ग्राहकों के साथ संवाद कैसे करें

इस पर ध्यान दिए बिना कि आप किस प्रकार के व्यवसाय में शामिल हैं और आप व्यवसाय के भीतर क्या भूमिका निभाते हैं-चाहे यह बिक्री, ग्राहक सेवा, सूची, या वित्त है - आपको ग्राहकों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम होने की आवश्यकता है. मजबूत संचार कौशल ग्राहकों को सुना और समझाएगा और आपके व्यवसाय में अपना आत्मविश्वास और विश्वास बना सकता है. चिकनी संचार भी गुस्से में ग्राहकों को शांत करने में मदद करने के लिए एक शानदार तरीका है, और ग्राहकों को खोए बिना असहमति को हल करने के लिए.

कदम

3 का विधि 1:
ग्राहकों के साथ सकारात्मक रूप से संलग्न होना
  1. स्टेप 1 के साथ संवाद शीर्षक वाली छवि
1. पूरे वार्तालाप में सकारात्मक रवैया रखें. ग्राहकों के साथ वार्तालापों द्वारा सूखा महसूस करना आसान हो सकता है, खासकर यदि ग्राहक सेवा आपके दिन का एक बड़ा हिस्सा है. आपका रवैया एक बड़ा अंतर बना सकता है, हालांकि, संचार करते समय सकारात्मक रहने का प्रयास करें. ग्राहक आपके सकारात्मक दृष्टिकोण और सहायक आचरण पर उठाएंगे, और आपके द्वारा दिखाए गए सम्मान की सराहना करेंगे.
  • भले ही आप ईमेल पर संचार कर रहे हों, फिर भी आप सकारात्मक हो सकते हैं. "आपकी क्वेरी के लिए धन्यवाद! मुझे उम्मीद है कि हम भविष्य में फिर से व्यवसाय कर सकते हैं!"बहुत बेहतर लगता है," अलविदा."
  • शीर्षक वाली छवि ग्राहकों के साथ संवाद 2 चरण 2
    2. व्यक्तिगत रूप से बोलते समय विनम्र आंखों के संपर्क और शरीर की भाषा को बनाए रखें. शारीरिक भाषा संचार का एक महत्वपूर्ण गैर-मौखिक रूप है, और एक जो आपको किसी ग्राहक के साथ आमने-सामने बात करते समय जागरूक होना चाहिए. यह दिखाने के लिए लगातार आंखों के संपर्क करें कि आप जो भी कह रहे हैं उसमें निवेश किया गया है. एक वार्तालाप में असंतोष दिखाने से बचने के लिए, यह नहीं करने की कोशिश करें:
  • अपने पैरों को देखो या अन्यथा आंखों के संपर्क से परहेज करें
  • एक आक्रामक मुद्रा में खड़े हो जाओ (ई.जी. हथियारों के साथ)
  • यदि आप कमरे से भागने की कोशिश कर रहे हैं तो ग्राहक से दूर रहें
  • शीर्षक वाली छवि ग्राहकों के साथ संवाद 3 चरण 3
    3. नकारात्मक दावों के बजाय सकारात्मक बयानों का उपयोग करें. यदि आपका संचार नकारात्मक या कर्ट महसूस करता है तो ग्राहक निराश महसूस कर सकते हैं. तो, सकारात्मक दावों के साथ संवाद करने की कोशिश करें. विशेष रूप से यदि आपका उत्तर अनिवार्य रूप से एक "नहीं," एक कदम आगे बढ़ता है और समस्या के लिए सकारात्मक समाधान खोजने का प्रयास करता है. ग्राहक आपकी सकारात्मकता और प्रयास की सराहना करेगा.
  • उदाहरण के लिए, यह मत कहो "हम उस उत्पाद से बाहर बेचे जाते हैं, क्षमा करें."इसके बजाय, कोशिश करें," वह उत्पाद वर्तमान में स्टॉक से बाहर है, लेकिन इसे एक सप्ताह के भीतर पुन: स्थापित किया जाना चाहिए. क्या आप मुझे स्टॉक में वापस आने के बाद आपसे संपर्क करना चाहेंगे?"
  • या, कहने से बचें, "आपका कंप्यूटर टूटा हुआ है- इसे ठीक नहीं किया जा सकता है."कुछ ऐसा करने की कोशिश करें:" स्थिति बहुत अच्छी नहीं लगती है ... लेकिन, मुझे कंप्यूटर को हमारे तकनीकी कर्मचारियों के सदस्यों में से एक पर ले जाने दें- उनके पास कुछ अंतर्दृष्टि हो सकती है जो मैं नहीं करता हूं."
  • शीर्षक वाली छवि ग्राहकों के साथ संवाद चरण 4
    4. एक विनम्र प्रश्न के साथ बातचीत समाप्त करें. ऐसा लगता है जैसे आप एक ग्राहक के साथ बातचीत समाप्त करने के लिए एक भीड़ में हैं. यदि ग्राहक सोचता है कि आप जितनी जल्दी हो सके वार्तालाप को समाप्त करने की कोशिश कर रहे हैं, उन्हें महसूस होने की अधिक संभावना है कि आपने उन्हें पर्याप्त रूप से सुना नहीं है या उनकी जरूरतों को पूरा किया है. तो, चाहे आप फोन पर या व्यक्तिगत रूप से वार्तालाप समाप्त कर रहे हों, इस तरह के एक प्रश्न के साथ निष्कर्ष निकालें:
  • "क्या कुछ और है जो मैं आपकी मदद कर सकता हूं?"
  • "क्या आपके पास मेरे लिए कोई अन्य प्रश्न थे?"
  • "मुझे उम्मीद है कि इस बातचीत में मदद मिली- क्या मैं आपके सभी सवालों के जवाब देने में सक्षम था?"
  • 3 का विधि 2:
    चिकनी संचार सुनिश्चित करना
    1. शीर्षक वाली छवि ग्राहकों के साथ संवाद 5 चरण 5
    1. यह दिखाने के लिए बातचीत में शामिल रहें कि आप सक्रिय रूप से सुन रहे हैं. एक ग्राहक के साथ संलग्न होने पर, कार्य करने से भी बदतर नहीं होता है, हालांकि आप वार्तालाप से ऊब गए हैं या उदासीन हैं. इससे बचने के लिए, सक्रिय रूप से सुनें. जब कुछ आपके लिए स्पष्ट नहीं है तो ग्राहक को स्पष्ट करने वाले प्रश्नों से पूछें. या, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप ग्राहक को सही ढंग से समझ रहे हैं, अपने अंकों में से एक को फिर से व्यवस्थित करने और उन्हें वापस कहने का प्रयास करें.
    • उदाहरण के लिए, कुछ ऐसा कहें, "अगर मैं सही ढंग से समझता हूं, तो आप कह रहे हैं कि आपका ब्लूटूथ हेडफ़ोन आपके वाहन की ध्वनि प्रणाली से कनेक्ट नहीं होगा?"
  • स्टेप 6 के साथ संवाद शीर्षक वाली छवि
    2. अनुरूपता द्वारा जटिल या टेक-भारी मुद्दों की व्याख्या करें. यदि आप एक क्षेत्र में काम करते हैं कि आपका औसत ग्राहक पूरी तरह से समझ नहीं सकता है (ई.जी., टेक, मैकेनिक्स, मेडिकल), आपको अवधारणाओं को समझाने के रचनात्मक तरीकों की आवश्यकता होगी जो अन्यथा एक लेजर को समझने में मुश्किल होगी. ग्राहकों को इन अवधारणाओं को प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए, एक समानता के बारे में सोचने की कोशिश करें जो उन्हें आसानी से समझ में आता है.
  • उदाहरण के लिए, कहें कि एक ग्राहक अपने कंप्यूटर पर एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर के मूल्य को नहीं समझता है. कुछ ऐसा कहें, "अपने कंप्यूटर पर एक पुलिसकर्मी की तरह एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर के बारे में सोचें. यह हर फ़ाइल की जांच करता है जो अंदर आता है, और यह सुनिश्चित करता है कि इसमें से कोई भी आपकी मशीन को नुकसान पहुंचा सकता है."
  • शीर्षक वाली छवि ग्राहकों के साथ संवाद चरण 7
    3. उनकी पसंदीदा विधि का उपयोग करके ग्राहकों के साथ पालन करें. कुछ ग्राहकों की मजबूत प्राथमिकताएं हैं जहां तक ​​वे फॉलो-अप प्रश्नों या समस्या निवारण के लिए संपर्क करना चाहते हैं. छोटे या अधिक तकनीक-समझदार ग्राहक पाठ या ईमेल के माध्यम से संपर्क करना पसंद कर सकते हैं, जबकि अन्य ग्राहक फोन कॉल की प्रत्यक्षता की सराहना कर सकते हैं. एक पसंदीदा विधि के लिए पूछना सुनिश्चित करेगा कि जब आप उनसे संपर्क करने का प्रयास करते हैं तो ग्राहक परेशान या असुविधा नहीं होता है.
  • जब आप फॉलो अप करते हैं, तो कुछ कहें, "हाय, हमने पिछले हफ्ते आपके द्वारा खरीदे गए नए आईपैड के बारे में बात की थी. मैं जाँच करना चाहता था- सब कुछ अभी भी काम कर रहा है जैसा आप चाहें."
  • 3 का विधि 3:
    सामान्य गलतियों से परहेज करना
    1. स्टेप 8 के साथ संवाद शीर्षक वाली छवि
    1. अपने ग्राहकों को बाधित करने के लिए आवेग का विरोध करें क्योंकि वे बोल रहे हैं. आम तौर पर, किसी को बाधित करने से सम्मान की कमी दिखाई देती है और संकेत मिलता है कि आपको लगता है कि आपके विचार और शब्द उनके मुकाबले ज्यादा महत्वपूर्ण हैं. जब आप किसी ग्राहक को बाधित करते हैं, तो वे महसूस करेंगे कि उनकी चिंताओं को सुना नहीं जा रहा है. तो, जब तक ग्राहक बोलने समाप्त नहीं हो जाता, तब तक प्रतीक्षा करें, और फिर उनके बयान या प्रश्न का उत्तर दें.
    • कुछ कहने की कोशिश करो, "आपने एक पंक्ति में कई अच्छे प्रश्न उठाए. मैं आपके पहले एक का जवाब दूंगा, और फिर अपने दूसरे प्रश्न को संबोधित करूंगा."
  • शीर्षक वाली छवि ग्राहकों के साथ संवाद चरण 9
    2. शब्दकोष या शर्तों के साथ वार्तालाप न भरें जो ग्राहक को अलग करता है. जबकि आपके पास पेशेवर शर्तों की एक दृढ़ समझ हो सकती है कि आप दिन-प्रतिदिन के आधार पर उपयोग करते हैं, आपके ग्राहक शायद नहीं करेंगे. इसका मतलब यह है कि संचार करने पर आप जिस उद्योग की शर्तों या शब्दकोष का उपयोग करते हैं, वे ग्राहकों को भ्रमित कर सकते हैं या उन्हें महसूस कर सकते हैं जैसे कि आप उनके सिर पर बात कर रहे हैं. इसलिए, तकनीकी भाषा को उन शब्दों में दोबारा तैयार करें जो गैर-विशेषज्ञ समझ सकते हैं.
  • उदाहरण के लिए, कहने के बजाय, "एक वीपीएन का उपयोग करें या अपने आईपी पते को मुखौटा करें ताकि आप मैलवेयर प्राप्त किए बिना पीडीएफ डाउनलोड कर सकें," कुछ कहें, "आपको वायरस के खिलाफ अपने डाउनलोड की सुरक्षा के लिए एक तरीका ढूंढना होगा."
  • शीर्षक वाली छवि ग्राहकों के साथ संवाद चरण 10
    3. ग्राहकों के लिए कृपालु या जटिल वाक्यांशों का उपयोग करने से बचें. यदि एक गुस्सा या भ्रमित ग्राहक आपकी शिकायत के साथ आता है- चाहे व्यक्तिगत रूप से या फोन पर - ग्राहक से इस तरह से बात न करें कि उनके ज्ञान को बेकार कर दें या अनजाने में उन्हें अपमानित करें. यदि कोई ग्राहक तेजी से बोलता है, तो कहने की कोशिश न करें: "धीमा! जब आप बहुत तेजी से बोलते हैं तो मैं समझ नहीं सकता."इसके बजाय, कोशिश करें:" मुझे आपके पीछे परेशानी हो रही है- क्या आप फिर से कह सकते हैं?"
  • उदाहरण के लिए, कुछ ऐसा कहने से बचें, "जो मैं समझा रहा हूं वह समझना मुश्किल है, इसलिए अगर आप भ्रमित हैं तो यह मुझे आश्चर्यचकित नहीं करेगा."
  • यदि ग्राहक दुखी हैं, तो उन्हें "शांत करने के लिए कहने से बचें."यह कृपालु लगता है और अक्सर ग्राहकों को एंटियर बना देगा.
  • टिप्स

    जब किसी ग्राहक के साथ आंखों के संपर्क को बनाए रखते हैं, तो इतने लंबे समय तक न देखें कि आप डरावना के रूप में आते हैं. 4-5 सेकंड के बाद आंखों के संपर्क को तोड़ना स्वाभाविक है और फिर 3-4 सेकंड बाद देखने के लिए.
  • भले ही आप ग्राहकों को बाधित न करने का प्रयास न करें, वे अभी भी समय-समय पर आपको बाधित कर सकते हैं. इसे स्ट्राइड में ले जाएं, और निराशा दिखाने की कोशिश न करें.
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