किसी ऐसे व्यक्ति को एक व्यवसाय ईमेल कैसे लिखें जिसे आप नहीं जानते हैं

जब आप व्यवसाय में काम करते हैं, तो आपको अक्सर किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल लिखना पड़ सकता है जिसे आप नहीं जानते हैं. जबकि कुछ हद तक अजीब, यह पेशेवर जीवन का हिस्सा है. शिष्टाचार के कुछ नियम हैं जो आपको भेजते समय पालन करने की आवश्यकता है व्यावसायिक ईमेल अजनबी को.

कदम

3 का भाग 1:

ईमेल शुरू करना

1. क्या तुम खोज करते हो. एक अजनबी को एक ईमेल लिखने से पहले आपको विभिन्न प्रकार की जानकारी है. टाइपिंग शुरू करने से पहले, कंपनी के लिए वेबसाइट पर एक त्वरित नज़र डालें जहां प्राप्तकर्ता काम करता है.

यदि आप प्राप्तकर्ता के ईमेल पते को नहीं जानते हैं, तो यह कंपनी की वेबसाइट को स्कैन करके पाया जा सकता है. यदि कोई ईमेल सूचीबद्ध नहीं है, तो ईमेल के माध्यम से व्यक्ति से संपर्क करने के बारे में सावधान रहें. आप इसके बजाय एक भौतिक पत्र का चयन करना चाह सकते हैं.
यदि आप ईमेल में किसी भी प्रश्न पूछने की योजना बना रहे थे, तो यह देखने के लिए जांचें कि वेबसाइट इन सवालों को संबोधित करती है या नहीं. आप यह धारणा नहीं देना चाहते हैं कि आप आलसी हैं और एक वेबसाइट को अच्छी तरह से पढ़ने के लिए समय नहीं लेते हैं.
सुनिश्चित करें कि आप सही व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं. बहुत से लोग किसी चीज़ के साथ ईमेल शुरू करते हैं, "मुझे यकीन नहीं है कि आप सही व्यक्ति पूछने के लिए हैं, लेकिन..." इसे प्राप्तकर्ता के समय के अव्यवसायिक और अपमानजनक माना जाता है. यदि आप नहीं जानते कि किससे संपर्क करना है, तब तक ईमेल पर रखें जब तक कि आप उस जानकारी को समझ सकें.

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2. एक वर्णनात्मक विषय पंक्ति लिखें. आपकी विषय पंक्ति को ईमेल भेजने के आपके सटीक कारणों को व्यक्त करना चाहिए. अक्सर, अजनबियों से ईमेल को अनदेखा या अनदेखा किया जाता है. एक ठोस विषय पंक्ति आपके ईमेल को पारित करने का मौका कम कर देगी.

कहने के लिए कुछ शब्दों का उपयोग करें कि ईमेल क्या है. 4 या 5 शब्दों में शामिल करने के लिए जितना संभव हो उतने विवरण का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, "10 ए पर बैठक.म. नए कंप्यूटरों के बारे में" से बेहतर है "आज सुबह मिलना."

अस्पष्ट विषय रेखाएँ, जैसे "नमस्ते" तथा "नमस्ते", कभी-कभी अनजाने में स्पैम के रूप में पढ़ा जाता है और प्राप्तकर्ता के स्पैम फ़ोल्डर में रीडायरेक्ट होता है.

एक पेशेवर ईमेल का उपयोग करें, क्योंकि आपका ईमेल विषय पंक्ति के साथ दिखाई देगा. एक ऐसे ईमेल का उपयोग करें जो आपके पूर्ण नाम का उपयोग करता है जो एक व्यक्ति या अस्पष्ट वाक्यांश का उपयोग करता है.

ईमेल विषय पंक्ति में सभी कैप्स का कभी भी उपयोग न करें, भले ही ईमेल जरूरी हो. यह चिल्लाने के रूप में आता है, जिसे शत्रुता के रूप में व्याख्या किया जा सकता है.

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3. यह तय करें कि प्राप्तकर्ता को कैसे संबोधित करें. यदि आप किसी अजनबी को ईमेल कर रहे हैं, तो यह मुश्किल हो सकता है, क्योंकि आप उनके पसंदीदा नाम को नहीं जानते. हालांकि, कुछ शिष्टाचार दिशानिर्देश हैं, हालांकि, आप गलत तरीके से बचने में मदद कर सकते हैं.

यदि आप व्यक्ति के नाम को नहीं जानते हैं, तो अत्यधिक औपचारिक वाक्यांशों से बचें, "किसे यह मई चिंता" या "प्रिय मिस्टर / मिस." बहुत आकस्मिक मत जाओ. "नमस्ते" एक व्यापार ईमेल के लिए बहुत ही व्यावसायिक है. आप एक सरल के साथ ईमेल शुरू करने से बेहतर हो सकते हैं, "नमस्ते."

यदि आप व्यक्ति के नाम को जानते हैं, तो इसे सही ढंग से वर्तनी करना सुनिश्चित करें. वर्तनी को कुछ बार जांचें, क्योंकि यदि आपने पहले व्यक्ति को पहले कभी ईमेल नहीं किया है तो इसे फिसलना आसान है.

प्रयोग करें "श्री ग." तथा "एमएस." उसके बाद व्यक्ति के अंतिम नाम के बाद. उदाहरण के लिए, यदि आप ईमेल कर रहे हैं जेन हार्ट के साथ अपना ईमेल शुरू करें "प्रिय कुमारी. हिरन" बजाय "प्रिय कुमारी. जेन हार्ट."

कभी भी एक महिला की वैवाहिक स्थिति के बारे में धारणा न दें. यदि आप उसकी वैवाहिक स्थिति को जानते हैं, तो यह अभी भी एक ईमेल में ध्यान आकर्षित करने से बचने के लिए सबसे अच्छा है क्योंकि यह व्यापारिक दुनिया के लिए अप्रासंगिक है. के लिए छड़ी "एमएस" और कभी उपयोग न करें "कुमारी" या "श्रीमती." जब तक प्राप्तकर्ता इन नमस्कारों का उपयोग नहीं करता.

अगर किसी के पास पीएचडी है, तो इसका उपयोग करना उचित है "डॉ" उन्हें संबोधित करते समय.

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4. अपने आप को पहचानें और जिस कंपनी का आप प्रतिनिधित्व करते हैं. याद रखें, जब आप एक व्यवसाय ईमेल भेज रहे हैं तो आप अपने रोजगार के स्थान का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं. अपने पहले वाक्य में, अपने और अपनी कंपनी की पहचान करें. उदाहरण के लिए, एक ईमेल शुरू हो सकता है, "प्रिय कुमारी. हार्ट, मेरा नाम जॉन डॉसन है और मैं विल्सन टेक्नोलॉजीज में विपणन में काम करता हूं."

3 का भाग 2:

ईमेल लिखना

1. इसे छोटा और बिंदु पर रखें. बिंदु पर पहुंचने और स्पष्ट रूप से अपने उद्देश्य की पहचान करके, आप एक पेशेवर छवि प्रस्तुत करते हैं जिसे पाठक द्वारा गंभीरता से लिया जाएगा. यह भी बढ़ता है कि आपके ईमेल को तुरंत पढ़ा जाएगा और तुरंत जवाब दिया जाएगा, क्योंकि लोग अत्यधिक वर्डी प्रतिक्रियाओं से निपटने के बाद.

अपने आप को पहचानने के बाद, आपके अगले वाक्य को ईमेल के उद्देश्य की व्याख्या करनी चाहिए. दो वाक्यों के भीतर अपने मामले को बताना सबसे अच्छा है.
सकारात्मक रहें. यहां तक कि यदि आप शिकायत या चिंता को संबोधित करने के लिए लिख रहे हैं, तो पूरे ईमेल में विनम्र और सम्मानजनक रहें. बुरे मुंह के मालिक, अन्य कंपनियों, या कर्मचारियों के रूप में यह आप पर खराब प्रदर्शन करता है.
कवर अक्षरों में रहते हुए, यदि आप किसी कंपनी की ओर से ईमेल कर रहे हैं तो किसी कंपनी की ओर से ईमेल करने के लिए यह मानक है।. ईमेल के उद्देश्य पर जाने से पहले कंपनी में बस अपना नाम और अपनी स्थिति बताएं.

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2. सरल, प्रत्यक्ष गद्य का उपयोग करें. एक व्यवसाय ईमेल जितना संभव हो उतना आसान होना चाहिए. इसका मतलब स्पष्ट भाषा का उपयोग करना आसान है जो समझना आसान है.

निष्क्रिय आवाज पर सक्रिय आवाज चुनें. उदाहरण के लिए, मत कहो, "मेरे बॉस, जेम्स पीटरसन द्वारा आपको एक ज्ञापन भेजा गया था." इसके बजाय, "मेरे बॉस, जेम्स पीटरसन ने आपको एक मेमो भेजा."

शब्दकोष और तकनीकी शर्तों से बचें, भले ही आपकी कंपनी में ऐसी शर्तों का उपयोग किया जाता है. सरल अंग्रेजी और सामान्य वाक्यांशों का चयन करें.

छोटे वाक्यों का उपयोग करें. जब संभव हो तो संयोजन को हटा दें और लंबे वाक्य को तोड़ दें.उदाहरण के लिए, "हमने ज्ञापन के संबंध में आपसे वापस नहीं सुना और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप जानकारी को समझ गए हैं." यह बेहतर होगा जैसा कि, "हमने ज्ञापन के संबंध में आपसे वापस नहीं सुना. हम यह सुनिश्चित करने के लिए अनुसरण करना चाहते थे कि आप जानकारी को समझे."

उचित व्याकरण, वर्तनी, और विराम चिह्न का उपयोग करें. प्रेषण बटन को मारने से पहले सभी ईमेल की जाँच करें और प्रूफ्रेड करें.

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3. जानने से बचने के लिए क्या पता है. ईमेल के माध्यम से प्रेषित किए जाने के संबंध में शिष्टाचार के कुछ नियम हैं. किसी से संपर्क करने से पहले भेजने से बचने के लिए क्या समझें.

अनुलग्नक ठीक हैं यदि आप विशेष रूप से अनुरोध किए गए जानकारी के बारे में ईमेल कर रहे हैं, लेकिन संकेत के बिना अजनबियों को अनुलग्नक न भेजें.

अत्यधिक संलग्नक और फ़ाइलों से बचें. ऐसी जानकारी भेजने की घटना में आवश्यक है, प्राप्तकर्ता को एक सिर देने से पहले एक ईमेल भेजें.

अत्यधिक लंबे हस्ताक्षर का उपयोग न करें. आदर्श रूप से, आपके हस्ताक्षर में केवल आपका नाम, मेलिंग पता, ईमेल पता, और फोन नंबर शामिल होना चाहिए. यदि आप चाहते हैं, तो यह आपके नौकरी का शीर्षक शामिल करना भी उचित है.

ग्राफिक्स या पृष्ठभूमि शामिल न करें. वे ईमेल मेमोरी को क्लोज करते हैं और एक व्यावसायिक सेटिंग में अव्यवसायिक के रूप में आते हैं.

3 का भाग 3:

ईमेल खत्म करना

1. प्रतिक्रिया देने के तरीके पर प्राप्तकर्ता निर्देश दें. ईमेल के अंत में, प्राप्तकर्ता का पालन करने के तरीके पर निर्देश प्रदान करें.

विनम्रता से एक समय सीमा निर्दिष्ट करें जिसमें आप वापस सुनना चाहेंगे. उदाहरण के लिए, "यदि आप कल के अंत तक मेरे पास वापस आ सकते हैं, तो मैं वास्तव में इसकी सराहना करता हूं."
आवश्यकतानुसार किसी भी संपर्क जानकारी को शामिल करें. आप बस कह सकते हैं, "यह मेरे पास पहुंचने के लिए सबसे अच्छा ईमेल है" या एक फोन कॉल का अनुरोध करें और अपना नंबर शामिल करें.
प्राप्तकर्ता से आप जो चाहते हैं उसके बारे में विशिष्ट रहें. बस मत कहो, "मुझे आशा है कि आप शीघ्र समाचार सूचना देंगे." इसके बजाय, कहो, "मैं जल्द ही आपसे सुनने की उम्मीद करता हूं ताकि हम एक नए कंप्यूटर सिस्टम में संक्रमण की रसद पर चर्चा कर सकें."

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2. एक उपयुक्त भेजें का उपयोग करें. आपके नाम से पहले, एक अलविदा का कुछ रूप होगा. अपने ईमेल के लिए एक व्यवसाय उचित भेजें.

बस एक हाइफ़न का उपयोग न करें और फिर अपना नाम शामिल करें. यह बहुत अनौपचारिक है, जैसा कि साइन ऑफ करता है "फिर मिलेंगे" तथा "आराम से." स्माइली चेहरे की तरह इमोटिकॉन्स, सबसे अच्छे हैं.

एक व्यापार ईमेल में, कुछ ऐसा "सबसे बेहतर" या "शुभकामनाएं" उचित है क्योंकि यह व्यावसायिकता को बलिदान के बिना अनुकूल है. "ईमानदारी से" एक और अच्छा विकल्प है, लेकिन भरी के रूप में बंद हो सकता है.

"धन्यवाद" तथा "धन्यवाद" भी उचित हैं, लेकिन अगर आप प्राप्तकर्ता को एक विशिष्ट कार्य या कर्तव्य करने के लिए नहीं पूछ रहे हैं तो इससे बचा जाना चाहिए.

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3. ऊपर का पालन करें. बिजनेस वर्ल्ड व्यस्त है. यदि आप प्राप्तकर्ता से उचित समय सीमा में वापस नहीं सुनते हैं तो यह उचित है एक फॉलो अप ई-मेल भेजें.

अगर कोई जवाब नहीं देता है, तो यह संभवतः जानबूझकर नहीं था. ईमेल का समर्थन किया जाता है और कई बार, भले ही आप उचित प्रोटोकॉल का पालन करते हैं, चीजें गलती से स्पैम फ़िल्टर में समाप्त होती हैं.

एक अनुवर्ती ईमेल एक ईमेल का सीधा जवाब होना चाहिए जिसे आपने पहले ही भेजा है. विनम्र हो, जैसे कुछ के साथ शुरू, "मुझे पता है कि आप शायद बहुत व्यस्त हैं, लेकिन मैं सिर्फ यह सुनिश्चित करना चाहता था कि आपको मेरा ईमेल मिला." फिर संक्षेप में मूल संदेश के विषय को पुनर्स्थापित करें.