एक इस्तीफा पत्र कैसे स्वीकार करें
कर्मचारियों के प्रबंधन के अधिक चुनौतीपूर्ण पहलुओं में से एक कर्मचारी के प्रस्थान से निपट रहा है.समय से पहले एक संरचित पृथक्करण नीति होने से आपको यह पता चल जाएगा कि इस्तीफा पत्र को कैसे स्वीकार किया जाए.कुछ बुनियादी व्यावसायिक प्रबंधन कौशल का उपयोग करके, आप अपनी कंपनी से एक अमूर्त तरीके से इस्तीफा देने के लिए एक कर्मचारी के निर्णय को उचित रूप से संभालने के लिए सीख सकते हैं.
कदम
3 का भाग 1:
व्यवसाय की देखभाल करना (प्रशासनिक विवरण)
1. इस्तीफा पत्रों को संभालने के लिए एक तार्किक प्रणाली का विकास. यदि आपके पास आउटगोइंग कर्मचारियों से निपटने का स्पष्ट, संक्षिप्त तरीका नहीं है तो आप अव्यवसायिक दिखाई देंगे.
- कर्मचारियों को इस्तीफा देने के लिए सामान्य पृथक्करण सूचना पैकेट रखने के लिए फायदेमंद हो सकता है. यदि वे आपके इस्तीफे के साथ आते हैं, तो वे शायद आपकी कंपनी के संक्रमण को यथासंभव आसानी से जाने के लिए आवश्यक कदम बनाने के बारे में आपसे बात करना चाहेंगे. उन्हें पेशेवर सलाह प्रदान करें और पृथक्करण पैकेज जैसे आइटमों के लिए एक संरचित रूपरेखा बनाए रखें, नोटिस आवश्यकताओं को छोड़ दें, अंतिम वेतन के लिए अग्रेषण पते का प्रावधान, और रोजगार की अंतिम तिथियां.
2. निर्धारित करें कि काउंटरऑफर्स कब बनाए जाएंगे. प्रत्येक इस्तीफा अलग होता है और इसमें अलग-अलग परिदृश्य शामिल होते हैं. एक नियोक्ता के रूप में, आपको यह निर्धारित करना होगा कि काउंटरऑफर्स कब स्वीकार्य हैं और जब आप बस कर्मचारी को जाने देंगे. कुछ नियोक्ताओं के पास एक कर्मचारी को बनाए रखने की कोशिश करने की नीति नहीं है जो प्रतीत होता है कि वहां नहीं रहना चाहते हैं. हालांकि, एक नीति जो कुछ बातचीत की अनुमति देती है, फायदेमंद हो सकती है, खासकर जब कर्मचारी आपकी टीम के लिए मूल्यवान है.
3. एक उत्तर पत्र ड्राफ्ट.आपके मानक इस्तीफा स्वीकृति प्रणाली में शामिल एक उत्तर पत्र होना चाहिए.पत्र को यह बताना चाहिए कि आपको कर्मचारी के नुकसान पर खेद है, लेकिन सम्मान और उनके निर्णय को समझते हैं.उन्हें उस तारीख के बारे में सूचित करें जिसे आपने पत्र और उनके अंतिम कार्यदिवस की तारीख प्राप्त की थी.सौहार्दपूर्ण रहें और अपने आउटगोइंग कर्मचारी को सर्वश्रेष्ठ की कामना करें.
"प्रिय [कर्मचारी का नाम],
मुझे आपके इस्तीफे की सूचना पर खेद है [तिथि इस्तीफा नोटिस प्रस्तुत किया गया था].आपके इस्तीफे को मंजूरी दे दी गई है और आपका अंतिम कार्य दिवस होगा [अंतिम कार्य दिवस की तारीख].यह आपके साथ और पूरी कंपनी की ओर से काम करने में खुशी हुई है, मैं आपको भविष्य के प्रयासों में शुभकामनाएं देना चाहता हूं.कृपया इस कार्यालय को किसी भी प्रश्न को निर्देशित करें.आपके कई वर्षों की सेवा के लिए धन्यवाद.
ईमानदारी से, [आपका नाम]."
4. गोपनीय व्यावसायिक जानकारी की रक्षा करें.यदि आपकी कंपनी ने कंपनी क्रेडिट कार्ड, बैंक खातों, ऑटोमोबाइल, या लैपटॉप या अन्य इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों तक व्यक्तिगत पहुंच प्रदान की है, तो सुनिश्चित करें कि इन्हें वापस कर दिया गया है.प्रस्थान करने के बाद, सुरक्षा कार्ड के माध्यम से कार्यालय के लिए कर्मचारी की पहुंच को समाप्त करें और सिस्टम लॉगऑन जानकारी बदलें.इस्तीफा पत्र को स्वीकार करने के तरीके पर विचार करते समय आपकी कंपनी और इसकी संपत्ति की सुरक्षा आपकी प्राथमिकता सूची के शीर्ष पर होनी चाहिए.
5. चीजों को लपेटें.यदि इस्तीफा कर्मचारी एक परियोजना या सौदे के बीच में है, तो उन्हें इसे समाप्त करने के लिए प्राप्त करें.यदि उनके लिए प्रस्थान करने से पहले अपने वर्तमान वर्कलोड को पूरा करना असंभव है, तो उन्हें एक रिपोर्ट तैयार करने के लिए तैयार करें जो किया गया है और पूर्ववत छोड़ दिया गया है.उन्हें बताएं कि कंपनी छोड़ने से पहले उनकी क्या उम्मीद है.
6. समाप्ति तिथि स्थापित करें.आम तौर पर, मानव संसाधन दिशानिर्देश जनादेश देते हैं कि कर्मचारी इस्तीफा देने से पहले कम से कम दो सप्ताह का नोटिस प्रदान करता है.दो हफ्तों के अंत में, कर्मचारी छोड़ने के लिए स्वतंत्र है.आप कर्मचारी के वर्तमान वर्कलोड के बारे में क्या जानते हैं, आप उस समय सीमा का विस्तार करने का अनुरोध कर सकते हैं या नहीं कर सकते हैं.समाप्ति तिथियां कंपनी की स्थिति के साथ कंपनी के भीतर भिन्न हो सकती हैं- अधिक जिम्मेदारियों वाले व्यक्तियों को आम तौर पर जूनियर रैंक-एंड-फाइल कर्मचारियों की तुलना में कंपनी को आधिकारिक रूप से छोड़ने से पहले लंबे समय तक इंतजार करना पड़ता है.
7. एक प्रतिस्थापन पर काम करने पर काम करते हैं.किसी अन्य कर्मचारी के साथ छोड़ने वाले कर्मचारी को बदलने की दिशा में तुरंत शुरू होना चाहिए.एक स्वीकार्य उम्मीदवार के लिए अपनी फर्म के रोस्टर खोजें.सुझावों के लिए आउटगोइंग कर्मचारी से पूछें कि वे किसके बारे में सोचते हैं कि पद के लिए एक अच्छा फिट होगा.यदि आपकी कंपनी के भीतर कोई योग्य कर्मचारी मौजूद नहीं हैं, तो बाहरी उम्मीदवारों को भर्ती प्रक्रिया खोलें.एक स्विफ्ट और समय पर आउटगोइंग कर्मचारी के प्रतिस्थापन को ढूंढना और प्रशिक्षण देना यह सुनिश्चित करेगा कि वर्कफ़्लो रुकावट को कम किया गया है.
8. एक निकास साक्षात्कार आयोजित करें.एक निकास साक्षात्कार प्रस्थान कर्मचारी को आपके साथ अपने अनुभव के बारे में बात करने का मौका देता है और उन्हें अपने विशिष्ट विभाग में या बड़े पैमाने पर व्यवसाय में काम करने का मौका देता है.बाहर निकलने वाले कर्मचारी को कंपनी, उसके सहकर्मियों और बाहर निकलने के साक्षात्कार के दौरान प्रबंधन के मूल्यांकन में ईमानदार होने के लिए प्रोत्साहित करें.ध्यान से सुनो और अपनी अंतर्दृष्टि का उपयोग यह जानने के अवसर के रूप में करें कि आप अपने प्रतिस्थापन की कितनी पहचान सकते हैं और स्थिति को मानने वाले व्यक्ति के लिए अपेक्षाओं को समायोजित कर सकते हैं.
3 का भाग 2:
एक काउंटरफ़ोफर बनाना
1. तय करें कि क्या आप कर्मचारी के इस्तीफे को स्वीकार करना चाहते हैं.रहने के लिए एक कर्मचारी के साथ सौदेबाजी आमतौर पर एक अच्छा विचार है यदि आप इसे बर्दाश्त कर सकते हैं, खासकर यदि उनके पास कंपनी के साथ कई सालों हैं, तो बहुत सारे संस्थागत ज्ञान और मूल्यवान संपर्क जो उनकी नई स्थिति में उसका पालन कर सकते हैं.
2. कंपनी को छोड़ने के कर्मचारी के कारणों के बारे में जितना हो सके उतना पता लगाएं.यह स्पष्टीकरण का उपयोग यह तय करने के लिए करें कि क्या कर्मचारी को सौदा किया जा सकता है.यदि आपका कर्मचारी छोड़ रहा है क्योंकि वे अपनी नौकरी से नफरत करते हैं, तो उन्हें चारों ओर रखने की कोशिश न करें.हालांकि, अगर वे बेहतर नौकरी को आगे बढ़ाने के लिए जा रहे हैं - अधिक स्वतंत्रता, बेहतर वेतन, या अधिक प्रतिष्ठा के साथ - आप काउंटरफ़ोफर बनाकर उनसे बाहर बात करने पर विचार कर सकते हैं.
3. अपरिहार्य में देरी मत करो.अक्सर, एक कर्मचारी को बनाए रखने के लिए एक काउंटरफ़ोफर उन्हें लंबे समय तक आपकी फर्म में नहीं रखेगा.उन लोगों से परे कारण हो सकते हैं जिन्हें उन्होंने स्वीकार किया था, जिसमें उन्हें आपकी फर्म छोड़ना चाहते हैं.यह कहना नहीं है कि आपका कर्मचारी झूठ बोल रहा है, लेकिन वे वास्तव में विश्वास कर सकते हैं कि उनकी वर्तमान स्थिति अकेले पैसे रखने के लायक है.आम तौर पर, कर्मचारी अपने पेचेक के आकार के कारण पूरी तरह से नहीं जा रहे हैं. उन्हें चारों ओर रखना एक अस्थायी समाधान सबसे अच्छा बच गया है.
4. उस संदेश पर विचार करें जो आप भेज रहे हैं.यदि अन्य कर्मचारियों को इस तथ्य की हवा मिलती है कि आपने उन्हें रहने के लिए अपने इस्तीफा कर्मचारी के लिए एक प्रतिरूपण किया है, अन्य लोग आपको लोगों को कूदने से रखने के लिए बेताब के रूप में देख सकते हैं.इसके अलावा, वे महसूस कर सकते हैं कि उन्हें अन्य कार्य के अवसरों को भी देखना चाहिए, और बढ़ाव या पदोन्नति प्राप्त करने के लिए छोड़ने की धमकी दी जानी चाहिए.
5. कर्मचारी को रहने के लिए दबाव न दें.यदि उनका मन बना है, तो आप उन्हें रहने के लिए झुकाव से कुछ भी हासिल नहीं करेंगे.फर्म की गुणवत्ता के बारे में संदेह न करें या संदेह बढ़ाएं आपका आउटगोइंग कर्मचारी शामिल हो रहा है.यदि कर्मचारी ने इस्तीफा देने के अपने फैसले के बारे में कम सुनिश्चित किया है, तो उन्हें छोड़कर बेवकूफ, दोषी या स्वार्थी महसूस करना न केवल अव्यवसायिक और मनोरंजक है, बल्कि आपके सर्वोत्तम हित में नहीं है.यह वंचित व्यवहार एक नेता का अयोग्य है.
6. ईमानदार हो.यदि आप इसे वितरित नहीं कर सकते हैं तो एक इस्तीफा कर्मचारी नई जिम्मेदारियों या कार्यालय संस्कृति में बदलाव का वादा न करें.इस तरह की असमानता को आपके आउटगोइंग कर्मचारी को बेकार कर दिया जाएगा, और उन्हें अपने मुंह में खराब स्वाद के साथ छोड़ दें जब वे अंततः महसूस करेंगे कि कुछ भी नहीं बदलेगा.
3 का भाग 3:
अलविदा कहकर और प्रशंसा दिखा रहा है
1. अपनी मजबूती बनाए रखें.पेशेवर रूप से इस्तीफे को संभालें.यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आपको व्यक्ति में इस्तीफा पत्र सौंप दिया जाता है और कर्मचारी के छोड़ने की पहली सूचना प्राप्त कर रहे हैं.भावनात्मक रूप से प्रतिक्रिया न करें.यदि आप नकारात्मक प्रतिक्रिया देते हैं, तो कर्मचारी आप या उनके सहकर्मियों पर नाराज हो सकता है.
- एक खट्टा कर्मचारी कुछ हफ्तों बना सकता है जो वे कंपनी में एक दुःस्वप्न बने रहते हैं.
- दुख, सदमे, या दुःख के साथ प्रतिक्रिया, जबकि समझने योग्य, स्थिति को इस्तीफा देने वाले कर्मचारी के लिए और भी तनावपूर्ण और कठिन बना सकता है.
- उन्हें रहने के लिए कहकर कर्मचारी के तनाव और असुविधा में शामिल न हों (जब तक कि आप एक बेहतर वेतन और लाभ भी प्रदान नहीं करते).
2. कर्मचारी को सिफारिश का एक पत्र दें.इन्हें सही ढंग से वर्णन करना चाहिए कि कर्मचारी की जिम्मेदारियां क्या थीं.उनके साथ काम करें यदि वे आपकी फर्म के लिए किए गए काम के बारे में उनके पत्र में विशिष्टताएं चाहते हैं, लेकिन ईमानदार और ईमानदार रहें.अपने पत्रों को संक्षिप्त और बिंदु पर रखें.यदि पत्र प्राप्त करने वाली कंपनी के पास प्रश्न हैं, तो वे आपसे संपर्क करेंगे.
3. गिरोह को जानने दो.इस्तीफे की घोषणा करने वाले कर्मचारी के सहकर्मियों को एक ज्ञापन या ईमेल भेजें.उन्हें खेदजनक तरीके से पता है कि प्रश्न में कर्मचारी छोड़ रहा है, और उस कंपनी की ओर से आप उन्हें अपने भविष्य के प्रयासों में अच्छी तरह से चाहते हैं.
4. कर्मचारी के निर्णय का जश्न मनाएं.भले ही आप एक अच्छे कार्यकर्ता (और यहां तक कि एक अच्छे दोस्त) को देखने के लिए निराश हैं, यह महत्वपूर्ण है कि वे जानते हैं कि उनके काम और योगदान मूल्यवान थे.उन्हें अपने अंतिम दिन के अंत में एक कार्य दल फेंकने के लिए उन्हें बताएं.यदि आप कार्यालय का समय हर किसी से दूर नहीं लेना चाहते हैं, तो कर्मचारी के अंतिम कार्य दिवस के अंत के बाद सभी को पेय के लिए मिलने की व्यवस्था करें.यदि आपको लगता है कि अधिक अंतरंग भेजना उचित है, तो कर्मचारी के अंतिम दिन में एक छोटी सी टीम दोपहर का भोजन करें.
5. दरवाज़ा खुला छोड़ दो.यदि वे अपने नए नियोक्ता को काम नहीं करते हैं तो वापस करने के लिए कर्मचारी को अवसर का विस्तार करें.उन्हें बताएं कि उनके पास हमेशा आपके व्यवसाय पर एक घर होगा.
टिप्स
जिस तरह से आप किसी कर्मचारी के इस्तीफे का जवाब देते हैं, वे सीधे प्रभावित होते हैं कि आपके शेष कर्मचारी आपको कैसे देखते हैं और आउटगोइंग कर्मचारी का इलाज करते हैं.यदि आप रनर, निराशा, नाराजगी और निराशा के साथ प्रतिक्रिया करते हैं, तो आपके कर्मचारी आउटगोइंग कर्मचारी को बुरी तरह से इलाज कर सकते हैं.चाहे आप निराश हों या उसे छोड़ रहे हों, वे छोड़ रहे हैं, एक सकारात्मक दृष्टिकोण के साथ इस्तीफा देने के कर्मचारी के निर्णय को स्वीकार करें.
हमेशा कर्मचारियों को इस्तीफे की एक लिखित सूचना प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है.मौखिक इस्तीफा ("मैंने छोड़ दिया!") बाद में कर्मचारियों द्वारा अनुचित बर्खास्तगी के दावे का नेतृत्व कर सकते हैं.
चेतावनी
बर्निंग ब्रिज कभी भी एक अच्छा विचार नहीं है, खासकर जब एक कर्मचारी से निपटने के लिए जिसने आपकी कंपनी की सफलता में महत्वपूर्ण भूमिका निभाई है.
हर राज्य में रोजगार संबंधों के बारे में अलग-अलग कानून होते हैं. सुनिश्चित करें कि आप उन सभी राज्य और स्थानीय कानूनों को समझते हैं और अनुपालन करते हैं जहां आप काम करते हैं.
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