दान अनुरोध पत्र को कैसे प्रारूपित करें
एक दान पत्र व्यक्तियों, कंपनियों या संगठनों से दान के लिए एक औपचारिक, लिखित अनुरोध है. यह पत्र संभावित दाता को अनुरोध संगठन के बारे में जानकारी और उस परियोजना के बारे में जानकारी के बारे में जानकारी प्रदान करता है जिसके लिए दान मांगा जा रहा है. आपको पत्र के प्रारूप और सामग्री को अपने संगठन की जरूरतों के दान की आवश्यकता के रूप में अपील करने की आवश्यकता है.
कदम
3 का भाग 1:
पत्र को स्वरूपित करना
1. संगठन के नाम और पते से शुरू करें. ऊपरी बाएं कोने में, यदि आप पहले से लेटरहेड का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो अपने संगठन का नाम रखें. नाम के नीचे, अपने संगठन का पता जोड़ें. लोगों के लिए आपसे संपर्क करने के लिए एक फोन नंबर और ईमेल होना भी अच्छा है.
2. दिनांक जोड़ें. शीर्ष पते के नीचे एक पंक्ति छोड़ें. उस स्थान पर, दिनांक जोड़ें. आपको महीने लिखना चाहिए, उसके बाद तिथि, अल्पविराम, और वर्ष. महीने का नाम बताएं.
3. ग्राहक का पता जोड़ें. तारीख और इस भाग के बीच एक रेखा छोड़ें. इसके बाद, आप उस व्यक्ति का नाम डालते हैं जिसे आप पत्र भेज रहे हैं. उस के नीचे, व्यक्ति का पता जोड़ें. नीचे, फोन नंबर और ईमेल जोड़ें.
4. अभिवादन बनाएँ. एक और लाइन छोड़ें. यदि आप उस व्यक्ति के लिंग को जानते हैं जिसे आप पत्र भेज रहे हैं, तो इसका उपयोग करना सबसे अच्छा है "कुमारी," "श्रीमती.," या "श्री ग." आप उपयोग कर सकते हैं "एमएस." यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कोई महिला शादीशुदा है या नहीं. यदि आप व्यक्ति के लिंग के बारे में निश्चित नहीं हैं, तो सम्मान को छोड़ दें ( "श्री ग." या "श्रीमती."). किसी भी तरह से, साथ शुरू "प्रिय."
5. पाठ का शरीर शुरू करें. इसके बाद, आपके पास पाठ का शरीर होगा. अक्सर, व्यावसायिक पत्र इंडेंट नहीं होते हैं, जिसका अर्थ है कि एक अनुच्छेद की शुरुआत में एक संकेत नहीं है और आप प्रत्येक अनुच्छेद के बीच एक रेखा डालते हैं. हालांकि, यदि आप चाहें तो भी आप इंडेंट कर सकते हैं, इस मामले में आपको पैराग्राफ के बीच लाइनों की आवश्यकता नहीं है, हालांकि आप उन्हें स्पेस पसंद करते हुए जोड़ सकते हैं.
6. एक समापन. एक लाइन छोड़ें. चुनें कि आप कितने औपचारिक या अनौपचारिक होना चाहते हैं. आम तौर पर, आप इस विकल्प को इस बात पर आधारित करते हैं कि आपका संगठन स्वयं कैसे प्रतिनिधित्व करता है. यदि आप अपने आउटरीच में अधिक अनौपचारिक होते हैं, तो आप उपयोग कर सकते हैं "ध्यान रखें" या "शुभकामनाएं" पत्र बंद करने के लिए. अधिक औपचारिक समापन के लिए, कोशिश करें "ईमानदारी से."
7. पत्र पर हस्ताक्षर करें. क्लोजिंग के नीचे कुछ पंक्तियाँ खाली छोड़ें जहां आप पत्र पर हस्ताक्षर करेंगे. नीचे जो आपका नाम और अपना शीर्षक जोड़ें. नीचे, अपने संगठन का नाम डालें.
3 का भाग 2:
सामग्री बनाना
1. अपने संगठन के बारे में पहला पैराग्राफ बनाएं. आपको पाठक को पेश करने की आवश्यकता है कि आप कौन हैं. अपना मूल मिशन शामिल करें. आप इस बारे में एक छोटा सा उपेक्षा भी शामिल कर सकते हैं कि आपके संगठन ने अतीत में किसी की मदद कैसे की है. असल में, आपको पाठक को यह बताने की ज़रूरत है कि आपका संगठन क्या है और क्या करता है.
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "हम अपने संगठन की ओर से लिख रहे हैं, बच्चों के लिए चश्मा. हम एक गैर-लाभकारी हैं जो विकासशील देशों में बच्चों को चश्मा लाने के लिए काम करता है. कई बच्चे जिन्हें हम खराब दृष्टि के कारण स्कूल में भाग लेने में मदद नहीं कर पाए हैं, इसलिए उन्हें दृष्टि का उपहार देकर, हम शिक्षा का उपहार भी देते हैं."
2. दूसरे पैराग्राफ में आप जो चाहते हैं उसे स्थापित करें. दूसरा पैराग्राफ पाठक को वही बता रहा है जो आप चाहते हैं. यह एक निश्चित दान राशि हो सकती है, या आप पाठक को कितना दूर छोड़ सकते हैं.
3. संक्षेप में लिखें. कोई भी आपके लिए आवश्यक धन के बारे में एक नोवेला नहीं चाहता है. एक छोटा सा उपाध्यक्ष ठीक है, लेकिन अपने पत्र को छोटा और बिंदु पर रखें. निश्चित रूप से, आप एक पृष्ठ पर नहीं जाना चाहते हैं.
4. व्यक्ति को धन्यवाद. पत्र का निष्कर्ष आप व्यक्ति को धन्यवाद देना चाहिए. चाहे वह दान करे या नहीं, उस व्यक्ति ने आपके पत्र को पढ़ने के लिए समय निकाल लिया है, इसलिए आपको उस समय खर्च करने के लिए उन्हें धन्यवाद देना चाहिए.
5. अंत में एक अनुरोध जोड़ें. जब आप व्यक्ति को धन्यवाद दे रहे हैं, तो आप अपना अनुरोध भी दोहरा सकते हैं. असल में, आप अपने पाठक को यह जानना चाहते हैं कि आप पत्र को पढ़ने के समय के बाद क्या कर रहे हैं.
3 का भाग 3:
अधिक प्रभावी होने के लिए युक्तियों का उपयोग करना
1. अपने पत्र को अनुकूलित करें. यदि संभव हो, तो प्रत्येक पत्र को उस व्यक्ति को व्यक्तिगत बनाएं जिसे आप दान करने के लिए कह रहे हैं. व्यक्ति के नाम का उपयोग करें, और यदि आप कर सकते हैं, तो उसे या उसके अंदर खींचने में मदद करने के लिए व्यक्ति के बारे में enecdotes या व्यक्तिगत विवरण जोड़ें.
2. दान प्रक्रिया को सरल बनाएं. एक तरह से आप लोगों को दान करने के लिए प्राप्त कर सकते हैं दान करने का एक आसान तरीका प्रदान करना है. चाहे आप दान के लिए एक (मुद्रित) लिफाफा शामिल करें या दान में पाठ के लिए एक रास्ता प्रदान करें, इसे जितना संभव हो सके उतना आसान बना देगा, लोगों को दान करने के लिए एक लंबा रास्ता तय करेगा.
3. अपने पाठक से जुड़ने की कोशिश करें. यदि आप अपना शोध करते हैं, तो आप एक कनेक्शन बनाने के लिए अपने पत्र का उपयोग कर सकते हैं. अपने पाठक के साथ अपने पत्र को चलाने के लिए अपने पाठक को अपने पत्र को चलाने के बारे में आप जो जानते हैं उसका उपयोग करें.
4. अपने दाताओं को धन्यवाद देना न भूलें. जब आप एक दान प्राप्त करते हैं, तो अपने दाताओं को धन्यवाद देने के लिए कुछ रास्ता खोजना महत्वपूर्ण है. यह आपकी वेबसाइट पर अपने नाम डालने या उन्हें एक सरल धन्यवाद कार्ड भेजने जितना आसान हो सकता है. बस अपने दाताओं को बताएं कि उनकी सराहना की जाती है.
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