एक संगठन के सचिव कैसे बनें

2. यदि संभव हो तो आउटगोइंग सचिव से मिलें. उसे या उसके पास आपको पिछली मीटिंग्स मिनट, पत्राचार, रिपोर्ट, प्रशासनिक आदेश, आदि दें.. किसी भी भाग्य के साथ, ये पहले से ही व्यवस्थित होंगे और उन्हें लेने के लिए तैयार होंगे- यदि नहीं, तो अगले चरण को पढ़ें.

3. एक फाइलिंग कैबिनेट या एक ब्रीफकेस प्राप्त करें. ये आपके संगठन द्वारा प्रदान किए जाने चाहिए, लेकिन यदि वे नहीं हैं, तो उपयोग की खरीदारी एक अच्छा पहला कदम है और आपके भाग पर या अपने संगठन के हिस्से पर अनावश्यक खर्च को कम करने का एक शानदार तरीका है. ऐसे कई फाइलिंग सिस्टम हैं जिन्हें मीटिंग मिनट, उप-कानूनों और इसी तरह से पढ़ने जैसे प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए नियोजित किया जा सकता है और यह निर्धारित किया जा सकता है कि अनुसरण करना सबसे आसान है और लागू करने के लिए सबसे सस्ता है, और उस प्रणाली से चिपके रहें. यदि आपको एक असंगठित गड़बड़ी में फाइलें मिलीं, तो आप अपने कार्यकाल को पूरा होने पर अगले सचिव के लिए उन्हें छोड़ना नहीं चाहते हैं.

4. जानें कि अच्छा संगठनात्मक कौशल एक अच्छा सचिव बनाती है. यदि आपके संगठन का कार्यालय व्यवस्थित नहीं है, तो यह कुछ ऐसा है जिसे तुरंत संबोधित किया जाना चाहिए. सभी प्रासंगिक दस्तावेज को स्टोर करने के लिए कार्यालय का उपयोग करें और उसी फाइलिंग सिस्टम को नियोजित करने का प्रयास करें जिसे आपने अपने फाइलिंग कैबिनेट पर उपयोग किया है.

5. फ़ाइलों और दस्तावेजों का आयोजन करते समय छोटे से बड़े तक जाएं.एक फाइलिंग कैबिनेट या ब्रीफकेस में सभी प्रासंगिक दस्तावेज दाखिल करके शुरू करें, और उसके बाद एक ही सिस्टम का उपयोग करके पूरे कार्यालय और संगठन को व्यवस्थित करें, लेकिन बड़े पैमाने पर. यह कार्यालय को बहुत उपयोगकर्ता के अनुकूल बना देगा और आपके और आपके उत्तराधिकारी को मन की बहुत सारी शांति देगा.

6. अच्छे संपर्क विकसित करें और उन्हें बुद्धिमानी से उपयोग करें. एक दोस्ताना, पेशेवर आचरण एक संगठन के सचिव के लिए बहुत महत्वपूर्ण है. आप बहुत तेज़ी से सीखेंगे कि ज्यादातर सचिव दिन-प्रतिदिन व्यवसाय करने के लिए मित्रों और संपर्कों के जटिल नेटवर्क पर भरोसा करते हैं.

ये दिशानिर्देश रॉबर्ट का अनुसरण करते हैं "आदेश के नियम", सबसे अच्छी तरह से ज्ञात सचिवीय मैनुअल में से एक. यह सलाह दी जाती है कि आप इस मूल्यवान संसाधनों की तलाश करें- इसमें से अधिकांश वेब पर मुफ्त में प्रकाशित किया गया है.

एक घटना का आयोजन करते समय हमेशा एक योजना है, जैसा कि आप कभी नहीं जानते कि क्या होगा. यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप किसी घटना को पूरा कर रहे हैं या वक्ताओं और / या मनोरंजन को दिखाने के लिए अपेक्षा करते हैं. किसी घटना में भाग लेने और एक विशाल स्क्रू-अप होने से भी बदतर कुछ भी नहीं है. यदि खानपान दिखाने वाला नहीं है, तो आप बेहतर सुनिश्चित करेंगे कि आपने समय से पहले स्थानीय पिज़्ज़ेरिया से संपर्क किया है और उन्हें एक सिर दिया है. (नोट: स्थानीय पिज़्ज़ेरिया शायद आपकी संपर्कों की सूची में भी होनी चाहिए).

सदस्यों को गतिविधियों, घटनाओं और योजनाओं के बारे में सूचित रखें और यह सुनिश्चित करें कि जनता आगामी घटनाओं से अवगत है.

याद रखें जब आप बैठकों और घटनाओं को व्यवस्थित करने की कोशिश कर रहे हैं जो अन्य लोगों को व्यवस्थित करने के लिए सबसे अच्छा मुश्किल हो सकते हैं.

अच्छी बैठक मिनट लेकर और इसे समय पर फैशन में प्रदान करके (एक घंटे की बैठक में अधिकतम मिनट के 1-2 पृष्ठ होना चाहिए, और इन्हें 5 व्यावसायिक दिनों के भीतर प्रतिक्रिया के लिए समूह में जमा किया जाना चाहिए) यह सुनिश्चित करता है कि संगठन के सदस्य चालू हैं `एक ही पृष्ठ` और अधिक प्रभावी कार्रवाई करने में सक्षम.

हमेशा एक प्रतीत होता है, पेशेवर तरीके से व्यवहार करते हैं.

आगे की योजना. यह कंपनी / संगठन घटनाओं को समन्वय करने के सचिव की भूमिका है. आप बस एक अंतिम मिनट के अनुसूची पर एक घटना नहीं चला सकते. यदि आपको अंतिम मिनट की योजना बनाने की आवश्यकता है, तो घटना को कम औपचारिक बनाना आपके मेहमानों और अपने आप के लिए दबाव को कम कर सकता है.

एक सचिव सेवा करने वाले सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक अपने सदस्यों और आम जनता के साथ संवाद कर रहा है.

एक सचिव यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई जानता है कि एक निश्चित बैठक कब होती है. वे यह भी सुनिश्चित करते हैं कि हर कोई बैठक में है. वे संगठन या व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण तिथियां भी टाइप करते हैं.

एक सुरक्षित स्थान पर फ़ाइलों, दस्तावेजों, मेल और धन को रखें!