यदि कोई आपको निराश करता है या कुछ निराशाजनक आपके साथ होता है, तो परेशान, निराश, या सर्वथा गुस्से में महसूस करना पूरी तरह से सामान्य है. लेकिन, कई बार, सबसे अच्छी प्रतिक्रिया शांत और एकत्र की जाती है ताकि आप अपनी चिंताओं और निराशा को पेशेवर रूप से आवाज उठा सकें. यदि आप एक शांत सिर रखते हैं और अपनी मजबूती बनाए रखते हैं तो खुद को व्यावसायिक रूप से व्यक्त करना मुश्किल नहीं है. चाहे आप ईमेल, पत्र, या व्यक्तिगत रूप से अपनी निराशा को संवाद करना चुनते हैं, यह सही भाषा का उपयोग करने और अपने आप को सही तरीके से करने के बारे में है.
कदम
3 का विधि 1:
एक पेशेवर ईमेल भेज रहा है
1.
एक कार्य-संबंधित मुद्दे के बारे में निराशा व्यक्त करने के लिए ईमेल का उपयोग करें. यदि आप एक सहकर्मी या प्रबंधक से निराश हैं, तो ईमेल आपकी निराशा को व्यक्त करने का एक शानदार तरीका है, जबकि भविष्य की समस्याओं के आयोजन में डिजिटल रिकॉर्ड भी है. यदि आप संभावित नौकरी के अवसर के लिए नीचे आ गए हैं तो आप एक ईमेल भी भेज सकते हैं.
- एक ईमेल भी आपके मालिक को अपनी निराशा को संवाद करने का एक अच्छा तरीका है यदि उन्होंने छुट्टी की तरह या एक विचार के लिए अनुरोध अस्वीकार कर दिया है जो आपने सुझाव दिया है.
- हालांकि यह आपकी भावनाओं को चोट पहुंचा सकता है, फिर भी नौकरी के लिए खारिज होने के बाद एक अनुवर्ती ईमेल भेजना हमेशा एक अच्छा विचार है.
2. यदि आप मूल ईमेल तैयार कर रहे हैं तो एक छोटी और सीधी विषय पंक्ति लिखें. संक्षिप्त रहें और स्पष्ट रूप से इंगित करें कि विषय पंक्ति में ईमेल क्या है. अपने ईमेल को अधिक पेशेवर बनाने के लिए एक लंबी वाक्य या कठोर भाषा का उपयोग करने से बचें ताकि प्राप्तकर्ता इसे अधिक गंभीरता से ले जाएगा. एक ऐसे विषय का चयन करें जो 5 शब्दों से अधिक लंबा नहीं है और इसे ईमेल की विषय पंक्ति में टाइप करें.
उदाहरण के लिए, यदि आप एक सहकर्मी को एक चौकी हुई समय सीमा के बारे में एक ईमेल लिख रहे हैं, तो आप एक विषय पंक्ति शामिल कर सकते हैं जो दिखता है, "मिस्ड शिपिंग की समय सीमा."ध्यान दें: यदि आप एक ईमेल का जवाब दे रहे हैं, जैसे कि एक ईमेल आपको सूचित करता है कि आपको संभावित नौकरी के लिए बंद कर दिया गया था, एक नया लिखने के बजाय मूल ईमेल का जवाब दें ताकि आपके पास अपने पत्राचार का एक संगठित रिकॉर्ड हो.
3. टोन सेट करने के लिए एक पेशेवर ग्रीटिंग के साथ अपना ईमेल शुरू करें. औपचारिक ग्रीटिंग के साथ अपना ईमेल खोलें ताकि यह शुरुआत से स्पष्ट हो कि आपका ईमेल पेशेवर है. एक अभिवादन चुनें जो व्यक्ति के साथ आपके रिश्ते के लिए उपयुक्त है. उदाहरण के लिए, यदि आप मैथ्यू स्मिथ नामक प्रबंधक के साथ पहले नाम के आधार पर हैं, तो आप अपना ईमेल शुरू कर सकते हैं, "प्रिय मैट."
यदि आपके पास प्राप्तकर्ता के साथ बहुत खुले और आकस्मिक संबंध हैं, तो आप कुछ कह सकते हैं, `हे मैट."यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल लिख रहे हैं जिसे आप कभी नहीं मिले, तो `किससे यह चिंता हो सकती है."कई प्राप्तकर्ताओं के साथ समूह ईमेल के लिए जिन्हें आप संबोधित करना चाहते हैं, बस कहें, "सभी."4. ईमेल अनुकूल रखने के लिए एक छोटी सुखद्री जोड़ें. प्राप्तकर्ता को बधाई देने के बाद, अपने ईमेल की पहली पंक्ति को एक छोटी या सुखद विनिमय बनाएं जो दिखाता है कि आप दोस्ताना लेकिन पेशेवर हैं. इसे छोटा रखें और अपने ईमेल के मांस के लिए जाने से पहले छोटी बात की 2 या 3 लाइनों पर न जाएं.
जैसे कुछ शुरू करने का प्रयास करें, "मुझे आशा है कि आप अच्छा कर रहे हैं" या "मुझे आशा है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से पाता है."यदि आपका रिश्ता व्यक्ति के साथ आकस्मिक है, तो आप व्यक्तिगत विवरण का उल्लेख कर सकते हैं जैसे कि "मुझे आशा है कि आपके पिछले सप्ताहांत में संगीत कार्यक्रम में एक अच्छा समय था."5. ईमेल के शरीर में अपनी निराशा को स्पष्ट रूप से बताएं. एक बार जब आप अपने ईमेल के लिए ग्रीटिंग और एक छोटी सुखदता के साथ मंच स्थापित कर लेते हैं, तो अपनी निराशा व्यक्त करने के व्यवसाय के लिए सही हो जाते हैं. उन्हें स्पष्ट रूप से बताएं कि आप कैसा महसूस करते हैं, लेकिन अपनी भाषा को औपचारिक रखें और व्यंग्य, खतरों या अपवित्रता का उपयोग करने से बचें ताकि आप यथासंभव पेशेवर दिखाई दें. अपनी सभी शिकायतों को सूचीबद्ध करें और यदि संभव हो तो अपने ईमेल के शरीर को 1 पैराग्राफ पर रखें ताकि ईमेल विषय पर विषय पर केंद्रित हो.
उदाहरण के लिए, यदि आप एक संभावित नौकरी के लिए नीचे आ गए थे, तो आप कुछ ऐसा कह सकते थे, "मुझे यह सुनकर खेद है कि आपने एक अलग दिशा में जाने का फैसला किया है. मैं अवसर की प्रतीक्षा कर रहा था, इसलिए मैं किसी और को किराए पर लेने के फैसले में निराश हूं."यदि आप अपनी निराशा व्यक्त करने के लिए एक सहकर्मी या कर्मचारी को लिख रहे हैं, तो आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "यह मेरे ध्यान में आया है कि कुछ नीतियों और प्रक्रियाओं का सही पालन नहीं किया गया है. नीतियां एक कारण के लिए मौजूद हैं, इसलिए यह जानकर निराशाजनक है कि उन्हें नजरअंदाज कर दिया गया है."6. अपनी भाषा को पूरे ईमेल में सम्मानजनक रखें. प्राप्तकर्ता को महसूस किए बिना अपनी निराशा को व्यक्त करने के लिए औपचारिक और सम्मानजनक भाषा का उपयोग करें जैसे कि आप व्यक्तिगत रूप से उन पर हमला कर रहे हैं. कल्पना कीजिए कि लेखन को कैसे माना जाएगा यदि यह किसी और द्वारा पढ़ा गया था या यदि यह सार्वजनिक हो गया और यह आपके लेखन को स्वयं का पेशेवर प्रतिनिधित्व करने के लिए तैयार करता है.
यदि आप किसी कर्मचारी या प्रबंधक को ईमेल कर रहे हैं, तो यह संभव है कि आपका ईमेल अन्य लोगों के साथ साझा किया जा सके, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आपका लेखन सम्मानजनक और पेशेवर है.उदाहरण के लिए, कुछ ऐसा कहने की बजाय, "मुझे समझ में नहीं आता कि आपकी समस्या क्या है और आप प्रक्रिया का पालन करने से इनकार क्यों करते हैं," कुछ कहें, "जैसा कि हमने पहले चर्चा की है, प्रक्रियाओं को सभी को एक ही रखने के लिए डिज़ाइन किया गया है पृष्ठ, इसलिए उन्हें हर किसी के बाद किया जाना चाहिए."7. एक सकारात्मक नोट पर अपने ईमेल और एक कॉल पर कॉल करें. एक बैठक की स्थापना के रूप में या प्राप्तकर्ता को आमंत्रित करने के लिए कार्रवाई करने योग्य जानकारी सहित अपने ईमेल को लपेटें या यदि उनके कोई प्रश्न हैं तो आपके पास आने के लिए. कुछ सकारात्मक नोट्स भी शामिल करें. उन चीजों का जिक्र करें जिन्हें आप किसी चीज़ के बारे में खुश या प्रशंसा करते हैं, इस बात की प्रशंसा करते हैं ताकि वे महसूस कर सकें कि आप उन्हें परेशान नहीं कर रहे हैं, लेकिन दिल में उनके सर्वोत्तम हित हैं.
उदाहरण के लिए, आप अपने साक्षात्कारकर्ता से कह सकते हैं, "लेकिन, मैं आपकी कंपनी के साथ साक्षात्कार के अवसर के लिए आभारी हूं. कृपया मुझे बताएं कि क्या भविष्य में कुछ खुलता है!"यदि आप किसी कर्मचारी या सहकर्मी को लिख रहे हैं, तो कुछ ऐसा करने की कोशिश करें, "मुझे पता है कि आप इस पर वास्तव में कड़ी मेहनत कर रहे हैं, मैं सिर्फ उन मुद्दों को लाना चाहता हूं जो मुझे आपके ध्यान में ले रहे हैं ताकि आप नजर रख सकें किसी भी भविष्य की संभावित समस्याओं के लिए."8. यह सुनने के लिए कि यह सुनने के लिए यह बताने से पहले ईमेल को पढ़ें. अपने पूरे ईमेल को ज़ोर से पढ़ने के लिए एक पल लें ताकि आप किसी भी वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए अपने लेखन और प्रूफ्रेड के स्वर को सुन सकें. यदि आपको कोई टाइपो, गलत वर्तनी, या क्लंकी भाषा मिलती है, तो इसे ठीक करें! यदि आपका स्वर बहुत नरम या बहुत कठोर है, तो भाषा को समायोजित करें ताकि यह पेशेवर लेकिन दृढ़ हो. जब आप इससे संतुष्ट होते हैं तो इसे उस व्यक्ति को भेज दें जिसका इरादा है.
आपके पास यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह ठीक लगता है, आप इसे भेजने से पहले अपने ईमेल पर एक दोस्त या सहकर्मी भी पढ़ सकते हैं.वर्तनी त्रुटियां या गायब शब्द वास्तव में आपके ईमेल के प्रभाव को फेंक सकते हैं, इसलिए अपने लेखन को प्रमाणित करने के लिए अपना समय लें.3 का विधि 2:
एक औपचारिक शिकायत पत्र लिखना
1.
एक कंपनी को एक पत्र भेजें या यदि आप एक प्रतिक्रिया प्राप्त करने में सक्षम नहीं हैं. यदि आप किसी उत्पाद या किसी कंपनी के व्यवहार से निराश हैं, तो आपकी शिकायत का विवरण देने वाला एक औपचारिक पत्र लिखना उनके साथ संवाद करने का सबसे पेशेवर तरीका है. यदि आप किसी अन्य माध्यम से किसी के संपर्क में नहीं पहुंच पाए हैं, तो अपनी निराशा को व्यक्त करने और अपने मुद्दों को विस्तारित करने के लिए अंतिम उपाय के रूप में एक औपचारिक पत्र का उपयोग करें.
- आप यह साबित करने के अंतिम प्रयास के रूप में एक पत्र का भी उपयोग कर सकते हैं कि आपने अपनी समस्या पर चर्चा करने के लिए किसी से संपर्क करने की कोशिश की.
2. पहले वाक्य में अपनी समस्या को स्पष्ट रूप से बताएं. जो कुछ भी यह है कि आप निराश हैं, इसे अपने पत्र की पहली वाक्य में डालकर बल्ले से दूर हो जाएं. प्रत्यक्ष और संक्षिप्त रहें और अपनी समस्या या शिकायत को स्पष्ट रूप से और पेशेवर रूप से अपने पूरे पत्र के लिए स्वर सेट करने के लिए बताएं.
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कंपनी को आपकी पॉलिसी के बारे में शिकायत करने के लिए लिख रहे हैं, तो आप शुरू कर सकते हैं, "मैं आपकी हताशा और आपकी कंपनी की वापसी नीति के साथ निराशा व्यक्त करने के लिए लिखता हूं."यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को एक पत्र लिख रहे हैं जिसे आप पहुंचने में सक्षम नहीं हैं, तो कुछ ऐसा करने की कोशिश करें, "मैं इस पत्र को प्राप्त करने में असमर्थ होने के बाद अपने सुरक्षा जमा के बारे में अपने प्रश्नों का जवाब देने में आपकी विफलता के संबंध में इस पत्र को लिख रहा हूं आप फोन या ईमेल द्वारा."3. अपने मुद्दे से संबंधित विवरण और जानकारी जोड़ने के लिए अपने पत्र के शरीर का उपयोग करें. एक बार जब आप अपनी निराशा और समस्या बताएंगे, तो अपने पत्र का विस्तार करने और अपनी निराशा की व्याख्या करने के लिए विशिष्ट विवरण और जानकारी जोड़ने के लिए अपने शेष पत्र का उपयोग करें. सहायता के लिए आपके द्वारा प्राप्त किए गए प्रयासों के साथ-साथ आपके द्वारा किए गए प्रयासों के साथ-साथ आपके द्वारा किए गए प्रयासों का उल्लेख करें.
टिप: यदि आपने उन तक पहुंचने की कोशिश की है या उन्होंने आपकी चिंताओं को संबोधित करने का वादा किया है, तो उन तारीखों का उल्लेख करें जिन्हें आपने उनसे संपर्क करने की कोशिश की है या वे समस्या को ठीक करने के लिए प्रतिबद्ध हैं.
4. अपने पत्र में गुस्से में, व्यंग्यात्मक, या धमकी देने वाली भाषा से बचें. अपने पूरे पत्र में, अपनी भाषा और स्वर औपचारिक और पेशेवर रखें. कभी भी अपवित्रता या धमकी देने वाली भाषा का उपयोग न करें और व्यंग्य से बचें ताकि आपका लेखन संभव के रूप में पेशेवर के रूप में प्रकट होता है.
यदि आपको कभी भी अदालत के मामले के लिए अपना पत्र तैयार करना है, तो आप खुद को पेशेवर के रूप में देख सकते हैं जैसा आप कर सकते हैं.शाप या हिंसक भाषा का उपयोग करने से आप आक्रामक और अव्यवसायिक लगेंगे.5. अपनी शिकायत के लिए प्रासंगिक किसी भी दस्तावेज़ की प्रतियां शामिल करें. यदि आपके पास चित्र, अनुबंध, या कोई अन्य दस्तावेज हैं जो आपके दावों का बैक अप लेते हैं या साबित करते हैं, तो उनकी प्रतिलिपि बनाएं और उन्हें अपने पत्र में संलग्न करें. सुनिश्चित करें कि आप अपने पत्र में उनके पत्र में संदर्भित करें कि आप किसी भी दावों के लिए और अधिक वैधता जोड़ने के लिए.
उदाहरण के लिए, आपके पत्र में आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "मैंने तैयार उत्पाद की तरह दिखने वाली तस्वीरें संलग्न की हैं, जो आप देख सकते हैं, संतोषजनक से बहुत दूर है."6. अपने निष्कर्ष के बाद अपनी संपर्क जानकारी जोड़ें. अपने पत्र को एक अनुच्छेद के साथ समाप्त करें जो आपकी मुख्य चिंताओं और उन कार्यों को सारांशित करता है जिन्हें आप उन्हें हल करने के लिए लेना चाहते हैं. यदि आप चाहते हैं कि व्यक्ति या कंपनी को समस्या को ठीक करने या इस मामले पर आगे चर्चा करने के लिए आप के संपर्क में रहें, तो नीचे अपनी संपर्क जानकारी को शामिल करना सुनिश्चित करें.
एक औपचारिक समापन के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें, जैसे "आपका वास्तव में," "ईमानदारी से," या "सम्मानपूर्वक" आपके नाम के बाद.फोन नंबर या ईमेल पता दें जिसे आप चाहते हैं कि वे आपके पास पहुंचने के लिए उपयोग करें.7. प्रमाणित मेल का उपयोग करके पत्र भेजें ताकि इसके लिए हस्ताक्षर किए जाएंगे. प्रमाणित मेल का उपयोग करें या एक पत्र वितरण विकल्प जिसके लिए प्राप्तकर्ता को इसके लिए हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है, इसलिए आपके पास यह प्रमाण है कि यह प्राप्त हुआ. रसीद रखें यदि आपको यह साबित करने की आवश्यकता है कि आपने उन्हें एक पत्र लिखा है या इसे अदालत के मामले के लिए प्रदान किया है.
3 का विधि 3:
किसी को पेशेवर रूप से बोलते हुए
1.
यदि आप इसे रिकॉर्ड पर नहीं चाहते हैं तो सीधे किसी से बात करें. यदि आप पेपर ट्रेल के बिना अपनी निराशा को व्यक्त करना पसंद करते हैं या बाद में आपकी बातचीत की जांच के बारे में चिंतित होने के बिना, आमने-सामने बातचीत करने का तरीका है. इसके अतिरिक्त, किसी के साथ सीधी बातचीत आपको अपनी प्रतिक्रियाओं को मापने और अधिक व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ने की अनुमति देती है.
- यह अक्सर किसी ऐसे व्यक्ति से बात करने के लिए भी अधिक तेज़ हो सकता है जिसके साथ आप निराश हैं.
- किसी से बात करने से आप वास्तव में अपनी निराशा या निराशा को व्यक्त करने के लिए अपनी खुद की शरीर की भाषा और आवाज की आवाज़ का उपयोग करने की अनुमति देता है.
2. इस मुद्दे पर चर्चा करने के लिए व्यक्ति को आपसे मिलने के लिए निजी तौर पर मिलें. अन्य लोगों से दूर व्यक्ति से बात करें ताकि आप उन्हें संभावित रूप से शर्मनाक के बिना स्वतंत्र रूप से व्यक्त करने में सक्षम हों. एक बैठक निर्धारित करें या उनसे एक सम्मेलन कक्ष, कार्यालय, या यहां तक कि एक कॉफी शॉप की तरह आपसे मिलने के लिए कहें ताकि यह अधिक पेशेवर हो.
उन्हें एक कॉल दें या उन्हें एक ईमेल भेजें ताकि वे उनसे पूछें कि किस समय और स्थान उनके लिए सबसे अच्छा है.टिप: यदि आपको तुरंत उनसे बात करने की ज़रूरत है, तो उन्हें कुछ बताएं, "क्या आपके पास एक त्वरित क्षण है? मुझे आपके साथ बात करने की ज़रूरत है."
3. उन्हें धन्यवाद करके वार्तालाप शुरू करें और पूछें कि वे कैसे कर रहे हैं. इससे पहले कि आप अपनी निराशा व्यक्त करना शुरू करें, अपने साथ मिलने के लिए समय निकालने और अपने मनोदशा को गेज करने के लिए व्यक्ति को धन्यवाद देने के लिए एक पल लें. उनसे पूछें कि वे कैसे कर रहे हैं और यदि वे इस मुद्दे के बारे में आपके साथ बात करने के लिए तैयार हैं. यदि वे गुस्सा या उत्तेजित लगते हैं, तो उन्हें शांत करने या बाद में उनके साथ बात करने की प्रतीक्षा करने की कोशिश करें. यदि वे ठीक लगते हैं, तो आगे बढ़ें और अपनी समस्या या समस्या पर चर्चा करना शुरू करें.
दाहिने पैर पर शुरू करने से वार्तालाप आसानी से और पेशेवर रूप से जाने में मदद मिलेगी.उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा कहकर शुरू कर सकते हैं, "आपके समय के लिए बहुत बहुत धन्यवाद. मुझे बहुत लंबा समय नहीं लगेगा, मुझे वास्तव में आपके साथ कुछ चर्चा करने की आवश्यकता है."4. अपनी शिकायत को स्पष्ट और सीधे बताएं. व्यक्ति को बताएं कि आप विशिष्ट और अनौपचारिक भाषा का उपयोग करके निराश क्यों हैं. प्रत्यक्ष और उद्देश्य बनें और उन सभी कारणों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप असंतुष्ट हैं, लेकिन गलतियों की एक सूची के साथ उन्हें बर्बाद करने से बचें. अपनी भावनाओं को व्यक्त करने और अपनी आवाज को बढ़ाने या अपवित्रताओं का उपयोग करने से बचने के लिए शांत, पेशेवर भाषा का उपयोग करें.
चिल्लाना और शाप केवल आपको आक्रामक और अव्यवसायिक लगता है.उदाहरण के लिए, उन्हें बताएं कि आप अत्यधिक भावनात्मक होने के बिना कैसा महसूस करते हैं. आप कुछ कह सकते हैं, "जब आप ऐसा कुछ करते हैं, तो यह वास्तव में मुझे महसूस करता है कि आप इस बारे में परवाह नहीं करते कि यह मुझे कैसे प्रभावित करता है, और ईमानदार होने के लिए, यह हानिकारक और निराशाजनक है.5. उनसे पूछें कि क्या आपकी बैठक समाप्त करने से पहले उनके कोई प्रश्न हैं. एक बार जब आप अपनी निराशा व्यक्त कर लेंगे और आपके तर्क को समझाया, तो व्यक्ति को बात करने का मौका दें. उनसे पूछें कि क्या उनके पास आपके लिए कोई प्रश्न हैं या यदि वे किसी भी चीज के बारे में अस्पष्ट हैं जो आपने उन्हें बताया था, इसलिए कोई भ्रम नहीं है. फिर, बातचीत समाप्त करने से पहले आपके साथ बैठक के लिए उन्हें फिर से धन्यवाद दें.
टिप्स
कभी भी एक ईमेल टाइप करें, एक पत्र लिखें, या क्रोधित होने पर वार्तालाप करें. शुरू करने से पहले अपने आप को शांत करने के लिए कुछ सांस लें ताकि आपके पास एक स्पष्ट सिर हो.
अन्य लोगों के सामने किसी के साथ बातचीत करने से बचें. तब तक प्रतीक्षा करें जब तक वे बात करने और उनके साथ निजी में मिलने के लिए उपलब्ध हैं.
चेतावनी
जब आप एक सहकर्मी या प्रबंधक से बात कर रहे हों तो अपनी आवाज न उठाएं या अपवित्रता का उपयोग न करें या आप धमकी और आक्रामक के रूप में आ सकते हैं.
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