शिकायत पत्र कैसे समाप्त करें: 8 चरण (चित्रों के साथ)

ए शिकायत पत्र उपभोक्ता के रूप में आपकी नाराजगी को व्यक्त करने का एक अच्छा तरीका है. आप किसी कंपनी के उत्पाद या किसी संगठन की सेवा के साथ आपके पास एक समस्या को नोट करने के लिए एक शिकायत पत्र लिख सकते हैं. आपके पास किए गए पत्र के उद्घाटन और मध्य पैराग्राफ हैं, लेकिन आप एक पेशेवर नोट पर इसे लपेटने के तरीके पर फंस गए हैं. एक शिकायत पत्र समाप्त करने के लिए, एक पॉलिश समापन अनुच्छेद लिखें. फिर, एक संकेत के साथ खत्म करें जो औपचारिक और ईमानदार है.

कदम

2 का भाग 1:

समापन अनुच्छेद लिखना

1. राज्य कि आप उनके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं. प्राप्तकर्ता को बताकर अनुच्छेद शुरू करें कि आप अपनी शिकायत के प्रति अपनी प्रतिक्रिया सुनने के लिए उत्सुक हैं. यह प्राप्तकर्ता को याद दिलाएगा कि आप अपनी चिंताओं के बारे में उनकी प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं.

उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "मैं आपकी शिकायत के जवाब के लिए तत्पर हूं" या "मुझे विश्वास है कि आप मेरी शिकायत का जवाब देंगे."

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2. एक ग्राहक के रूप में अपने समर्पण पर ध्यान दें. यदि आपने अतीत में कंपनी के साथ खरीदारी की है और एक समर्पित ग्राहक हैं, तो समापन अनुच्छेद में इस पर ध्यान दें. ऐसा करने से प्राप्तकर्ता को यह पता चल जाएगा कि आपका व्यवसाय उनके लिए मूल्यवान है.

उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "एक समर्पित ग्राहक के रूप में, मुझे आशा है कि आप मेरी समस्या को हल करने के लिए काम करेंगे और एक संकल्प ढूंढेंगे" या "मैं अब आपकी कंपनी के एक समर्पित ग्राहक रहे हैं और मुझे उम्मीद है कि आप मेरी शिकायत को गंभीरता से ले लेंगे."

3. उनकी प्रतिक्रिया के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें. अपने पत्र का जवाब देने के लिए उनके लिए समय सीमा निर्धारित करके कंपनी या संगठन पर दबाव डालें. ध्यान दें कि यदि आप समय सीमा के भीतर वापस नहीं सुनते हैं, तो आप उपभोक्ता संरक्षण एजेंसी या आपके क्षेत्र में बेहतर व्यापार ब्यूरो से सहायता प्राप्त करने जा रहे हैं.

उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "मैं इस मुद्दे के बारे में आपसे एक सप्ताह सुनने के लिए एक सप्ताह का इंतजार करूंगा, और फिर मैं उपभोक्ता संरक्षण एजेंसी या मेरे स्थानीय बेहतर व्यापार ब्यूरो से मदद मांगूंगा."

एक व्यंग्य कार्टूनिस्ट चरण 15 शीर्षक वाली छवि

4. पत्र के साथ संलग्न किसी भी दस्तावेज या रसीदों का ध्यान रखें. यदि आप किसी भी दस्तावेज या रसीदों को खरीद के सबूत के रूप में शामिल करते हैं, तो पत्र के अंत में उन पर ध्यान दें ताकि प्राप्तकर्ता जानता है कि वे संलग्न हैं. दस्तावेज या रसीदें प्रदान करने से आपकी शिकायत को मजबूत करने और उस कंपनी को दिखाने में मदद मिल सकती है जिसे आप वैध शिकायत दर्ज कर रहे हैं.

उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "कृपया अपने रिकॉर्ड के लिए आइटम की खरीद के सबूत के रूप में मेरे प्राप्तकर्ता की एक प्रति संलग्न करें."

5. उत्तर के लिए अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें. प्राप्तकर्ता को अपना पता, ईमेल या फोन नंबर देकर अनुच्छेद को समाप्त करें. क्षेत्र कोड और अपना घर या कार्यालय फोन नंबर लिखें.

उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "कृपया फोन से मुझसे संपर्क करें (305) 123-4567."

2 का भाग 2:

साइन ऑफ का चयन करना

1. एक औपचारिक साइन ऑफ के लिए "सादर" का उपयोग करें. इसे किसी ऐसे व्यक्ति को औपचारिक पत्र के लिए मानक साइन ऑफ माना जाता है जिसे आप नहीं जानते हैं, जैसे कि एक कंपनी या संगठन. यह छोटा और बिंदु है.

2. कम औपचारिक साइन ऑफ के लिए "सर्वोत्तम" या "ईमानदारी से" के साथ समाप्त करें. यदि आप थोड़ा कम औपचारिक और थोड़ा अधिक अनुकूल होना चाहते हैं तो ये विकल्प अच्छे हैं. यदि आप इसे "सर्वश्रेष्ठ" पसंद करते हैं तो "सभी बेहतरीन" भी अच्छा काम करते हैं."

3. साइन ऑफ के तहत अपना नाम रखें. साइन ऑफ के नीचे हस्तलेखन करके अपना नाम साइन इन करें. यदि आप चाहें तो साइन ऑफ के तहत आप अपना नाम भी टाइप कर सकते हैं.

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