोन पर किसी के लिए बेहद निराशाजनक है जो उन पर चिल्लाते हुए, चिल्लाते हुए और शपथ ले रहा है. यदि आप जुझारू हैं तो यह आपकी मदद करने के लिए एजेंट की संभावना कम होगी.
  • एक पेशेवर रवैया और आवाज का स्वर बनाए रखें जो व्यवसाय के लिए अनुकूल है चाहे आप कितने निराश हों.
  • उचित होने पर "कृपया" और "धन्यवाद" कहें.
  • यदि आप जो कह रहे हैं उसे पसंद नहीं करते हैं तो स्नैपी होने से बचें.
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 8 से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    3. बयान दें जो आपके असंतोष का प्रदर्शन करते हैं. विनम्र होने के दौरान, आपको दृढ़ और आत्मविश्वास होना चाहिए. आपको अपने असंतोष को एक बलवान तरीके से स्पष्ट करना चाहिए और संवाद करना चाहिए कि आप सबसे अच्छी सेवा चाहते हैं. इस तरह के बयानों पर विचार करें:
  • "मेरा मानना ​​है कि मेरा व्यवसाय के लिए लिया जा रहा है."
  • "एक वफादार ग्राहक के रूप में, मैं सबसे अच्छी ग्राहक सेवा के लायक हूं."
  • "मुझे यकीन है कि आप [ग्राहक सेवा प्रतिनिधि] मुझे एक संतुष्ट ग्राहक बनाने के लिए ऊपर और परे जाएंगे."
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 9 से बात करते समय छवि अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    4. एजेंट को अपनी समस्या की व्याख्या करें.यह शायद फोन कॉल का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है. यदि आप अपनी समस्या को ठीक से समझाते नहीं हैं, तो इसे हल नहीं किया जा सकता है. एक बहुत ही स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से, समस्या या एजेंट को अपनी समस्या की व्याख्या करें.
  • धीरे और स्पष्ट रूप से बात करें.
  • वे क्या जानते हैं या नहीं जानते के बारे में धारणा न करें.
  • अपने मुद्दे के बारे में विशिष्ट उदाहरण शामिल करें.
  • उन्हें समझाने के बाद उन्हें अपनी समस्या को आराम देने के लिए कहें.
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 10 से बात करते समय छवि अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    5. ग्राहक सेवा प्रतिनिधि की सीमाओं को समझें. ग्राहक सेवा प्रतिनिधि ही हैं, प्रतिनिधियों. वे कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं और आपके साथ जुड़ने और शर्तों के भीतर निर्धारित नीतियों के भीतर काम करने के लिए हैं, उम्मीद है कि दोनों पक्षों के लिए उचित परिणाम प्राप्त करें.
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि आमतौर पर कंपनी की नीति को पलटने या "अपवाद" नहीं कर सकते."
  • अधिकांश प्रतिनिधियों के पास नियम हैं कि उन्हें पालन करने की आवश्यकता है.
  • एजेंटों के पास मीट्रिक होते हैं जिन्हें उन्हें पालन करने की आवश्यकता होती है, जिसका अर्थ है कि उनके पास विशिष्ट स्क्रिप्ट हो सकती हैं जरूर आपको पढ़ें, या उनके पास एक विशिष्ट कॉल समय हो सकता है.
  • एक एजेंट आपकी समस्या से निपटने में घंटों खर्च नहीं कर सकता. उन्हें एक औसत हैंडल समय बनाए रखना चाहिए.
  • उन्हें आपको कुछ नई सेवाओं / वस्तुओं को पिच करने की आवश्यकता हो सकती है.
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    6. किसी पर्यवेक्षक को अपनी समस्या को बढ़ाएं, अगर आपको लगता है कि आप जिस सेवा के लायक हैं, उन्हें प्राप्त नहीं कर रहे हैं. यदि आप जिस एजेंट से बात कर रहे हैं, वह अनिच्छुक या मदद करने में असमर्थ लगता है, तो उनके पर्यवेक्षक से बात करने के लिए कहें. अक्सर बार, केवल पर्यवेक्षकों को कंपनी की नीतियों के लिए "अपवाद" बनाने के लिए बनाया जाता है. लेकिन याद रखें:
  • पर्यवेक्षकों को हर समय ग्राहकों से निपटने के लिए नियोजित नहीं किया जाता है.
  • आपको अपनी स्थिति को पर्यवेक्षक को आराम करना पड़ सकता है.
  • पर्यवेक्षक एक ही नीतियों पर वापस आ सकता है कि प्रारंभिक प्रतिनिधि ने किया, और आप इससे खुश नहीं हो सकते.
  • विनम्र रहें. पर्यवेक्षक लोग भी हैं.
  • पर्यवेक्षक को बताकर वार्तालाप की टोन सेट करें कि आपको विश्वास है कि वे आपको पूरी तरह से संतुष्ट छोड़ देंगे.
  • यदि आप इससे खुश नहीं हैं कि पर्यवेक्षक आपके साथ कैसा व्यवहार कर रहा है, तो उन्हें धन्यवाद दें, और बाद में कार्यालय को वापस कॉल करें या फिर से देखें. आप किसी और को प्राप्त कर सकते हैं जो अधिक उपयोगी हो सकता है.
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 12 से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    7. एजेंट के बारे में विवरण प्राप्त करें. यह दोनों के लिए महत्वपूर्ण है यदि आप एजेंट के संकल्प से खुश हैं या यदि आप नाखुश हैं कि उन्होंने आपके साथ कैसे व्यवहार किया. यदि आप संतुष्ट हैं, तो यह आपका बीमा है कि एजेंट का वादा वास्तव में लागू किया जाएगा. यदि आप असंतुष्ट हैं, तो आप एजेंट या पर्यवेक्षक को संदर्भित करने में सक्षम होंगे जब आप अपनी शिकायत को आगे बढ़ाते हैं. निम्नलिखित जानकारी प्राप्त करने का प्रयास करें:
  • एजेंट के नाम या कर्मचारी आईडी के लिए विनम्रता से पूछें: "क्या मुझे आपका नाम और कर्मचारी आईडी है?"
  • इसी तरह, कॉल सेंटर स्थान के लिए विनम्रतापूर्वक पूछें, यदि आप कॉल करना चुनते हैं.
  • एक केस नंबर या टिकट नंबर प्राप्त करना सुनिश्चित करें.
  • उस दिन की तारीख और समय लिखें जिसे आपने बुलाया या देखा.
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 13 से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    8. ग्राहक सेवा एजेंट से अपने खाते में एक विस्तृत नोट बनाने के लिए कहें. लटकने से पहले, अपने एजेंट को अपने असंतोष के बारे में अपने खाते में एक विस्तृत नोट बनाने के लिए पूछना सुनिश्चित करें. जितना बेहतर आप उनका इलाज करते हैं, उतना सटीक और पूरी तरह से वे आपकी स्थिति का प्रतिनिधित्व कर सकते हैं. यह आपको संतुष्टि प्रदान करने के लिए बाद में एजेंटों या पर्यवेक्षकों को उनके प्रयास में मदद कर सकता है.
    • 3 का भाग 3:
    बाद में व्यापार की देखभाल करना
    1. ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 14 से बात करते समय छवि अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    1. अपनी शिकायत को आगे बढ़ाएं. यदि आप अभी भी दुखी हैं या आपकी समस्या हल नहीं हुई है, तो कॉर्पोरेट कार्यालय लिखें. आप आमतौर पर एजेंट से पूछकर या कंपनी की वेबसाइट पर जाकर कॉर्पोरेट कार्यालय नंबर और पता प्राप्त कर सकते हैं. अक्सर, केबल और इंटरनेट कंपनियों की तरह कई ग्राहक शिकायतों से निपटने वाली कंपनियां, उन ग्राहकों के साथ समस्याओं को हल करने के लिए आरक्षित विशिष्ट विभाग होंगे जो पहले ही सामान्य ग्राहक सेवा चरणों से गुजर चुके हैं. संभावना है, आपके पास इस मार्ग के साथ अधिक भाग्य होगा.
    • कंपनी के राष्ट्रपति को लिखें.
    • कंपनी के लिए ग्राहक सेवा के अध्यक्ष या निदेशक को लिखें.
    • ईमेल ग्राहक सेवा या कंपनी के साथ एक कार्यकारी.
    • एक विशेष विभाग का पता लगाएं जो अनसुलझे समस्याओं से निपटने के लिए समर्पित है. अक्सर, सामान्य ग्राहक सेवा विभाग आपको इस विभाग के लिए संपर्क जानकारी नहीं देगा. आपको इंटरनेट के चारों ओर खोदना होगा या इसके लिए कॉर्पोरेट कार्यालय को कॉल करना होगा.
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 15 से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    2. उपभोक्ता साइटों या बेहतर व्यापार ब्यूरो के साथ शिकायत दर्ज करें. यदि आपके पास एक बुरा ग्राहक सेवा अनुभव है, तो एक खराब समीक्षा लिखने या उचित संगठन या वेबसाइट के साथ शिकायत दर्ज करने से डरो मत. हालांकि इसका कोई प्रभाव पड़ सकता है, अगर बहुत से ग्राहक एक ही काम करते हैं, तो कंपनी या संगठन नोटिस ले सकता है और अपने ग्राहक सेवा दृष्टिकोण में सुधार कर सकता है. एक मौका भी है कि कंपनी इन समीक्षा साइटों को देख रही है, और सीधे आपको जवाब दे सकती है.
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 16 से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    3. एक संभावित समाधान के रूप में सोशल मीडिया को देखें. अक्सर बार, प्रमुख कंपनियों के पास सोशल मीडिया खाते या पेज होंगे. अपने सोशल मीडिया पेज पर कंपनी की ग्राहक सेवा के साथ अपनी असंतोष साझा करने पर विचार करें. एक विनम्र तरीके से ऐसा करना सुनिश्चित करें. आपको केवल एक प्रतिक्रिया मिल सकती है जो आपको संतुष्टि देगी.
  • ग्राहक सेवा प्रतिनिधि चरण 17 से बात करते समय अच्छी ग्राहक सेवा प्राप्त करें
    4. एक अच्छा ग्राहक सेवा अनुभव इनाम. यदि एजेंट ने उत्कृष्ट सेवा प्रदान की है, तो उस ईमेल पते के लिए पूछें जिसका उपयोग आप धन्यवाद ईमेल भेजने के लिए या अपने पर्यवेक्षक से बात करने के लिए कह सकते हैं. कुछ कर्मचारियों को इस या संभवतः बोनस के लिए विशेष मान्यता प्राप्त हो सकती है. इसके अलावा, आप आवाज या इंटरनेट सर्वेक्षण भी पूरा कर सकते हैं जो कंपनी आपको भेज सकता है.

    • टिप्स

    अपने संकल्प पर अनुवर्ती. इस प्रकार आप यह सुनिश्चित कर लेंगे कि जो भी संकल्प है वह वास्तव में कंपनी या संगठन द्वारा लागू किया गया है.
  • हमेशा उस संकल्प के लिए पूछें जो आप मानते हैं कि आप योग्य हैं- कुछ एजेंट आपको पर्यवेक्षक में स्थानांतरित करने के प्रस्तावों को शुरू करने से प्रतिबंधित हैं, या एक त्रुटि लिखते हैं, या आपको धनवापसी देते हैं, लेकिन ऐसा कर सकते हैं यदि आप कार्रवाई का अनुरोध करते हैं तो ऐसा कर सकते हैं.
  • यदि आप खुश हैं, तो ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को धन्यवाद देना सुनिश्चित करें और उन्हें बताएं कि आपको आशा है कि उनके पास एक अच्छा दिन है.
  • धैर्य रखें और दृढ़ रहें. हार मत मानो, और लटकने से डरो मत, वापस बुलाओ, और एक कार्यकारी को एक पत्र लिखना या लिखना.

    • चेतावनी

    आवाज के स्वर का उपयोग करना या एक रवैया होना जो अपमानजनक या विद्रोही है, शायद आपको या तो एजेंट को लटका दिया जाएगा और उसका पर्यवेक्षक आपसे बात करने के लिए तैयार होगा या मुद्दों के साथ आपकी मदद करेगा.
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