अपनी टीम के साथ एक बैठक में कैसे आयोजित करें
एक-एक-एक बैठक (जिसे भी कहा जाता है) "1: 1") टीम के सदस्यों के एजेंडा के साथ एक प्रबंधक और एक टीम के सदस्य के बीच एक नियमित (हर 1-4 सप्ताह) बैठक है. एक-ऑन-ऑन प्रबंधक अपनी सीधी रिपोर्टों के साथ ट्रस्ट को जोड़ते हैं और विश्वास बनाते हैं, समझते हैं कि वे अपने काम, टीम, संगठन, उनके भविष्य के कैरियर और विकास क्षमताओं के बारे में कैसा महसूस कर रहे हैं. 1: 1 एस टीम टीम के सदस्यों को जोड़ने, संभावित मुद्दों को उजागर करने और अवरोधकों को हल करने के लिए एक सुरक्षित स्थान है.
कदम
3 का भाग 1:
आपके 1: 1 के लिए तैयारी
1. आवृत्ति परिभाषित करें. एक-एक-एक बैठक के लिए सबसे आम तालिका प्रति सप्ताह या हर 2 सप्ताह में एक बार है. एक दोहराव कैलेंडर घटना का अनुसूची करें और जितना संभव हो उतना चिपके रहें. यदि आपको बिल्कुल आवश्यकता हो तो उन्हें केवल अनुसूची या रद्द करें. आपकी बैठकों की आवृत्ति इस पर निर्भर हो सकती है:
- कैसे वरिष्ठ टीम के सदस्य (उनकी कार्य-प्रासंगिक परिपक्वता)? अक्सर, अधिक जूनियर टीम के सदस्यों को अधिक बार और अधिक लंबी बैठकों की आवश्यकता होती है.
- आप इस व्यक्ति के साथ कितनी बार बातचीत करते हैं? यदि आप हर दिन किसी के साथ मिलकर काम करते हैं, तो आपको प्रति माह केवल एक बार एक-एक-एक होना चाहिए.
- आप उस व्यक्ति को कितनी अच्छी तरह जानते हैं? आम तौर पर, आप नवागंतुकों के साथ एक-दूसरे को जानने के लिए अधिक समय व्यतीत करेंगे, आपकी टीम में दिग्गजों के साथ कम.
- आपकी टीम का आकार. आपके पास जितनी सी प्रत्यक्ष रिपोर्ट है, उतनी ही कम समय आप एक-पर-लोगों को समर्पित कर सकते हैं.
2. पर्याप्त समय निर्धारित करें. 1-ऑन -1 मीटिंग्स के लिए आदर्श अवधि 30-40 मिनट है. लंबे सत्र एक बोझ की तरह महसूस कर सकते हैं और कम उत्पादक बन जाते हैं. यदि आप अभी शुरू कर रहे हैं, तो एक अच्छा दृष्टिकोण लंबी बैठकों (1 घंटे के लिए) निर्धारित करना और छोटे सत्रों में जाना है जब आप महसूस करते हैं कि आप अच्छी तरह से जा रहे हैं. दूसरी तरफ, पर्याप्त समय निर्धारित करें, ताकि आप कभी भी अपनी 1: 1 मीटिंग के माध्यम से भाग न लें. जब टीम के सदस्यों को लगता है कि आप दौड़ रहे हैं, तो वे खुलने के लिए सुरक्षित महसूस नहीं करेंगे और कठिन महत्वपूर्ण मुद्दों के बारे में बात करेंगे. बैठक अवधि यह भी इस बात पर निर्भर करेगी कि आप कितनी बार व्यक्ति के साथ मिलते हैं.
3. एजेंडा पर सहयोग करें. यदि आपके पास शायद ही कभी एक उत्पादक बैठक होगी यदि प्रतिभागियों में से कोई भी चर्चा करने का विषय नहीं है. यही कारण है कि बैठक से पहले कम से कम कुछ एजेंडा वस्तुओं को सहयोग और तैयार करना आवश्यक है. एक और प्रतिभागी से पूछें कि बैठक से पहले कुछ घंटे / दिन पहले यह सोचने के लिए कि वह किसके बारे में बात करना चाहता है. एक साझा दस्तावेज़, जैसे Google डॉक / नोटियन 1-ऑन -1 मीटिंग दस्तावेज़ की तरह कैलेंडर ईवेंट से जुड़ा हुआ है, 1-ऑन -1 एजेंडा पर आसानी से सहयोग करने में बहुत उपयोगी है. कुछ सामान्य एक-एक बैठक विषय हो सकते हैं:
3 का भाग 2:
1: 1 के दौरान
1. सक्रिय रूप से सुनें. एक प्रबंधक के रूप में आपकी प्राथमिक नौकरी सुनना और मदद करना है. एक अच्छी एक-एक बैठक तब होती है जब आप कम बात करते हैं और ध्यान से ज्यादातर समय सुनते हैं. वन-ऑन-ऑन अन्य मीटिंग्स की तरह नहीं हैं. सही मानसिकता में प्रवेश करने के लिए कुछ समय बिताएं, शुरुआत में बर्फबारी और व्यक्तिगत प्रश्नों की सहायता से जुड़ें ताकि आप दोनों विश्वास बना सकें और खोल सकें. दिखाएं कि आप सक्रिय रूप से सुनकर देखभाल करते हैं. अपने सहयोगी पर ध्यान केंद्रित करके अपने एक-ऑन-ऑन को अंतर्दृष्टि बनाएं और वास्तव में उनकी तरफ से समझने की कोशिश करें और उनसे कुछ नया सीखें. सक्रिय रूप से सुनने में मदद करने के लिए कुछ सरल युक्तियाँ:
- अपने फोन या कंप्यूटर में ज्यादातर समय घूरने से बचें.
- मौल को तुरंत भरने की कोशिश मत करो.
- महत्वपूर्ण बिंदुओं पर अनुवर्ती करना न भूलें.
2. नोट ले लो. जब आप नोट्स लिखते हैं, तो आप जानकारी को बेहतर तरीके से बनाए रखते हैं, इसलिए आप बेहतर निर्णय लेने में सक्षम हैं. नोट्स आपको अगली वार्तालाप से पहले एक ठोस शुरुआत देंगे, आप आवश्यक बिंदुओं पर अनुवर्ती करना नहीं भूलेंगे. यह आपको उस व्यक्ति के साथ अपनी पिछली बातचीत की समीक्षा करने और समझने की अनुमति देगा कि समय के साथ व्यक्ति कैसे प्रगति करता है. नोट्स आपको बैठक के दौरान सहमत कार्यों को कैप्चर करने में भी मदद करता है, और बाद में उनका ट्रैक रखता है.अपने प्रतिभागियों के साथ नोट्स लिखना और साझा करना मीटिंगों का महत्व दिखाता है, एक सार्वजनिक प्रतिबद्धता प्रदर्शित करता है. यह दोनों पक्षों के लिए जवाबदेही को बढ़ावा देता है. कुछ लोग हाथ से नोट्स लिखना पसंद करते हैं, अन्य - ऑनलाइन संपादक या Google डॉक्स में. जो भी तुम्हारे लिए सबसे अच्छा रहे. बस उन्हें बाद में डिजिटाइज करना और प्रतिभागी के साथ साझा करना न भूलें.
3. बातचीत को आकस्मिक रखें. यह मत भूलो कि यह गाइड (और कोई अन्य) सिर्फ एक सिफारिश है. किसी भी टेम्पलेट या प्रश्नों की किसी भी सूची के लिए सख्ती से चिपके रहें. प्रत्येक टीम और स्थिति अद्वितीय है, कभी भी न भूलें. वार्तालाप को प्राकृतिक रखें, क्योंकि यह बहता है. जब आप अपने टीम के सदस्य पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो आप समझ जाएंगे कि व्यक्ति के बारे में क्या चिंतित है. इस तरह, आप जान लेंगे कि उससे बात कैसे करें, अब क्या चर्चा करें, और बाद में क्या. अपने एक-पर-लोगों को अभी तक एक और आइटम में न बदलें जो आप 30 मिनट में पीछा करेंगे और अपनी टू-डू सूची से जांच करेंगे. एक प्रबंधक के रूप में अपने समय के एक मूल्यवान निवेश के रूप में इसका इलाज करें (और सबसे महत्वपूर्ण लोगों में से एक).
3 का भाग 3:
विशिष्ट 1: 1 बैठक एजेंडा
1. जोश में आना. बर्फबारी के साथ बैठक शुरू करना और व्यक्तिगत कनेक्शन स्थापित करना हमेशा अच्छा होता है. यह आपको अपने टीम के सदस्यों को बेहतर तरीके से जानने में मदद करेगा और आपको यह समझने में मदद करेगा कि व्यक्ति अभी कैसा महसूस करता है. यह महत्वपूर्ण है कि आप जानते हैं कि क्या व्यक्ति को इसके बजाय समर्थन, या धक्का, या सिर्फ सुना होगा. यदि व्यक्ति के साथ शुरू करने के लिए उनके विषय हैं, तो यह आमतौर पर प्राथमिकता देना और पहले चर्चा करना सबसे अच्छा होता है. हमेशा अपने विषयों में जाने से पहले जांचें. उदाहरण प्रश्न:
- जिंदगी केसी? आपने इस सप्ताहांत में क्या किया?
- इस सप्ताह आपकी सर्वोच्च प्राथमिकता क्या है?
- क्या आप अभी काम पर वापस पकड़ रहे हैं?
- क्या चल रहा है? आपके हालिया जीत क्या हैं?
- आपके दिमाग में क्या है? आप किसके साथ शुरु करना चाहेंगे?
2. टीम वर्क. पहली एक-एक बैठक के दौरान, सुनिश्चित करें कि आप समझाते हैं कि इन बैठकों का उद्देश्य क्या है. आपकी टीम कैसे काम करती है और एक साथ अच्छी तरह से काम करना शुरू करने के लिए सभी महत्वपूर्ण जानकारी के बारे में विवरण साझा करें. यदि आप अपनी प्रबंधन शैली को पहले से साझा करते हैं और व्यक्ति को क्या उम्मीद करनी चाहिए तो यह आपको बहुत समय बचाएगा. संचार / कार्य की आपकी शैली अन्य टीम के सदस्यों के लिए अच्छी तरह से परिचित हो सकती है, लेकिन नए लोगों के लिए नहीं. और यह पूछना सुनिश्चित करें कि व्यक्ति को प्रबंधक के रूप में आप से क्या उम्मीद है. यहां ध्यान से सुनो और लिखें- आप बाद में इस जानकारी को बाद में काम में शामिल करेंगे या भविष्य की बैठकों के दौरान अधिक जानकारी में चर्चा करेंगे. उदाहरण प्रश्न:
3. करियर और योजनाएं. समझें कि आपकी टीम / संगठन व्यक्ति को बढ़ने में मदद करता है, व्यक्ति की प्राथमिकता क्या है, किस कौशल को व्यक्ति की आवश्यकता है, या सुधार करना चाहते हैं. कर्मचारी हमेशा अपने करियर के बारे में सोच रहे हैं, सुनिश्चित करें कि आप उनकी योजनाओं और आकांक्षाओं को भी समझते हैं, ताकि आप उन्हें अपनी टीम के अंदर प्राप्त करने में मदद कर सकें. उदाहरण प्रश्न:
4. चर्चा का विषय. टॉकिंग पॉइंट्स आपके लिए आपकी टीम और कंपनी के लिए एक विशिष्ट एजेंडा बनाने के लिए अनुभाग है. अपने संगठन, हाइलाइट्स और लोलाइट्स में हालिया घटनाओं और गतिविधियों पर चर्चा करें, जो भी आपको लगता है वह आपके सहयोगी के साथ साझा करने के लिए आवश्यक है. उदाहरण प्रश्न:
टिप्स
अपने एक-पर-लोगों को स्थिति अपडेट में बदलने से बचें. अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन या ट्रैकिंग टूल पर जाना अक्सर आसान होता है और अपने आप को नवीनतम स्थिति की जांच करना आसान होता है. यह भी दिखाता है कि आप एक प्रबंधक के रूप में, यह नहीं किया और इसमें एक छोटी राशि भी निवेश नहीं किया.
हमेशा शुरुआत में वार्म-अप और आइसब्रेकर्स से शुरू करें. वार्म-अप आपको अपने नए टीम के सदस्यों को बेहतर तरीके से जानने में मदद करेंगे और आपको समझने में मदद करेंगे, उनके शौक, जीवन में आकांक्षाएं, रुचि आदि क्या हैं. यह विश्वास बनाने और व्यक्ति के बारे में परवाह करने का एक प्रभावी तरीका है.
नियमित रूप से मिलते हैं. प्रति वर्ष दो-तीन मीटिंग होने से आपको एक-दूसरे को बेहतर तरीके से जानने और समय पर मुद्दों को हल करने में मदद नहीं मिलेगी. बहुत सारी चीजें लंबी अवधि में होती हैं, और छोटे मुद्दे बड़ी समस्याओं में बदल सकते हैं.
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