एक कार्यालय प्रबंधक कैसे बनें
एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में, आप अपने कार्यालय के अंदर सभी गतिविधियों, परियोजनाओं और कर्मचारियों के लिए जिम्मेदार होंगे. इसके लिए आपको बेहतर संगठनात्मक, नेतृत्व, और समस्या निवारण कौशल रखने की आवश्यकता है और यह एक बड़ी ज़िम्मेदारी है जिसे हल्के ढंग से नहीं लिया जाना चाहिए. सौभाग्य से, सही शिक्षा, अनुभव और ज्ञान के साथ, आप एक कार्यालय प्रबंधक बन सकते हैं और स्थिति में बढ़ सकते हैं.
कदम
4 का भाग 1:
दैनिक कार्यों का प्रदर्शन
1. एक स्वच्छ कार्यालय रखें. कार्यालय प्रबंधक के रूप में, कार्यालय की सफाई और सुरक्षा और आपके कर्मचारियों की आपकी ज़िम्मेदारी है. इसका मतलब है कि चीजों को साफ रखने के लिए कार्यालय को नियमित रूप से साफ करने या आंतरिक सफाई दल के साथ काम करने के लिए बाहरी रखरखाव कंपनी हो रही है.
2. उत्तर फोन कॉल करें और ईमेल और वॉयस मेल का जवाब दें. एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में आपकी मुख्य जिम्मेदारियों में से एक ग्राहक और ग्राहक फोन कॉल का जवाब देना और जवाब देना होगा. इसका मतलब है कि संदेश लेना और संदेशों को अपने कार्यालय में उपयुक्त लोगों को वितरित करना. इसका मतलब आपके आंतरिक कार्यालय कर्मचारियों के बाकी हिस्सों के लिए सवालों का जवाब देना होगा और समस्याओं को हल करना होगा.
3. भर्ती और नए कर्मचारियों को ऑनबोर्ड. एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में, नए कर्मचारियों के साक्षात्कार और भर्ती की आपकी ज़िम्मेदारी हो सकती है. यदि आपको अपनी जिम्मेदारियों के हिस्से के रूप में ऐसा करना है, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप एक प्रक्रिया बनाएं और सभी आवश्यक पेपरवर्क पर हस्ताक्षर किए गए और नए किराए पर भरें. यह एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में भी आपका कर्तव्य हो सकता है ताकि वे नए किराए को प्रशिक्षित कर सकें और उन्हें कार्यालय में जमा कर सकें.
4. एक कार्यालय का बजट बनाए रखें. आपको एक कार्यालय बजट बनाने और बनाए रखने के लिए कार्य किया जा सकता है. यह स्याही, कागज, और पेन जैसे सरल कार्यालय की आपूर्ति से लेकर पेरोल, उपयोगिता, उपकरण और कार्यालय डिजाइन उन्नयन के लिए धन जैसे अधिक जटिल खर्चों तक हो सकता है. पूरे साल अपने संभावित खर्चों के बारे में सोचें और यथार्थवादी अनुमान के साथ आओ कि सब कुछ कितना खर्च करेगा.
5. ग्राहक शिकायतों और टिप्पणियों को संभालें. यदि कोई गंभीर ग्राहक शिकायत है, तो आपको इसे हल करना पड़ सकता है. जब आपको ग्राहकों से प्रतिक्रिया मिलती है, तो यह भी महत्वपूर्ण है कि आप इसे अपने कार्यालय में अन्य विभागों से संवाद करें ताकि वे तदनुसार अपने परिचालनों को समायोजित कर सकें. यदि आप एक reoccurring शिकायत देखते हैं, तो आप जानते हैं कि यह एक आम समस्या है जिसे अधिक कार्रवाई की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि आप चीजों को करने के तरीके में बदलाव की तरह.
6. आपातकालीन प्रक्रियाएं बनाएं और नियमों का पालन करें. कार्यालय सुरक्षा सुनिश्चित करने का एक और तरीका यह सुनिश्चित करके है कि सबकुछ कोड पर है और आपके कार्यालय में कोई स्वस्थ या सुरक्षा खतरे नहीं हैं. यदि आग या बाढ़ की तरह आपातकाल के मामले में कोई आपातकालीन प्रक्रिया नहीं है, तो आपको उन्हें विकसित करने के लिए प्रबंधन के साथ काम करना चाहिए. आपको प्रशिक्षण कर्मचारियों के साथ भी काम किया जा सकता है कि इमारत को खाली करने और ऐसी आपात स्थिति के मामले में सुरक्षित रहें।.
4 का भाग 2:
उपयोगी कौशल का निर्माण
1. तारकीय संचार का विकास. एक अच्छा कार्यालय प्रबंधक होने के लिए, आपको अपने कार्यालय में स्पष्ट और संक्षिप्त लिखित और मौखिक संचार विकसित करने की आवश्यकता होगी. नेता के रूप में, लोग संचार के लिए मानकों को निर्धारित करने के लिए आपको देख रहे होंगे. सुनिश्चित करें कि आपके सभी आदेश स्पष्ट हैं और लोगों को निर्देश देते समय यथासंभव विस्तृत होने की कोशिश करें.
- अच्छे संचार का अर्थ भी ईमेल में स्पष्ट और संक्षिप्त होना है. शॉर्टेंड से बचें और अपने ईमेल में विस्तृत करें.
- कर्मचारियों के बीच गलत संचार अराजकता पैदा कर सकता है और आपके कार्यालयों की उत्पादकता को नुकसान पहुंचा सकता है. जब कर्मचारियों की असहमति होती है और समस्या का समाधान करते हैं.
2. अनुकूल और मल्टीटास्क करने में सक्षम हो. चुस्त और लक्ष्य उन्मुख होने से आपको एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में मदद मिलेगी. अक्सर, आप एकाधिक विभागों के साथ शामिल होंगे और एक बार में एक से अधिक परियोजना में योगदान दे सकते हैं. पेंच के साथ रोल करें और समस्या के लिए तैयार रहें-किसी भी मुद्दे को हल करें जो आपकी टीम को पार कर सकती है. ऑफिस मैनेजर के रूप में, आपको अपनी टीम को अंतिम लक्ष्य में ड्राइव करने की आवश्यकता होगी और इसका मतलब है कि उत्पन्न होने वाली किसी भी अप्रत्याशित समस्याओं से निपटने के लिए.
3. संगठित रहें. यह महत्वपूर्ण है कि आप अलग-अलग परियोजनाओं को अलग और संगठित रहने में शामिल हैं क्योंकि आप सबसे अधिक संभावनाएं एक साथ कई परियोजनाओं में भाग लेते हैं. प्रबंधक के रूप में, लोग जानकारी को सही ढंग से संग्रहित करने और इसे इस तरह से प्रबंधित करने के लिए आप पर भरोसा करेंगे जो परियोजना पर काम करने वाले अन्य लोगों के लिए पारदर्शी हैं. अच्छे रिकॉर्ड रखें, आप जो कुछ भी कर सकते हैं उसे लॉग इन करें, आपको जो करने की ज़रूरत है उसकी सूचियां रखें, और सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारियों की जानकारी की जानकारी है.
4. एक शांत, सकारात्मक दृष्टिकोण रखें. एक अच्छा कार्यालय प्रबंधक दबाव में शांत है और कार्यालय में अपने कर्मचारियों को प्रेरणा का एक स्रोत है. आपकी प्रबंधन शैली जितनी अधिक अस्थिर है, अधिक अराजक कार्यालय होगा. एक पेशेवर आचरण रखें जब आपके कर्मचारियों और ग्राहकों की बात आती है, और उन कर्मचारियों के लिए वहां रहें जिन्हें सहायता या प्रेरणा की आवश्यकता होती है.
4 का भाग 3:
सही शिक्षा और अनुभव प्राप्त करना
1. स्नातक हाई स्कूल या अपने GED प्राप्त करें. आम तौर पर, कार्यालय प्रबंधक पदों को न्यूनतम उच्च विद्यालय की डिग्री या जीईडी की आवश्यकता होती है. यदि आप एक कार्यालय प्रबंधक बनना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप पहले हाई स्कूल को स्नातक करें या अपने जीईडी को प्राप्त करने के लिए एक कोर्स करें.
2. एक उच्च डिग्री प्राप्त करें. यदि आप विचार करने की संभावनाओं में सुधार करना चाहते हैं, तो व्यवसाय प्रशासन में एक सहयोगी या स्नातक की डिग्री आपको खड़ा कर देगी. यदि आप एक उच्च विशिष्ट या तकनीकी उद्योग में एक कार्यालय प्रबंधक बनना चाहते हैं, तो उस उद्योग में स्नातक या मास्टर की डिग्री नौकरी पाने की संभावना में काफी सुधार करेगी.
3. एक कार्यालय में काम करने का अनुभव प्राप्त करें. कई कार्यालय प्रबंधक प्रशासनिक या कार्यालय सहायक के रूप में शुरू होते हैं. कार्यालय प्रबंधक नौकरी लैंडिंग की संभावनाओं को बेहतर बनाने के लिए, अनुभव आदेश देने की आपूर्ति करने, किसी अन्य कार्यालय प्रशासक की सहायता करने, ग्राहक सेवा करने, सुविधाओं के रखरखाव करने या टीम का प्रबंधन करने का प्रयास करें. ये कौशल एक कार्यालय प्रबंधक भूमिका में स्थानांतरित हो जाएंगे.
4 का भाग 4:
नौकरी मिलना
1. कार्यालय प्रबंधक को पदोन्नत करने के लिए अपने मानव संसाधन विभाग से बात करें.यदि आप पहले से ही एक कार्यालय में काम करते हैं और कार्यालय प्रबंधक की स्थिति के लिए एक रिक्ति है, तो आपको एचआर के साथ एक बैठक शेड्यूल करना चाहिए और देखें कि क्या आप नौकरी के लिए आवेदन कर सकते हैं. कुछ कंपनियां आंतरिक रूप से कार्यालय प्रबंधकों को किराए पर लेती हैं और यह वह अवसर हो सकता है जो आपको दरवाजे में अपना पैर प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है.
2. नौकरी के उद्घाटन के लिए ऑनलाइन खोजें. लोकप्रिय नौकरी बोर्डों को देखें और कार्यालय प्रबंधक पदों की खोज करें. उन उद्योगों में पदों को खोजने का प्रयास करें जिन्हें आपके पास पहले से ही नौकरी लैंडिंग की संभावनाओं को अधिकतम करने के लिए अनुभव है.
3. अपना आवेदन जमा करें और फिर से शुरू करें. आपके रेज़्यूमे को आपके पास मौजूद किसी भी पेशेवर कौशल और किसी भी तकनीकी, संगठनात्मक, या प्रशासनिक कौशल को हाइलाइट करना चाहिए. डेटाबेस सिस्टम, कंप्यूटर, प्रिंटर, और फोन जैसे कार्यालय उपकरण को बनाए रखने का अनुभव आसान हो जाएगा.
4. जारी रखें साक्षात्कार. जब आप साक्षात्कार करते हैं, तो आपको संभवतः आपके संघर्ष समाधान, संगठनात्मक और वित्तीय कौशल के बारे में पूछा जाएगा. किसी भी लागू प्रश्न का उत्तर देने के लिए तैयार रहें जिन्हें अपना रास्ता फेंक दिया जा सकता है और अपने प्रशासनिक ज्ञान और कौशल पर जोर देना सुनिश्चित करें.
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