खराब उत्पादों, खराब सेवा, या अशिष्ट लोगों से निपटना निराशाजनक और कष्टप्रद हो सकता है. जब ऐसा होता है, तो आप शिकायत करने का फैसला कर सकते हैं. सौभाग्य से, आपके पास शिकायत करने के लिए कई विकल्प हैं जो परिणाम प्राप्त करते हैं. चाहे आप किसी व्यवसाय या आपके कार्यस्थल की शिकायत कर रहे हों, यह पेशेवर और विशिष्ट होना महत्वपूर्ण है जो आप चाहते हैं.
कदम
4 का विधि 1:
एक पत्र या ईमेल लिखना
1.
"प्रिय" और अपने संपर्क व्यक्ति के नाम के साथ अपना पत्र या ईमेल शुरू करें. एक पेशेवर स्वर स्थापित करने के लिए "प्रिय" अभिवादन के साथ अपना पत्र खोलें. फिर, उस व्यक्ति का नाम शामिल करें जिसे आप अपने पत्र को वैयक्तिकृत करने के लिए लिख रहे हैं.
- कंपनी की वेबसाइट या एक कर्मचारी निर्देशिका पर सही नाम की तलाश करें.
- यदि आपको कोई नाम नहीं मिल रहा है, तो बस "ग्राहक सहायता" या व्यवसाय का नाम लिखें.
2. कुछ सकारात्मक बताते हुए अपने पत्र का शरीर शुरू करें. अभी, आप शायद वास्तव में निराश महसूस कर रहे हैं कि क्या हुआ, लेकिन एक सकारात्मक टिप्पणी उन्हें आपकी तरफ से प्राप्त कर सकती है. उन्हें बताएं कि आप कितने समय से ग्राहक हैं, आपने इस कंपनी के लिए क्या आकर्षित किया, या उनके साथ सकारात्मक अनुभव का विवरण.
इस अनुच्छेद को केवल 1-2 वाक्य होने की आवश्यकता है.आप लिख सकते हैं, "मैं पिछले साल के लिए एक ग्राहक रहा हूं, और मैंने पहले आपके उत्पादों की गुणवत्ता का आनंद लिया है," या "मैंने आपकी कंपनी के बारे में अद्भुत चीजें सुनी हैं, इसलिए मैंने आपके उत्पादों को आजमाने का फैसला किया है."3. दूसरे पैराग्राफ में अपनी शिकायत की व्याख्या करें. जब घटना हुई, तो कंपनी को बताएं, फिर वर्णन करें कि क्या हुआ. यह दिखाने के लिए विशिष्ट विवरण का उपयोग करें कि आप क्यों परेशान हैं. हालांकि, तथ्यों पर ध्यान केंद्रित रहें, न कि आपकी भावनाएं.
यह पैराग्राफ 4-8 वाक्य लंबा होना चाहिए.लिखो, "मैं कल रात एक जन्मदिन के लिए अपने रेस्तरां में गया, लेकिन परिचारिका ने कहा कि मेरा भोज कक्ष आरक्षण रद्द कर दिया गया था. मेरा पूरा परिवार उत्सव के लिए आया था, और हमें विभिन्न तालिकाओं में बैठने के लिए मजबूर किया गया था. फिर, हमारे वेटर ने हमें बाधित किया जब हमने अपनी बेटी को "जन्मदिन मुबारक" गाया, हमें शांत करने के लिए कहा. चीजों को और भी खराब करने के लिए, कर्मचारियों ने हमारी टेबल को मंजूरी दे दी जब हम परिवार के सदस्यों को देर से अभिवादन कर रहे थे, इसलिए हम भी अपने प्रवेश को खत्म नहीं करते थे. मेरी बेटी ने रोया और ऐसा लगता है जैसे उसने अपना जन्मदिन बर्बाद कर दिया."4. उन्हें बताएं कि आप उन्हें तीसरे पैराग्राफ में क्या करना चाहते हैं. किसी के लिए आपकी मदद करना मुश्किल है यदि वे नहीं जानते कि आप क्या चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे अपनी शिकायत में बताएं. संक्षेप में बताते हुए अपने तीसरे पैराग्राफ का उपयोग करें कि आप कंपनी के लिए क्या करने की उम्मीद करते हैं. सुनिश्चित करें कि आप जो पूछ रहे हैं वह आपकी शिकायत के लिए उपयुक्त उपाय है.
इस पैराग्राफ में लगभग 1-3 वाक्य लिखें.आप कह सकते हैं, "कल रात हमारे अनुभव के बाद, हम उम्मीद करते हैं कि आपकी कंपनी को हमारे रात्रिभोज की कीमत वापस करने की उम्मीद है ताकि हम वास्तविक उत्सव के लिए पैसे का उपयोग कर सकें," या "क्योंकि मेरा आदेश दोषपूर्ण था, मैं आपको प्रतिस्थापन भेजने की उम्मीद करता हूं लदान."हालांकि, यह सबसे अच्छा नहीं है, "कल रात के बाद, मैं चाहता हूं कि आप वेटर को आग लगा दें जिसने हमें चुप रहने के लिए कहा था, और मैं एक साल के लिए मुफ्त प्रवेश चाहता हूं."यह संभव के रूप में माना जाएगा.टिप: जबकि खराब सेवा या निम्न गुणवत्ता वाले उत्पाद एक बड़ा सिरदर्द हो सकते हैं, लेकिन आप आमतौर पर इस मुद्दे से निपटने के समय की प्रतिपूर्ति नहीं कर सकते हैं. खो समय के लिए मुआवजे के लिए पूछने से कंपनी ने आपकी शिकायत को अनदेखा कर सकते हैं.
5. अपने नाम को पत्र पर हस्ताक्षर करें. अपने तीसरे अनुच्छेद के बाद, एक रेखा छोड़ें, फिर "ईमानदारी से" लिखें या "धन्यवाद."3 और लाइनों को छोड़ें, फिर अपना नाम टाइप करें. यदि आप अपना पत्र मेल कर रहे हैं, तो इसे प्रिंट करें और फिर इसे अपने टाइप किए गए नाम से ऊपर साइन करें.
यदि आप एक ईमेल भेज रहे हैं, तो आपको शारीरिक रूप से हस्ताक्षर करने की आवश्यकता नहीं है.6. संक्षेप में रहें ताकि व्यक्ति पढ़ता रहता है. जबकि यह अनुचित है, पृष्ठ पर बहुत सारे पाठ होने पर लोगों के लिए यह सामान्य है. यदि आप कहने के लिए संभवतः कुछ शब्दों का उपयोग करने के लिए परिणाम प्राप्त करने की अधिक संभावना रखते हैं, तो आपको क्या कहना है. बिंदु पर जाएं और किसी भी अतिरिक्त विवरण को छोड़ दें.
अपने पत्र को पढ़ें और उन क्षेत्रों की तलाश करें जहां आपने स्पष्टीकरण को जोड़ा या एक साइड इश्यू के बारे में बात करना शुरू कर दिया. यदि आवश्यक हो तो आप शायद अपने पत्र को ट्रिम करने के लिए इन वाक्यों को काट सकते हैं.7. इसे भेजने से पहले अपने पत्र या ईमेल को प्रमाणित करें. अपने पत्र को लगभग एक घंटे के लिए सेट करें ताकि आप एक नए परिप्रेक्ष्य के साथ वापस आ सकें. फिर, यह सुनिश्चित करने के लिए कम से कम दो बार पढ़ें कि इसमें कोई त्रुटि नहीं है. यदि आपको त्रुटियां मिलती हैं, तो पत्र या ईमेल भेजने से पहले उन्हें सही करें.
यदि आप कर सकते हैं, तो किसी और को आपका पत्र पढ़ें. वे आपको किसी भी त्रुटि को खोजने में मदद कर सकते हैं और आपको बता सकते हैं कि वे शिकायत का जवाब कैसे देंगे.4 का विधि 2:
सोशल मीडिया पर पोस्टिंग
1.
यह देखने के लिए कि वे कौन से उपयोग करते हैं, यह देखने के लिए कंपनी की सोशल मीडिया साइटों पर जाएं. कंपनी प्रत्येक साइट पर सक्रिय हो सकती है, लेकिन कुछ कंपनियां किसी विशेष साइट पर अधिक प्रतिक्रिया देती हैं. आगंतुकों द्वारा पोस्ट किए गए संदेशों को देखें और देखें कि क्या कंपनी उनका जवाब दे रही है. फिर, पहचानें कि कौन सा सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म सबसे सक्रिय प्रतीत होता है.
- उदाहरण के लिए, अधिकांश कंपनियों के पास एक सक्रिय ट्विटर खाता होता है, लेकिन आप पाएंगे कि जिस कंपनी के बारे में आप शिकायत कर रहे हैं वह फेसबुक पर अधिक सक्रिय है.
- सोशल मीडिया पर शिकायत करने से पहले सीधे कंपनी को शिकायत करने का प्रयास करना सबसे अच्छा है. कंपनी के आधार पर, यदि आप निजी तौर पर शिकायत करते हैं तो आपको बेहतर प्रतिक्रिया मिल सकती है.
2. एक छोटा पैराग्राफ पोस्ट करें जो समझा गया है कि क्या हुआ और आप क्या चाहते हैं. अन्य ग्राहकों को चेतावनी के रूप में अपनी शिकायत को फ्रेम करें. फिर, संक्षेप में वर्णन करें कि क्या हुआ और आप क्या चाहते हैं. इस पोस्ट को यथासंभव छोटा रखें ताकि लोग इसे पढ़ सकें.
जब आप सोशल मीडिया पर पोस्ट कर रहे हों तो अपनी शिकायत को 3-5 वाक्य पर रखने की कोशिश करें. ट्विटर पर, आपको अपने प्रतिबंधों को पूरा करने के लिए इसे 280 वर्णों में रखने की आवश्यकता होगी.आप लिख सकते हैं, "इस कंपनी से ऑर्डर करते समय सावधान रहें क्योंकि वे क्षतिग्रस्त सामान भेजते हैं. मेरे आदेश में हर आइटम क्षतिग्रस्त हो गया था, लेकिन कंपनी मेरी शिकायतों का जवाब नहीं देगी. मैं चाहता हूं कि मेरे आइटम बदल गए हों या वापस कर दें."टिप: जब भी संभव हो, एक ऐसी तस्वीर शामिल करें जो समस्या को दर्शाती है. उदाहरण के लिए, आपके द्वारा प्राप्त क्षतिग्रस्त सामानों की एक तस्वीर या आपके गलत खाद्य आदेश की एक तस्वीर पोस्ट करें.
3. एक प्रतिनिधि से प्रतिक्रिया के लिए अपनी पोस्ट की निगरानी करें. एक कंपनी प्रतिनिधि शायद 24 घंटे के भीतर आपकी पोस्ट का जवाब देगा. जब तक आप एक प्रतिक्रिया नहीं देखते, तब तक जांचते रहें. फिर, परिणाम प्राप्त करने के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है यह जानने के लिए प्रतिक्रिया को ध्यान से पढ़ें.
यदि आपको 24 घंटे के भीतर कोई प्रतिक्रिया नहीं दिखाई देती है, तो कंपनी नियमित रूप से उस खाते की निगरानी नहीं कर सकती है.4. यदि 24 घंटे में कोई प्रतिक्रिया नहीं है तो एक अलग मंच पर पोस्ट करें. यह संभव है कि कंपनी आपके द्वारा चुने गए प्लेटफ़ॉर्म पर प्रतिक्रिया न दे, या उनके पास ऐसे प्रतिनिधि हो सकते हैं जो उस खाते को गश्त करते हैं. अपने अन्य पृष्ठों में से एक पर जाएं और अपनी शिकायत को वहां पोस्ट करें. फिर, देखने के लिए 24 घंटे प्रतीक्षा करें कि क्या वे जवाब देते हैं.
अधिकांश कंपनियां अपने सोशल मीडिया खातों पर नकारात्मक पोस्ट नहीं चाहते हैं, इसलिए वे जवाब देंगे और चीजों को बेहतर बनाने की कोशिश करेंगे. हालांकि, यह हमेशा मामला नहीं है. यदि आपको कोई प्रतिक्रिया नहीं मिल रही है, तो यह संभव है कि सोशल मीडिया आपकी मदद नहीं करेगा.5. यदि आपको कोई जवाब नहीं मिलता है तो Yelp या Amazon पर एक समीक्षा छोड़ दें. ज्यादातर कंपनियां खराब समीक्षाओं से नफरत करती हैं क्योंकि वे नए ग्राहकों को दूर करते हैं. कंपनी के येलप या अमेज़ॅन पेज को ढूंढें, फिर वर्णन करें कि आपके साथ क्या हुआ और आप क्या चाहते हैं. हालांकि, ध्यान रखें कि यह संभव है कि कंपनी आपकी पोस्ट नहीं देखेगी.
कई कंपनियां नकारात्मक समीक्षाओं को संबोधित करने की कोशिश करेंगे, इसलिए आप इस तरह अपना ध्यान प्राप्त कर सकते हैं. हालांकि, इस विकल्प को अंतिम रूप से सहेजना सबसे अच्छा है क्योंकि यह आपको परिणाम नहीं मिल सकता है.विधि 3 में से 4:
व्यक्ति या टेलीफोन के माध्यम से शिकायत करना
1.
शिकायत करने से पहले घटना के विवरण व्यवस्थित करें. उस दस्तावेज़ीकरण को इकट्ठा करें जो आपको साबित करने की आवश्यकता है कि आपके पेपरवर्क, रसीदें या उत्पाद की जानकारी की तरह क्या हुआ. इसके अतिरिक्त, उस तारीख को नोट करें, जिसने आपने अभी तक बात की है, और किसी भी अन्य प्रासंगिक जानकारी को आपको देने के लिए कहा जा सकता है. यह आपको प्रश्नों का सटीक उत्तर देने में मदद करेगा और आपको अपनी शिकायत के बारे में अधिक आत्मविश्वास महसूस करने में मदद कर सकता है.
- यदि आप एक खराब उत्पाद के बारे में शिकायत कर रहे हैं, तो आपको अपनी रसीद, उत्पाद की जानकारी, और इसके बारे में विवरण की आवश्यकता होगी कि इसके साथ क्या गलत है.
- यदि आप भोजन के बारे में शिकायत कर रहे हैं, तो आप अपनी रसीद, घटना की तारीख और समय, शामिल लोगों के नाम, और आपके द्वारा अनुभव की गई समस्याओं की एक सूची चाहते हैं.
- यदि आप काम पर एक घटना के बारे में शिकायत कर रहे हैं, तो किसी भी कागजी कार्य को इकट्ठा करें, जो आपको वापस ले जाना है, घटना की तारीख, घटना में शामिल लोगों के नाम, और क्या हुआ इसका विवरण.
2. प्रतिनिधि को बताएं कि क्या हुआ. संक्षेप में उस घटना का वर्णन करें जिसके बारे में आप शिकायत कर रहे हैं. इस मुद्दे के बारे में एक संघनित सारांश दें ताकि व्यक्ति यह समझ सके कि यह किस बारे में है. यह उन्हें तय करने देगा कि क्या वे आपकी मदद कर सकते हैं या नहीं.
आप कह सकते हैं, "पहले आज मैंने अपने रेस्तरां से टेकआउट का आदेश दिया, लेकिन मेरे आदेश का आधा हिस्सा गायब है," या "पिछले हफ्ते डौग ने एक सेक्स अधिनियम के बारे में एक मजाक बताया, और कई लोग हँसे. अब मैं ब्रेक रूम में असहज महसूस कर रहा हूं."3. समझाएं कि आप इसके बारे में क्या करना चाहते हैं. व्यक्ति को फिर से मदद करने के लिए एक उपाय के लिए पूछें. आप जो चाहते हैं उसके बारे में प्रत्यक्ष और विशिष्ट रहें. इसके अतिरिक्त, सुनिश्चित करें कि आप ऐसा कुछ मांगते हैं जो उचित होने पर उचित है.
आप कह सकते हैं, "मैं उन वस्तुओं के लिए धनवापसी चाहता हूं जो मेरे आदेश में प्रदान नहीं किए गए थे, और मैं अभी एक प्रतिस्थापन आदेश प्राप्त करना चाहता हूं," या "मुझे लगता है कि अगर पूरे कर्मचारियों ने भाग लिया तो यह सहायक होगा संवेदनशीलता प्रशिक्षण कार्यशाला तो हर कोई जानता है कि गंदा चुटकुले उपयुक्त नहीं हैं."4. यदि वे आपकी मदद कर सकते हैं तो प्रतिनिधि से पूछें. जबकि जिस व्यक्ति को आप शिकायत कर रहे हैं उसे मदद करना चाहते हैं, यह संभव है कि उनके पास ऐसा करने की अनुमति न हो. यदि आप ऐसा कुछ कर सकते हैं तो उन्हें आपकी बातचीत में जल्दी से पूछना सबसे अच्छा है ताकि आप समय बचा सकें. यदि वे आपकी मदद नहीं कर सकते हैं, तो पर्यवेक्षक के लिए पूछें.
आप कह सकते हैं, "क्या यह कुछ आप हल करने में मदद कर सकते हैं?"अगर वे कहते हैं, कहें," अब तक आपकी मदद के लिए धन्यवाद, लेकिन मुझे एक पर्यवेक्षक से बात करने की ज़रूरत है."5. एक पर्यवेक्षक से बात करने का अनुरोध यदि आपको वह नहीं मिलता जो आप चाहते हैं. पहले कुछ लोग जिनसे आप बात करते हैं वह आपकी समस्या को हल करने में सक्षम नहीं हो सकता है, लेकिन कंपनी में कोई भी होगा. एक पर्यवेक्षक से बात करने के लिए कहें जब तक कि आप उस व्यक्ति को न पा सकें जो मदद कर सके. हर बार जब आप एक नए व्यक्ति से बात करते हैं, तो उन्हें बताएं कि क्या हुआ और आप क्या चाहते हैं.
कुछ कंपनियां दूसरों की तुलना में शिकायतों के प्रति अधिक उत्तरदायी हैं. हालांकि, यदि आप लगातार हैं तो आप परिणाम प्राप्त कर सकते हैं.4 का विधि 4:
अपनी शिकायत प्रभावी बनाना
1.
अपनी शिकायत करने से पहले अपनी भावनाओं को वेंट करें. अपनी शिकायत में अपनी भावनाओं को दिखाते हुए कंपनी को आपकी मदद करने की संभावना कम कर सकती है. यह धारणा देता है कि आप उचित नहीं हैं, भले ही आप संभव हो. इससे बचने के लिए, एक कंपनी के प्रतिनिधि से बात करने से पहले किसी मित्र से बात करें. शिकायत करने से पहले यह आपको शांत करने में मदद करेगा.
- आप कह सकते हैं, "मैं अभी इतना पागल हूं क्योंकि उन्होंने मुझसे वादा किया था कि मेरा आदेश मेरी छुट्टी से पहले यहां मिलेगा. अब मैं चिंतित हूं कि मैंने यह सब पैसा बर्बाद कर दिया और यहां तक कि खुद का आनंद भी नहीं पाएगा. मैं बस चिल्लाते हुए महसूस करता हूं!"
भिन्नता: अपनी भावनाओं को लिखना भी वेंट करने का एक शानदार तरीका हो सकता है. अपनी भावनाओं को दूर करने के लिए अपने दिमाग में क्या हो रहा है, इसे लिखने पर विचार करें, फिर जो आपने लिखा है उसे हटा या त्यागें.
2. अपनी शिकायत को यथासंभव घटना के करीब बनाओ. वेंट करने के लिए समय लेना ठीक है, लेकिन अपनी शिकायत को जल्दी से प्राप्त करने का प्रयास करें. यदि बहुत अधिक समय बीतता है, तो यह दिखाना मुश्किल होगा कि क्या हुआ और परिणाम प्राप्त करें. घटना के 24 घंटे के भीतर शिकायत करने की पूरी कोशिश करें.
3. क्या हुआ उसके बारे में ईमानदार रहें. आप अतिरंजित हो सकते हैं कि एक अच्छा ग्राहक या कार्यकर्ता आपको अधिक सहानुभूति प्राप्त करने के लिए क्या है. इसी तरह, आपको लगता है कि आपको घटना को समझने के लिए घटना को बदतर बनाने की ज़रूरत है कि आप कैसा महसूस करते हैं. हालांकि, आपके दावों को अतिरंजित करना आपकी शिकायत को कमजोर कर सकता है और कंपनी को आपकी मदद करने से इनकार कर सकता है. सच्चाई से चिपके रहें ताकि आप परिणाम प्राप्त कर सकें.
उदाहरण के लिए, मत कहो, "मैं वर्षों से एक वफादार ग्राहक रहा हूं" यदि आपने केवल 3 महीने तक उनका उपयोग किया है.4. अपनी शिकायत के प्रत्येक चरण को दस्तावेज करें और जो आपसे बात करता है. दस्तावेज़ीकरण को ध्यान में रखते हुए आपको यह साबित करने की अनुमति मिलती है कि आपने इस समस्या का समाधान करने के लिए अभी तक क्या किया है. आपके द्वारा प्राप्त किए गए किसी भी कागजी कार्य को सहेजें, और एक प्रतिनिधि के साथ आपके द्वारा किए गए प्रत्येक संचार के विवरण को लिखें. इसके अतिरिक्त, आपके द्वारा भेजे गए किसी भी पत्र या ईमेल की प्रतियां रखें.
यदि आप व्यक्ति या फोन पर शिकायत करते हैं, तो शिकायत की तारीख और समय लिखें और आपने किससे बात की. इसके अतिरिक्त, यदि आप एक प्राप्त करते हैं तो मामले या संदर्भ संख्या को लिखें.5. यदि आपकी शिकायतों का उत्तर नहीं दिया जाता है तो उपभोक्ता वकील के साथ काम करते हैं. क्या हुआ के बारे में शिकायत करने के लिए बेहतर व्यापार ब्यूरो, संघीय व्यापार आयोग, और रिपॉफ रिपोर्ट से संपर्क करें. इसके अतिरिक्त, आप अपने स्थानीय समाचार स्टेशन के उपभोक्ता रिपोर्टर से संपर्क कर सकते हैं, जो आपके लिए वकालत कर सकते हैं. जबकि वे हमेशा प्रभावी नहीं होते हैं, ये वकील आपको बेहतर परिणाम प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं.
एक वकील सेवा के साथ अपने अनुभव को प्रचारित करना अन्य लोगों को सावधानी बरतने के लिए चेतावनी होगी जब आपके द्वारा गलत किए गए व्यवसाय की बात आती है.टिप्स
जब आप अपनी शिकायत की व्याख्या कर रहे हों तो अशिष्ट या परेशान न हों. यह आपकी विश्वसनीयता को कमजोर कर सकता है और कंपनी के लिए आपको खारिज कर सकता है.
आपको इच्छित परिणाम प्राप्त करने के लिए एक से अधिक शिकायत करने की आवश्यकता हो सकती है.
याद रखें कि जिस व्यक्ति से आप बात कर रहे हैं वह संभवतः क्या हुआ के लिए ज़िम्मेदार नहीं है. उन पर अपनी निराशा न लें.
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