एक कार्यालय में एक हैंडओवर कैसे करें: 12 चरण (चित्रों के साथ)

आप एक स्थिति कब छोड़ रहे हैं, तो यह संभावना है कि आपका प्रबंधक या पर्यवेक्षक आपको अपने उत्तराधिकारी को हैंडओवर अवधि में मदद करने के लिए कहेगा. संगठित और सक्रिय होने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपकी कंपनी के पास एक चिकनी संक्रमण है और आप एक उत्कृष्ट पेशेवर प्रतिष्ठा के साथ छोड़ देते हैं.

कदम

3 का भाग 1:

अपने हैंडओवर का आयोजन

1. अपने प्रबंधक के साथ हैंडओवर पर चर्चा करें. आपको अपने प्रबंधक के साथ एक विस्तृत चर्चा करना शुरू करना चाहिए कि यह निर्धारित करने के लिए कि वे आपको हैंडओवर को कैसे संभालना चाहते हैं. आपके काम के आधार पर और आपका प्रबंधक कैसे काम करना पसंद करता है, आपको हैंडओवर को बड़े पैमाने पर योगदान करने के लिए कहा जा सकता है. इसमें नए व्यक्ति को कुछ दिनों या उससे अधिक समय तक छायांकित किया जा सकता है.

ज्यादातर मामलों में आपको कम से कम एक औपचारिक हैंडओवर दस्तावेज़ तैयार करना होगा.
अपने प्रबंधक के साथ इस पर चर्चा करें और पता लगाएं कि आपको कितना योगदान करने की उम्मीद है, और आपके हैंडओवर का फोकस क्या होना चाहिए.

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2. अपने हैंडओवर दस्तावेज़ की एक प्रारंभिक रूपरेखा तैयार करें. एक बार आपके प्रबंधक की अपेक्षाओं का स्पष्ट विचार हो जाने के बाद, आप ड्राफ्ट हैंडओवर दस्तावेज़ तैयार करके शुरू कर सकते हैं. इससे आपको स्वयं को व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी, और सभी विभिन्न कार्यों और जानकारी के टुकड़ों को सूचीबद्ध करने में मदद मिलेगी जिसे आपको हैंडओवर अवधि के दौरान पारित करने की आवश्यकता होगी. इस दस्तावेज़ में शामिल होना चाहिए:

आपके दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों, कार्यों और प्राथमिकताओं पर विस्तृत जानकारी.

भूमिका के प्रमुख बिंदुओं की एक रूपरेखा.

आपके उत्तराधिकारी की अपेक्षा की जाने वाली एक स्पष्ट रूपरेखा.

किसी भी आवश्यक फाइल की एक सूची जिसे सौंप दिया जाएगा. इसमें एक विशेष अनुबंध, या कार्य कार्यक्रम शामिल हो सकता है.

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3. अधूरा अंश बांधना. यदि आप जानते हैं कि आप जल्द ही अपनी पोस्ट छोड़ देंगे, तो यह सुनिश्चित करने के लिए थोड़ा अतिरिक्त काम करना मददगार हो सकता है कि आप किसी भी ढीले सिरों को बांधें. आपको इसे प्राप्त करने में संतुष्टि की भावना मिलेगी, और आप अपने उत्तराधिकारी को एक साफ स्लेट के साथ शुरू करने में भी मदद करेंगे. ऐसा करने से यह भी मदद मिलेगी कि आप उत्कृष्ट शर्तों और अच्छी प्रतिष्ठा के साथ छोड़ दें.

यह हमेशा संभव नहीं होगा, लेकिन यदि आपके पास कुछ ऐसा है जो लगभग लाइन पर है, तो इसे करने के लिए थोड़ा अतिरिक्त काम करें.

एक नया व्यक्ति एक सौदा में आ रहा है जब यह लाइन के पास है, तो इसे बंद करने के लिए संघर्ष कर सकता है, क्योंकि वे अपनी सभी जटिलताओं से अपरिचित हैं.

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4. अपने सहयोगियों के साथ संवाद करें. इससे पहले कि आपका उत्तराधिकारी शुरू होने से पहले, हैंडओवर के बारे में अपने सहयोगियों से बात करने के लिए कुछ समय निकालने का प्रयास करें और पूछें कि क्या आपके सहयोगियों को लगता है कि आपको हाइलाइट करना चाहिए. यदि एक विकासशील मुद्दा है जिसे आप अनजान हैं, तो यह आधार को छूने और खोजने का एक अच्छा अवसर है.

विकासशील मुद्दों को आपके अंतिम दिनों को प्रभावित करने की संभावना नहीं है, लेकिन यदि आप उनके बारे में जानते हैं तो आप उन्हें अपने उत्तराधिकारी को ध्वजांकित कर सकते हैं.

यह यह भी सुनिश्चित करने का एक मौका है कि हर कोई जानता है कि आप जा रहे हैं और कब. अपने सहयोगियों को हैंडओवर अवधि के बारे में बताएं, ताकि वे इसे ध्यान में रख सकें.

आपकी उत्पादकता हैंडओवर के दौरान धीमी होने की संभावना है, इसलिए आपके सहयोगियों को कुछ अग्रिम चेतावनी देने के लिए इसका अच्छा अभ्यास है.

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5. एक औपचारिक हैंडओवर दस्तावेज़ लिखें. आपके हैंडओवर की तैयारी का अंतिम चरण एक औपचारिक हैंडओवर दस्तावेज़ को पूरा करना है. आप ड्राफ्ट दस्तावेज़ पर निर्माण कर सकते हैं, लेकिन विस्तृत करने की कोशिश करें और सभी महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करें. आपको दस्तावेज़ के माध्यम से अपने प्रबंधक और किसी भी अन्य प्रमुख कर्मचारियों को प्रभावित करने की आवश्यकता होगी जो इसे प्रभावित करेगा. इसे पूरा करने की कोशिश करें और शुरू करने के लिए सेट होने से कम से कम कुछ दिनों पहले अपने उत्तराधिकारी को भेजा जाए. सामग्री नौकरी से नौकरी में भिन्न होगी, लेकिन इसमें निम्नलिखित में से कुछ शामिल हो सकते हैं:

एक सूची और कार्यों की समय सारिणी.

चल रहे मुद्दों का एक ब्रीफिंग.

आगामी घटनाओं और समय सीमा का एक कैलेंडर.

पासवर्ड और लॉगिन जानकारी.

उपयोगी संपर्कों की एक सूची.

कंप्यूटर सिस्टम पर फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को नेविगेट करने के लिए एक गाइड.

3 का भाग 2:

हैंडओवर अवधि का प्रबंधन

1. जितना संभव हो उतना समय दें. जब आपका उत्तराधिकारी कार्यालय में शुरू होता है, तो आप अभी भी आसपास हो सकते हैं और एक और पूर्ण हैंडओवर करने के लिए कहा जा सकता है. इसकी लंबाई अलग-अलग होगी, लेकिन कुछ मामलों में आपको नए व्यक्ति को नौकरी के साथ पकड़ने में मदद करने के लिए कुछ दिन या उससे अधिक समय दिया जाएगा. आम तौर पर जितना अधिक समय आप पूर्ण हैंडओवर के लिए उपलब्ध होते हैं, उतनी अधिक जानकारी आप पारित करने में सक्षम होंगे.

ऐसी चीजें बनने के लिए बाध्य हैं जिन्हें आप भूल गए हैं, और किसी को छाया रखने के लिए आप दिन-प्रतिदिन की गतिविधि की विविधता के लिए उजागर करने का एक अच्छा तरीका है.

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2. व्यक्तिगत रूप से प्रमुख दस्तावेजों को सौंप दें. हैंडओवर के दौरान, यह सुनिश्चित करने के लिए अच्छा अभ्यास है कि डेटा और दस्तावेज़ीकरण के सभी प्रमुख टुकड़े और व्यक्तिगत रूप से सौंप दिए गए. इससे आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि सबसे महत्वपूर्ण चीजों को उचित रूप से निपटाया जाता है और प्राथमिकताओं को स्पष्ट रूप से निर्धारित किया जाता है. आमने-सामने दस्तावेजों को सौंपने का मतलब है कि जटिल जानकारी को छोड़ने से पहले पूरी तरह से चर्चा की जा सकती है.

महत्वपूर्ण जानकारी की व्याख्या करने का यह अवसर, और आपके उत्तराधिकारी के लिए आपसे पूछने के लिए प्रत्यक्ष प्रश्न एक अच्छे हैंडओवर के लिए महत्वपूर्ण है.

यह आपको एक चर्चा में न्युनेंस और संदर्भ प्रदान करने का अवसर भी देगा जो अन्यथा अनदेखा किया जा सकता है.

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3. मदद करने के लिए प्रयास करें. यदि आप अपने उत्तराधिकारी के साथ कार्यालय में हैं, तो आपको हमेशा चौकस और सक्रिय होना चाहिए. किसी भी होने वाले मुद्दों को हल करने और हल करने में मदद करें. आपका उत्तराधिकारी अपने पहले कुछ दिनों में थोड़ा शर्मीला हो सकता है या भयभीत हो सकता है, और आप सवालों के साथ परेशान नहीं करना चाहते हैं.

सुनिश्चित करें कि आप यह स्पष्ट करते हैं कि आप मदद करने के लिए हैं, और आप प्रश्नों का स्वागत करते हैं.

ऐसा करके, आप ऐसी स्थिति को बढ़ावा देने में मदद करेंगे जिसमें हैंडओवर के लिए ज़िम्मेदारी आपके और आपके उत्तराधिकारी के बीच साझा की जाती है.

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4. एक अंतिम हैंडओवर बैठक है. आप को छोड़ने और पूरा करने से पहले करने वाली आखिरी चीज, अपने उत्तराधिकारी के साथ पूर्ण हैंडओवर बैठक करना है. अपने उत्तराधिकारी को उनके पास किसी भी उत्कृष्ट प्रश्न के साथ लाने के लिए कहें, और उनके द्वारा किए गए नोट्स. यह बैठक नए व्यक्ति के लिए यह सुनिश्चित करने का एक शानदार अवसर है कि वे अपनी भूमिका और जिम्मेदारियों को समझें.

बैठक में किसी भी अनिश्चितता को मंजूरी दे दी जा सकती है.

आप कहां काम करते हैं, इस पर निर्भर करते हुए, यह बैठक में भाग लेने के लिए अपने प्रबंधक या पर्यवेक्षक को आमंत्रित करने के लिए समझदार हो सकता है.

आपको निश्चित रूप से अपने प्रबंधक को कब और कहां ले जा रहा है, और उनसे पूछें कि क्या कुछ भी है जो वे जोड़ना चाहते हैं.

3 का भाग 3:

दीर्घकालिक विकास की सोच

1. उपलब्ध समर्थन और प्रशिक्षण हाइलाइट करें. हैंडओवर के बारे में सोचने का प्रयास करें कि आप वास्तव में किसी को सफल होने का सबसे अच्छा संभव मौका देने में योगदान देने का अवसर प्रदान करें. आप सिर्फ कार्यों और नौकरियों को दूर करने की कोशिश नहीं कर रहे हैं, लेकिन आपके उत्तराधिकारी के पेशेवर विकास और आपके पूर्व नियोक्ता के दीर्घकालिक स्वास्थ्य की सहायता करने की कोशिश कर रहे हैं.

किसी भी प्रासंगिक प्रशिक्षण अवसरों को इंगित करके ऐसा करें जो आप जानते हैं.
शायद जब आपने नौकरी शुरू की, तो आपको अनुकूलन और विकसित करने में आपकी सहायता के लिए प्रशिक्षण का एक सूट मिला.
सुनिश्चित करें कि आप इसे अपने उत्तराधिकारी में उल्लेख करते हैं, और उन्हें संभावनाओं का पता लगाने के लिए प्रोत्साहित करते हैं.

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2. काम करने की संस्कृति की उपेक्षा न करें. यदि आप उस व्यक्ति के साथ समय बिता रहे हैं जो आपकी स्थिति भरेंगे, तो यह महत्वपूर्ण है कि पूरी तरह से नौकरी के तकनीकी पहलुओं पर ध्यान केंद्रित न करें. प्रत्येक स्थान में एक अद्वितीय कामकाजी माहौल और संस्कृति है जो एक नवागंतुक के लिए भयभीत या भ्रमित हो सकती है. कार्यालय के कार्यों के तरीके पर नए व्यक्ति को कम करने के लिए कुछ समय निर्धारित करना सुनिश्चित करें.

उन्हें कार्यालय के चारों ओर लेने और उन्हें हर किसी के साथ पेश करने का प्रयास करें.

सुनिश्चित करें कि आप स्पष्ट रूप से नए कर्मचारी के साथ-साथ मौजूदा कर्मचारियों की भूमिका को परिभाषित करते हैं.

यदि नए आगमन का कार्य विवरण आपके लिए थोड़ा अलग है, या उनकी जिम्मेदारियां और प्राथमिकताएं कहीं और केंद्रित हैं, सुनिश्चित करें कि मौजूदा कर्मचारी इसे पहचानते हैं.

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3. अपना संपर्क विवरण प्रदान करें. यदि आप वास्तव में अतिरिक्त मील जाना चाहते हैं, तो आप अपने संपर्क विवरण के साथ नया कर्मचारी प्रदान कर सकते हैं. आप कह सकते हैं कि यदि कोई बड़ी समस्या है या उन्हें थोड़ा मार्गदर्शन की आवश्यकता है तो वे आपसे संपर्क कर सकते हैं. हर कोई ऐसा करने में प्रसन्नता नहीं होगी, और यह आपके पूर्व नियोक्ता के साथ आपके रिश्ते पर निर्भर होने की संभावना है.

अक्सर एक समस्या को एक साधारण ईमेल के साथ हल किया जा सकता है.

छोड़ने के बाद मदद करने के लिए पेशकश करना एक अच्छा प्रभाव डालेगा और आपकी प्रतिष्ठा को बढ़ावा देने में मदद करेगा.