एक कठिन ग्राहक के साथ एक स्थिति को कैसे परिभाषित करें
ग्राहक सेवा में काम करने के बारे में सबसे कठिन चीजों में से एक हो सकता है लोग. चाहे आप भोजन, खुदरा, या आतिथ्य, जल्द या बाद में काम करते हैं, आप एक उग्र, आयरन, या अनियंत्रित ग्राहक के साथ आमने-सामने आएंगे.कभी भी डर नहीं - स्थिति पर चिकनी करने के लिए कोशिश की और सही तरीके हैं जो आपके लिए काम करता है, व्यवसाय, और, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि ग्राहक. यह केवल ग्राहक को संतुष्ट कर सकता है "ग्राहक हमेशा सही होता है" रवैया", अपनी स्थिति पर अशिष्ट होना, या बस समझौता करना.
कदम
2 का विधि 1:
कठिन ग्राहकों का प्रबंधन1. एक अच्छा श्रोता होना. मुश्किल ग्राहक पूर्णता की उम्मीद नहीं करते हैं, लेकिन यह जानना चाहते हैं कि उनकी समस्याओं को गंभीरता से लिया जा रहा है.चौकस रहें और शांत और पूरी तरह से ग्राहक की समस्या को सुनें. आंखों के संपर्क को बनाए रखें, और मुस्कुराओ या गंभीर मत करो.जब ग्राहक एक बिंदु बनाता है तो आप मान्य पाते हैं.
2. ग्राहक के साथ सहानुभूति.सबसे खराब ग्राहक इंटरैक्शन बढ़ता है क्योंकि ग्राहक को लगता है कि आप उसकी चिंताओं को समझने का प्रयास नहीं कर रहे हैं.आप ग्राहक के साथ सहानुभूति महसूस करते हैं, पूरी तरह से बातचीत के लिए टोन सेट कर सकते हैं, और आपको एक सहयोगी के रूप में स्थापित कर सकते हैं जो समस्या को ठीक करना चाहता है.
3. याद रखें कि अन्य लोग बातचीत देख रहे हैं.कल्पना करते हुए कि एक दर्शक देख रहा है कि बातचीत आपको शांत रहने में मदद कर सकती है.आप कभी भी ग्राहकों को बुरी तरह से व्यवहार करने के लिए नहीं देखना चाहते हैं.मान लें कि ग्राहक अन्य लोगों को आपके साथ बातचीत के बारे में बताने जा रहा है.
4. धीरे बोलो और अपनी आवाज कम करो. भावनाएं संक्रामक हैं.अपने स्वर को कम करना और धीरे-धीरे बोलना यह दर्शाता है कि आप नियंत्रण और शांत हैं.यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि ग्राहक बहुत नाराज है और जोर से बात कर रहा है.आप स्थिति को बढ़ाने के लिए कुछ भी नहीं करना चाहते हैं.
5. माफी माँगता हूँ.एक माफी हर कर्मचारी की क्षमता के भीतर है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कंपनी में उसकी या उसकी भूमिका क्या है.आंखों में ग्राहक को सही देखें और सुनिश्चित करें कि आपकी अभिव्यक्ति और आवाज की स्वर ईमानदार हैं. कहें कि, कंपनी की ओर से, आपको खेद है कि ग्राहक संतुष्ट नहीं था और आप जो भी कर सकते हैं उसे करना चाहते हैं.
6. अपने पर्यवेक्षक को सूचित करें.ग्राहक आपको वैसे भी ऐसा करने के लिए कह सकता है, लेकिन यहां तक कि अगर वह नहीं करता है, तो यह एक अच्छा विचार है.आपके पर्यवेक्षक के पास ग्राहक के साथ जारी करने के लिए अधिक अधिकार है, चाहे इसका मतलब है कि छूट का मतलब है, मर्चेंडाइज, या कुछ अन्य रियायतें.इसके अतिरिक्त, यह ग्राहक को किसी ऐसे व्यक्ति को प्रसन्न करने की ज़िम्मेदारी को स्थानांतरित करता है जो आपके द्वारा कमांड की श्रृंखला को अधिक करता है, जो ग्राहक आश्वस्त हो सकते हैं.
7. एक वादा करें जिसे आप रख सकते हैं. एक समाधान या एक वादा की पेशकश जो आप के माध्यम से अनुसरण नहीं कर सकते हैं वह सबसे खराब चीजों में से एक है जो आप कर सकते हैं.यह ग्राहक को अधिक निराश कर देगा.यदि आप किसी चीज़ के बारे में अनिश्चित हैं, तो अपने पर्यवेक्षक से पूछें.दबाव में एक दाने का फैसला न करें.
8. एक सकारात्मक नोट पर बातचीत को समाप्त करें.भले ही आपने समस्या को संबोधित किया हो जैसे कि ग्राहक चाहता था और वह अभी भी पागल हो, उसे एक हफ में छोड़ने की कोशिश न करें.इसके बजाय, उसके धैर्य के लिए कृतज्ञता व्यक्त करें, और वादा करें कि आप यह सुनिश्चित करने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे कि अगला अनुभव सुचारू रूप से चला जाएगा.उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "धैर्य रखने के लिए बहुत बहुत धन्यवाद, जबकि हमने इस मुद्दे को हल किया.अगली बार जब आप यहां हों तो मैं व्यक्तिगत रूप से अपने लेनदेन की देखरेख करने के लिए खुश हूं ताकि मैं यह सुनिश्चित कर सकूं कि यह सुचारू रूप से चला जाता है - कृपया मेरे लिए पूछने में संकोच न करें."
9. पता है कि पर्याप्त कब पर्याप्त है. यदि ग्राहक हिंसक व्यवहार में लगी हुई है या शांत होने, कॉल स्टोर या मॉल सुरक्षा या कोई संकेत नहीं दिखाता है आपातकालीन सेवाएं और पुलिस से इसे हल करने के लिए कहें. यदि आपका ग्राहक एक दृश्य बना रहा है, मौखिक रूप से आपको या अन्य कर्मचारियों का दुरुपयोग करना, या शारीरिक रूप से भयभीत होने के नाते, आप अपने लिए, और अपने अन्य ग्राहकों के लिए दोनों के लिए, जितना संभव हो उतना चले गए हैं.
10. अपने अहंकार को अलग करें. यदि आप मानते हैं कि वह या वह गलत है, तो भी ग्राहक को संतुष्ट करने के लिए तैयार रहें. आपको ग्राहक से पहले विनम्र होना पड़ सकता है या किसी ऐसी चीज के लिए क्षमा चाहता है जो आपको नहीं लगता कि वह एक बड़ा सौदा है. किसी कठिन ग्राहक को संतुष्ट करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ करने के लिए कभी भी गर्व मत करो.
1 1. संभावित अवसरों के रूप में कठिन ग्राहकों को देखें. ध्यान रखें कि एक खुश ग्राहक का मतलब बेहतर व्यवसाय है. एक संतुष्ट ग्राहक एक अच्छा अनुभव रखने के बारे में शब्द फैल सकता है, लेकिन एक असंतुष्ट व्यक्ति लगभग निश्चित रूप से अन्य लोगों से शिकायत करेगा. इसका मतलब है कि आपकी कंपनी के लिए कम पैसा और कम व्यवसाय. जैसे ही आप अपने ग्राहकों की नसों को ठंडा करने का प्रयास करते हैं, भविष्य के व्यवसाय को बचाने के अवसर के रूप में अपनी बातचीत के बारे में सोचें जो अन्यथा खो जाएंगे.
12. व्यक्तिगत रूप से शिकायतें न लें. याद रखें कि जो कुछ भी हो रहा है, उस पर कोई असर नहीं है कि आप एक व्यक्ति के रूप में कौन हैं. ग्राहकों से शिकायतों को व्यक्तिगत अपमान के रूप में नहीं लिया जाना चाहिए, भले ही ग्राहक आपको एक व्यक्ति के रूप में अपमान करता हो. एक तरफ गर्व और ग्राहक के अनुभव से पहले अपना अहंकार लगाने की इच्छा रखें. हालांकि यह ग्राहक को मनाने के लिए मोहक है कि आप सही हैं और वे गलत हैं, इस प्रलोभन का विरोध करें.
2 का विधि 2:
विशिष्ट प्रकार के कठिन ग्राहकों से निपटना1. एक गुस्सा ग्राहक के साथ सौदा. गुस्सा ग्राहक विशेष रूप से कठिन हो सकते हैं.आपको क्रोध की जड़ तक पहुंचने के लिए अपनी भावनाओं को हल करने की आवश्यकता है.बातचीत में सकारात्मक रहें, ग्राहक की भावनाओं को स्वीकार करें, दिखाएं कि आप मदद करने के लिए तैयार हैं, और समाधान विकसित करने के लिए ग्राहक के साथ काम करते हैं.
- ग्राहक को बताएं, "मुझे पता है कि आप परेशान हैं, और मैं आपकी मदद करना चाहूंगा.क्या आप मुझे बता सकते हैं कि क्या हुआ?"कभी कुछ मत कहो, "आपके लिए परेशान होने का कोई कारण नहीं है."
- बातचीत के दौरान शांत और उद्देश्य बने रहें.कोई भी वादा न करें जो आप नहीं रख सकते.ग्राहक को बताएं, "मैं इसे जल्द से जल्द हल करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करूंगा," वादा करने के बजाय कि किसी विशिष्ट समय अवधि में कुछ किया जा सकता है. अंगूठे का एक अच्छा नियम वादा और वितरण के तहत है.
- ग्राहक को बाधित करने से बचें जब वे आपके लिए चीजों को समझा रहे हों, इससे ग्राहक को अधिक उत्तेजित हो सकता है.कभी मत कहे, "हाँ लेकिन..." जब ग्राहक आपसे बात कर रहा है.
- हमेशा यह सुनिश्चित करने के लिए ग्राहक के साथ अनुवर्ती करें कि वह परिणाम से संतुष्ट है.
2. एक दुखी ग्राहक को संतुष्ट करें. आपके संगठन में किसी अन्य व्यक्ति के साथ नकारात्मक अनुभव होने के बाद आपको एक असंतुष्ट ग्राहक का सामना करना पड़ सकता है.उदाहरण के लिए, आप रेस्तरां में एक प्रबंधक हो सकते हैं, और एक ग्राहक वेटर प्रदान की गई सेवा से नाखुश है. एक मुस्कान के साथ ग्राहक को नमस्कार, उसे अपना नाम बताएं, और अपनी सहायता प्रदान करें. जैसा कि ग्राहक आपके साथ बोल रहा है, सुनिश्चित करें कि आप उस बुरी सेवा के लिए बहाने नहीं करते हैं जो उसे प्राप्त हुआ है. ओपन-एंडेड प्रश्न पूछें, जानकारी सत्यापित करें, और एक निर्णय लें जो ग्राहक को संतुष्ट करेगा.
3. एक अनिश्चित ग्राहक की मदद करना. कुछ ग्राहकों को उत्पाद खरीदने का निर्णय लेने में मुश्किल होती है.ये ग्राहक आपका बहुत समय ले सकते हैं और आपको अन्य ग्राहकों की मदद करने से रोक सकते हैं. धैर्य रखें, खुले अंत प्रश्न पूछें, सुनो, विकल्प प्रदान करें, और निर्णय लेने की प्रक्रिया को मार्गदर्शन करने का प्रयास करें.
4. एक ओवरबियरिंग ग्राहक के साथ काम करना. कुछ ग्राहक धक्का और नियंत्रण हो सकते हैं.आपको अपने ऊपर ग्राहक को चलने के बिना विनम्र और सहायक होने के बावजूद संतुलन करना होगा.पेशेवर बनें, ग्राहक सम्मान दिखाएं, दृढ़ और निष्पक्ष रहें, और ग्राहक को यह बताएं कि आपको उन्हें समायोजित करने के लिए क्या करने की अनुमति है.
5. एक असभ्य या असंगत ग्राहक के साथ सौदा.इन प्रकार के ग्राहक अपवित्रता का उपयोग कर सकते हैं, लाइन में कटौती कर सकते हैं, या जब आप किसी और की मदद कर रहे हैं तो आपका ध्यान मांग सकते हैं. यह महत्वपूर्ण है कि आप पेशेवर रहें और कभी भी स्कोर करने की कोशिश न करें.
6. टॉकटिव ग्राहकों को संभालें. कुछ ग्राहक आपके साथ बातचीत शुरू करेंगे और अपना समय एकाधिकार करेंगे.वे वर्तमान घटनाओं, मौसम, या व्यक्तिगत अनुभवों पर चर्चा करना चाह सकते हैं.आप विनम्र और सौहार्दपूर्ण रहना चाहते हैं, लेकिन अभी भी स्थिति को नियंत्रित करने में सक्षम हो. बोलने वाले ग्राहकों को आपके अन्य कार्य कर्तव्यों से या अन्य ग्राहकों के साथ बातचीत करने से समय निकाल सकते हैं.
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टिप्स
डोरमैट मत बनो. ग्राहक की मदद करने और ग्राहक को आपके ऊपर चलने की इजाजत देने के बीच एक बड़ा अंतर है. अपनी सीमाओं को जल्दी सेट करें, और विनम्र लेकिन दृढ़ रहें.
ग्राहक को पूरी तरह से सुनने से पहले जवाब देने के लिए अपने प्रलोभन से बचें और समस्या के समाधान से दूर रहना सुनिश्चित करें.सुनने के बाद पूरी तरह से महत्वपूर्ण प्रश्न पूछताछ के बाद चुप्पी पकड़ने के लिए ताकत और साहस है, "तो तुम क्या चाहते हो?"याद रखें, लगभग सभी वार्ताओं में, जो पहले समाधान प्रदान करता है वह लगभग हमेशा हमेशा हार जाता है.
कृपालु मत बनो. एक ऐसे कर्मचारी की तुलना में कुछ भी तेजी से बढ़ सकता है जो अशिष्ट या मज़ाक उड़ाता है. एक विनम्र, फिर भी वास्तविक स्वर में बोलें.
कुछ ग्राहक दूसरों की तुलना में अधिक कठिन हो सकते हैं. ग्राहक को अपमान या स्पर्श करने की अनुमति न दें. कॉल सुरक्षा या प्रबंधक.
यदि संभव हो तो नाम से अपने ग्राहक को कॉल करें. हर कोई अपना नाम सुनना पसंद करता है, और सिर्फ ग्राहक को श्रीमान के रूप में संदर्भित करता है. या एमएस. ग्राहक एक व्यक्ति को महसूस कर सकता है कि वह या उसे सुना जा रहा है.
अपने मालिक को पूरी सच्चाई और सत्य के अलावा कुछ भी नहीं बताना सुनिश्चित करें - आपने जो कुछ भी किया है उसे छिपाने या कम करने की कोशिश न करें. अगर आपको किसी भी ग्राहक के साथ कोई समस्या है, भले ही यह आपकी गलती हो, बस अपने बॉस को तुरंत बताएं. संभावना है, आपका मालिक प्रसन्न होगा कि आप इसे संभालने में सक्षम थे.
याद रखें एक ग्राहक हमेशा सही होता है...केवल कुछ तरीकों से!
यदि आप अपनी गहराई से बाहर हैं तो सहायता प्राप्त करें. अपने प्रबंधक को प्राप्त करें, या अपने बॉस को कॉल करें, यदि आप अकेले हैं. Floundering पर न रखें - आप केवल पहले से ही काल की स्थिति को बढ़ाएंगे.
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