एक बैठक की सुविधा कैसे प्रदान करें: 15 चरण (चित्रों के साथ)

एक बैठक सुविधा एक बैठक के लिए जिम्मेदार व्यक्ति है. संक्षेप में, सुविधा का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि बैठक संगठन से आसानी से चलती है, शुरू करने के लिए, खत्म करने के लिए. एक अच्छी तरह से सुसंगत बैठक यह सुनिश्चित करना चाहिए कि बैठक के सभी लक्ष्यों को इसके निष्कर्ष से पूरा किया जाए. इस प्रकार, एक अच्छा सुविधाकर्ता यह सुनिश्चित करेगा कि सभी उपस्थित बैठक के उद्देश्य को समझें, सुनिश्चित करें कि सभी उपस्थित लोगों की जरूरतों को पूरा किया गया है, सुनिश्चित करें कि बैठक आसानी से बहती है, और पूर्ण भागीदारी सुनिश्चित करती है.

कदम

3 का भाग 1:

एक सफल बैठक के लिए आधारभूत कार्य

1. तैयारी कुंजी है इसलिए एक एजेंडा के साथ शुरू करें. जबकि एक सुविधाकर्ता को बैठकों में मिश्रण करना चाहिए और अपना काम आसान बनाना चाहिए, यह महत्वपूर्ण है कि वे बैठकों के लिए बड़े पैमाने पर तैयार करते हैं. लेखन के साथ शुरू करो कार्यसूची. एक अच्छे एजेंडा में बैठक के बारे में महत्वपूर्ण बिंदु शामिल होंगे और साथ ही पर्याप्त विस्तार प्रदान करेंगे सोथैट उपस्थित लोग जानते हैं कि कहां होना चाहिए और क्या उम्मीद करनी है.

सत्रों के प्रारंभ और अंतिम समय, साथ ही साथ प्रत्येक सत्र के लिए यथार्थवादी समय सीमाएं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि बैठक समय पर चल जाएगी.
उन विषयों का चयन करें जो बैठक में भाग लेने वाले सभी पर प्रभाव डालते हैं. उन विषयों के बारे में बैठक में भाग लेने वालों से इनपुट प्राप्त करने का प्रयास करें जो वारंट चर्चा करते हैं.
विषयों के रूप में विषयों को प्रस्तुत करने का प्रयास करें जिन्हें बैठक में संवाद को प्रोत्साहित करने के लिए उत्तर देने की आवश्यकता है.
ध्यान दें कि चर्चा का उद्देश्य क्या है. यह जानकारी के लिए, किसी समस्या को हल करने, या निर्णय लेने के लिए है?
निर्दिष्ट करें कि बैठक के लिए उपस्थित लोगों को कैसे तैयार किया जाना चाहिए.

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2. निमंत्रण सूची की योजना बनाएं. इसके लिए नाजुक संतुलन की आवश्यकता होती है. यदि उपस्थिति में बहुत कम या बहुत से लोग हैं तो आप एक अनुत्पादक बैठक का जोखिम चलाते हैं. आप केवल उन लोगों को आमंत्रित करना चाहते हैं जो आपको बैठक के लक्ष्य तक पहुंचने में मदद करेंगे. अपने आप से निम्नलिखित पूछें.

इस मुद्दे पर प्रमुख निर्णय निर्माता कौन हैं?

जो जानकारी पर चर्चा की जा रही जानकारी के बारे में सबसे ज्यादा जानकार है?

जिनके पास विषयों में निहित रुचि है?

जो किए गए किसी भी निर्णय को लागू करना होगा?

कुछ विशेषज्ञों का सुझाव है कि 8 लोगों को उन बैठकों में आमंत्रित किया जाना चाहिए जहां एक निर्णय लेने की जरूरत है. इसके विपरीत, वे 18 लोगों का सुझाव देते हैं जब बैठक का उद्देश्य मंथन करना है.

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3. ईमेल के माध्यम से निमंत्रण भेजें. एक ईमेल भेजना आपके उपस्थित लोगों को आमंत्रित करने का सबसे आसान तरीका है. आपके ईमेल को बैठक के लिए एक संक्षिप्त परिचय प्रदान करना चाहिए. इसमें दिनांक, समय और संभवतः एक आरएसवीपी की समय सीमा भी शामिल होनी चाहिए. एजेंडा को ईमेल से जोड़ा जाना चाहिए.

आरएसवीपी की आवश्यकता वैकल्पिक है, लेकिन यह आपको सभी प्रतिभागियों के लिए उचित मात्रा में सामग्री तैयार करने की अनुमति देगा.

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4. एक अच्छा सुविधाकर्ता क्या करता है, इसके बारे में सोचना शुरू करें. एक बैठक के दौरान एक सुविधाकर्ता क्या करता है, इस पर प्रतिबिंबित करके, आप यह जानने के लिए एक अच्छी स्थिति में होंगे कि नौकरी करने के लिए आपकी बारी होने पर आपसे क्या अपेक्षित है. एक अच्छे सुविधाकर्ता के पास कई लक्षण होंगे जो उन्हें समय, लोगों और अलग-अलग राय का प्रबंधन करने में मदद करते हैं. इन लक्षणों को जल्दी विकसित करना सबसे अच्छा है.

मूल्य लोगों और उनके विचार. एक अच्छा सुविधाकर्ता एक विचार प्रस्तुत करने के बाद एक अच्छा सुविधाकर्ता अपनी प्रशंसा व्यक्त करेगा. कुछ कहो "धन्यवाद सामंथा, वे बहुत उपयोगी बिंदु हैं जो हमें इस मुद्दे के बारे में एक अलग तरीके से सोचने में मदद करते हैं." ऐसा करके, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि प्रत्येक व्यक्ति और विचार सुनाई जा सके और यह भी कि दूसरों को बोलने के बारे में आश्वस्त होगा.

अपने पैर की उंगलियों पर हो. आपको बैठकों के दौरान कई अलग-अलग स्थितियों का जवाब देना होगा. आपको इन अलग-अलग स्थितियों को जल्दी सोचने और जवाब देने की आवश्यकता है. उदाहरण के लिए, यदि कोई सार्थक सलाह प्रदान करता है, तो उनकी प्रशंसा करने के लिए जल्दी हो, फिर तुरंत एक और उपस्थिति की तलाश करें जो विचार की उस पंक्ति पर निर्माण करने की मांग कर रहा है. अगर कोई एक बुरा बिंदु उठाता है जो विषय से बाहर है, तो टिप्पणी में अच्छे को हाइलाइट करने और किसी अन्य उपस्थिति की खोज करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करें जो आपके द्वारा सोचा गया था, इस पर निर्माण करेगा.

अच्छी तरह से बोलना. यह महत्वपूर्ण है कि कमरे में हर कोई आपको समझता है. आप एक उचित मात्रा में बात करना चाहेंगे ताकि हर कोई सुन सके. स्पष्ट रूप से स्पष्ट और mumper या mumble मत करो. केवल जर्गन का उपयोग करने के लिए ध्यान रखें यदि बैठक में हर कोई शब्दावली से परिचित है.

3 का भाग 2:

बैठक के लिए मंच निर्धारित करना

1. स्थान की योजना बनाएं और फर्नीचर की व्यवस्था करें. आपको इस बात पर विचार करने की आवश्यकता होगी कि मीटिंग आमने-सामने होगी, स्क्रीन के माध्यम से वर्चुअल मीटिंग, या दोनों के संयोजन. मीटिंग प्रारूप के आधार पर, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि कुर्सियों, टेबल और प्रोजेक्टर स्क्रीन सहित सभी फर्नीचर और हार्डवेयर हों।. एक बैठक के लिए फर्नीचर स्थापित करने के कई संभावित तरीके हैं.

एक गोल मेज सेट-अप चर्चा उन्मुख बैठकों के लिए मदद करेगा.
मुख्य फोकस के रूप में एक स्पीकर की स्थापना के लिए पंक्तियों में कुर्सियों के साथ एक सेटिंग अच्छी है. यह सेट-अप अच्छी तरह से काम करता है जब मुख्य उद्देश्य चर्चा की तलाश के बजाय जानकारी संदेश दे रहा है.
एक थिएटर सेट-अप में कमरे के सामने एक टेबल है और स्पीकर के पैनल को सामने से बैठने की अनुमति देता है. उपस्थिति पैनल वक्ताओं के सामने एक व्याख्यान प्रारूप के रूप में पंक्तियों में बैठेगी.
एक कक्षा सेट-अप में कुर्सियों की पंक्तियों के सामने टेबल होते हैं ताकि उपस्थित लोगों को नोट्स लेने की अनुमति मिलती है, जबकि स्पीकर बैठक का ध्यान केंद्रित करता है.
उन बैठकों के लिए यू-आकार वाले सेट-अप का उपयोग करें जहां आप प्रतिभागियों को एक-दूसरे को देखना चाहते हैं और आवश्यकता होने पर बातचीत करना चाहते हैं.
खुले और भागीदारी के रूप में इच्छित बैठकों के केंद्र में आपके साथ एक सर्कल में कुर्सियां सेट करें.

2. बैठक में भाग लेने वालों के लिए आपूर्ति प्रदान करें. एक पूरी तरह से तैयार सुविधाकर्ता पेन, नोटपैड, कार्यपुस्तिकाओं, हैंडआउट्स और मीटिंग के लिए आवश्यक अन्य टूल के साथ उपस्थितियां प्रदान करेगा. यह भी मानें कि क्या आपको आभासी बैठकों के लिए समय से पहले कोई लॉग-इन जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होगी. लोगों और प्रस्तुतकर्ताओं को सभी को देखने के लिए नोट्स लेने के लिए सक्षम करने के लिए एक बोर्ड स्थापित होना चाहिए, शायद एक फ्लिप चार्ट या व्हाइट बोर्ड. यह बैठक को अधिक आसानी से बहती रहती है, जिससे प्रतिभागियों को बैठक के दौरान निर्दिष्ट समय पर अपने प्रश्नों का उत्तर दिया जाता है।.

बैठक की लंबाई के आधार पर, पेय पदार्थ (कॉफी), स्नैक्स, पानी और / या कैंडी के साथ अपने प्रतिभागियों को प्रदान करने के बारे में सोचें.

3. बैठक के बारे में एक ईमेल अनुस्मारक भेजें क्योंकि यह दृष्टिकोण करता है. लोग व्यस्त हैं, और अनुस्मारक के बिना, यह संभव है कि वे आगामी बैठक के बारे में भूल जाएंगे. उन लोगों को अनुस्मारक भेजने का प्रयास करें जो बैठक के दो दिन पहले भाग लेंगे.

यदि आपने RSVP में आमंत्रित किया है, तो आप एक अनुस्मारक भेज सकते हैं कि उन्हें समय सीमा से पहले आरएसवीपी की आवश्यकता है.

आपके अनुस्मारक ईमेल में यह पूछना सुनिश्चित करें कि किसी ने योजनाओं को बदल दिया है या नहीं.

3 का भाग 3:

बैठक में आपकी भूमिका को जानना

1. मिलने के लिए जल्दी. जैसा कि बैठक में आने वाले हर किसी को बधाई देने के लिए आपको वहां होना चाहिए. या तो उनके हाथ हिलाएं क्योंकि वे कमरे में चलते हैं या उन्हें टेल-कॉन्फ्रेंस में लॉग इन करते हुए बधाई देते हैं. यह बैठक में एक गर्म वातावरण बनाएगा जबकि यह भी दिखाएगा कि आप गंभीर हैं और चर्चा के लिए तैयार हैं.

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2. समय पर बैठक शुरू करें और उद्देश्यों को स्पष्ट करें. जबकि बैठक में हर किसी को उद्देश्यों को फिर से पेश करके एजेंडा प्राप्त होगा, सभी उपस्थित लोग एक ही पृष्ठ पर शुरू होंगे. यह बैठक के लिए टोन सेट करने और तुरंत सही ट्रैक पर लोगों को डालने में भी मदद करेगा.

आप बैठक की शुरुआत में हाउसकीपिंग घोषणा भी कर सकते हैं, जिसमें ब्रेक टाइम्स, फायर निकास और रेस्टरूम स्थानों के बारे में जानकारी शामिल है.

आप बैठक में भाग लेने वाले किसके आधार पर बातचीत के नियमों की स्थापना के बारे में भी सोच सकते हैं. नियमों में एक और पारस्परिक सम्मान शामिल हो सकता है, विषय पर रहना, व्यक्ति की बजाय समस्या पर हमला करना, चर्चा को बंद करना, और दूसरों को बाधित नहीं किया जा सकता है.

3. सभी उपस्थित लोगों को बोलकर बैठक का मार्गदर्शन करें. एक बैठक का मार्गदर्शन करने और विषय पर वक्ताओं को रखने के लिए हर किसी के पास एक अलग तरीका है. एक महत्वपूर्ण तरीका यह सुनिश्चित करना है कि वार्तालाप और चर्चा एक या दो लोगों का प्रभुत्व न हो. सुनिश्चित करें कि आप किसी भी व्यक्ति की तलाश में हैं जो एक बिंदु बनाना चाहते हैं और उन्हें अपने विचारों से पूछकर बोलने का मौका देते हैं.

कहते हैं कि सामंथा नाम की एक सहकर्मी दिलचस्पी है लेकिन अभी तक योगदान नहीं है. आप कहने की कोशिश कर सकते हैं: "सामंथा, हाथ में इस मुद्दे को आपके विभाग को कैसे प्रभावित करता है और आप विशेष रूप से?"

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4. विषय के लिए छड़ी. सुविधाकर्ता का काम सभी उपस्थित लोगों या वक्ताओं को विषय पर रखना है. ऑफ-लक्षित स्पर्शरेखा आपके शेड्यूल को फेंक देगा और इसका मतलब यह हो सकता है कि बैठक अपने इच्छित परिणाम तक नहीं पहुंच जाएगी. यदि आप विषय से बाहर निकलने वाली चर्चा को समझते हैं, तो उन प्रश्नों से पूछकर वार्तालाप को रीडायरेक्ट करें जो सीधे विषय से संबंधित हैं.

यदि संवाद बहाव शुरू हो गया है, तो आप कह सकते हैं: "लेकिन यह इस मुद्दे को कैसे प्रभावित करता है जिसे हम आज चर्चा कर रहे हैं?" या, "ये सभी बहुत ही दिलचस्प बिंदु हैं. हमें बाद की तारीख में इन पर चर्चा करनी चाहिए, लेकिन अब के लिए, आइए इस मुद्दे पर ध्यान दें."

आप उन विचारों को ध्वजांकित करना चाह सकते हैं जो लाए गए थे और उन्हें बाद की बैठक में या किसी अन्य तरीके से संबोधित किया गया था. इस प्रकार आप उन स्पर्शेदार विचारों को सही ढंग से सम्मानित कर सकते हैं और किसी भी उपस्थितय को अपमानित नहीं कर सकते हैं.

5. कठिन परिस्थितियों के लिए एक योजना है और उन्हें defuse. यदि आप प्रतिभागियों को एक गर्म बहस में आने के कगार पर हैं, तो एक अन्य व्यक्ति को लाएं जिसे आप जानते हैं कि इस मुद्दे से बात करेंगे. अनिवार्य रूप से, आप अधिक संवाद लाने के द्वारा बहस को कम करना चाहते हैं. एक संघर्ष की स्थिति में, आप दोनों पक्षों को भी सुन सकते हैं और विरोधी दलों को एक साथ लाने के लिए आम जमीन की पहचान कर सकते हैं.

एक कठिन परिस्थिति की स्थिति में, आप कह सकते हैं: "यह स्पष्ट है कि आप दोनों अलग-अलग पक्षों से आ रहे हैं. हालांकि, आप स्पष्ट रूप से इस मुद्दे के महत्व पर सहमत हैं, इसलिए आइए पारस्परिक रूप से लाभकारी परिणाम खोजने पर हमारी ऊर्जा पर ध्यान केंद्रित करने का प्रयास करें."

6. उत्तर और पुनर्निर्देशित प्रश्न. सुविधाकर्ता के रूप में आप उपस्थित लोगों से प्रश्न ले सकते हैं जब तक आप सटीक प्रतिक्रिया देने की स्थिति में हैं. यदि नहीं, तो आपको उस बैठक में किसी को प्रश्न का उल्लेख करना चाहिए जो सटीक प्रतिक्रिया देने के लिए बेहतर स्थिति में है.

यदि आप किसी प्रश्न का उत्तर नहीं जानते हैं, तो आप कह सकते हैं: "यह एक उत्कृष्ट सवाल है. हालांकि, मुझे लगता है कि सामंथा को इस विषय पर बेहतर सूचित किया गया है. सामंथा, आपके विचार क्या हैं?"

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7. निष्कर्ष निकालें और निष्कर्षों को सरल बनाएं. बैठक के दौरान नोट्स लें और सुनिश्चित करें कि आप सभी महत्वपूर्ण विचारों और विचारों को लिख रहे हैं. एक निश्चित विषय पर चर्चा के समापन पर, यह सहायक होता है अगर सुविधाकर्ता जो कहा गया था उसकी समीक्षा प्रदान करता है और निष्कर्ष जो पहुंच गए थे.

उपस्थिति में प्रत्येक व्यक्ति द्वारा किए गए प्रमुख बिंदुओं को सारांशित करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करें. इसके अलावा, संबोधित मुद्दों के लिए जो भी संकल्प किए गए थे उन्हें हाइलाइट करें.

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8. पूछें कि बैठक कैसे हुई जब यह निष्कर्ष निकाला गया. एक मीटिंग सुविधा के रूप में सुधार करने के लिए प्रतिक्रिया आवश्यक है. आप निम्नलिखित पूछने के बारे में सोच सकते हैं: क्या एक अच्छा समय पर एजेंडा वितरित किया गया था? उपस्थित लोगों को कितनी अच्छी तरह से तैयार किया गया था? क्या समय प्रत्येक विषय को आवंटित किया गया? चर्चा के लिए पर्याप्त समय था? कमरे को सेट-अप में सुधार कैसे किया जा सकता है?

बैठक के तुरंत बाद प्रतिभागियों को भेजे गए एक ईमेल सर्वेक्षण द्वारा प्रतिक्रिया भी एकत्र की जा सकती है.

परिणाम की समीक्षा करना सुनिश्चित करें और अगली बैठक के लिए कोई आवश्यक परिवर्तन करें.