एक आईएसओ प्रमाणीकरण के लिए आवेदन कैसे करें

उपभोक्ताओं को मानकीकरण (आईएसओ) सिग्नल के लिए अंतर्राष्ट्रीय संगठन द्वारा प्रमाणित आपकी कंपनी या उत्पाद होने के कारण, जो सेवा आप प्रदान कर रहे हैं वह सुरक्षित, कुशल और विश्वसनीय है. एक बार जब आप एक व्यापक गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली विश्लेषण को एक साथ रख देते हैं, तो एक मान्यता प्राप्त बाहरी प्रमाणन निकाय से रजिस्ट्रार के साथ एक लेखापरीक्षा निर्धारित करते हैं. रजिस्ट्रार यह निर्धारित करेगा कि आपकी कंपनी की नीतियां और प्रक्रियाएं आईएसओ के कठोर मानकों के अनुरूप हैं या नहीं. यदि आप सफलतापूर्वक ऑडिट पास करते हैं, तो आपको आईएसओ से प्रमाण पत्र प्राप्त होगा कि आपने प्रमाणन के लिए शर्तों को पूरा किया है.

कदम

3 का भाग 1:
एक गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली का विकास
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1. एक परियोजना पर्यवेक्षक नियुक्त करें. एक गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली बनाने के कार्य की निगरानी के लिए अपनी कंपनी के भीतर किसी को चुनें. यह अनिवार्य रूप से दस्तावेजों का एक संग्रह है जिस तरह से आपकी कंपनी अपने परिचालन को पूरा करती है. चूंकि इस तरह के एक जटिल विश्लेषण को एक साथ रखने के लिए व्यापार की नीतियों और आंतरिक संरचना की पूरी तरह से समझ की आवश्यकता होगी, केवल सबसे अनुभवी कर्मचारियों को नौकरी के लिए माना जाना चाहिए.
  • एक प्रबंधक, विभाग प्रमुख, या संचालन निदेशक एक केंद्रित गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली बनाने के लिए सबसे योग्य कर्मचारियों में से एक होगा.
  • यदि आप अपनी कंपनी के लिए एक नियंत्रण अधिकारी हैं, तो आप जिम्मेदारी पर खुद को अधिक सहज महसूस कर सकते हैं.
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    2. अपनी कंपनी के अद्वितीय प्रथाओं को दस्तावेज करें. इस चरण के दौरान, आप अपने व्यापार या उत्पाद की हर विशेषता को लिखित में रेखांकित करेंगे. आपके गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली विश्लेषण में आपकी कंपनी के मिशन स्टेटमेंट, विशिष्ट नीतियों और प्रक्रियाओं की जानकारी, और राज्य और संघीय मानकों की एक सूची जैसे विवरण शामिल हो सकते हैं, जिनके अनुसार आप संचालित करते हैं.
  • अपनी गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली के बारे में सोचें कि आपकी कंपनी किसी विशेष उत्पाद, सेवा, या व्यावसायिक मॉडल के साथ क्या हासिल करने की उम्मीद करती है, और इसे प्राप्त करने के लिए उनके द्वारा अनुसरण किए जाने वाले सटीक कदमों के बारे में एक व्यापक अवलोकन के रूप में.
  • यदि आप किसी उत्पाद के लिए प्रमाणीकरण की मांग कर रहे हैं, तो आपके विश्लेषण का उद्देश्य उत्पाद के डिजाइन और सामग्रियों, आपकी कंपनी की उत्पादन प्रणाली, और आपकी कंपनी की आंतरिक गुणवत्ता-मूल्यांकन प्रक्रिया का वर्णन करना होगा.
  • यह आईएसओ प्रमाणीकरण को सुरक्षित करने में सबसे अधिक मांग वाला कदम है, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए अपना समय लें कि आपका दस्तावेज सावधानीपूर्वक है.
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    3. एक आंतरिक लेखा परीक्षा करें. कंपनी के डे-टू-डे ऑपरेशंस के खिलाफ अपने गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली विश्लेषण में रखी गई जानकारी की तुलना करने के लिए एक योग्य कर्मचारी असाइन करें. विशेष रूप से, उन्हें यह देखना चाहिए कि आपकी प्रक्रियाएं उद्योग के नियमों और कंपनी मानकों दोनों को संतुष्ट करती हैं. यदि आप आईएसओ प्रमाणीकरण प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि उत्पादन या सेवा के हर पहलू का वर्णन किया जा रहा है जिस तरह से इसका वर्णन किया जा रहा है.
  • अपने आंतरिक लेखा परीक्षक को अपने गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज़ीकरण के बीच विसंगतियों के लिए नजर रखने के लिए निर्देश दें और जिस तरह से चीजें वास्तव में की जा रही हैं.
  • ऑडिटर की भूमिका के लिए प्रोजेक्ट पर्यवेक्षक के अलावा किसी अन्य का नाम दें. इससे निष्पक्षता सुनिश्चित करने और संभावित अंतराल की संभावनाओं को कम करने में मदद मिलेगी.
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    4. अपने प्रथाओं में कोई आवश्यक सुधार करें. यदि आपका आंतरिक लेखापरीक्षा कुछ विशेषता को बदल देती है जो सूंघने के लिए नहीं है, तो आपकी सर्वोच्च प्राथमिकता औपचारिक लेखापरीक्षा को जमा करने से पहले इसे सही करने के लिए होगी. एक गाइड के रूप में अपने ऑडिटर के नोट्स का उपयोग करके, उन क्षेत्रों की पहचान करें जहां आपके संचालन आपके गुणवत्ता प्रणाली द्वारा स्थापित लक्ष्यों को पूरा नहीं करते हैं. सप्ताह और महीनों में आगे बढ़ने के महीनों में संभावित मुद्दों को हल करने के तरीके खोजें.
  • अपने लक्षित प्रदर्शन मानकों को पूरा करने के लिए आपको नई नीतियों को लागू करने, सुरक्षित या अधिक कुशल प्रक्रियाओं का पता लगाने, या कर्मचारियों को वापस लेने की आवश्यकता हो सकती है.
  • 3 का भाग 2:
    एक प्रमाणित शरीर का चयन
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    1. अपने परिचालन की समीक्षा करने के लिए एक योग्य रजिस्ट्रार खोजें. एक बाहरी लेखापरीक्षा के लिए लाने के लिए एक लाइसेंस प्राप्त रजिस्ट्रार की तलाश करें. अपने क्षेत्र में संगठनों के लिए खोजें विशिष्ट क्षेत्र का प्रतिनिधित्व करें जो आपका व्यवसाय नीचे गिरता है. कुछ रजिस्ट्रार केवल सॉफ्टवेयर इंजीनियरिंग से निपटते हैं, उदाहरण के लिए, जबकि अन्य चिकित्सा उपकरणों, प्राकृतिक गैस उत्पादन और पर्यावरण प्रबंधन के लिए गुणवत्ता मानकों की गारंटी के लिए योग्य हो सकते हैं.
    • आईएसओ संगठन केवल उद्योग मानकों को तैयार करता है और स्वतंत्र प्रमाणन निकायों के लिए मान्यता प्रदान करता है-यह वास्तव में प्रमाणन जारी नहीं करता है.
    • एएनएसआई-एएसक्यू राष्ट्रीय मान्यता बोर्ड (एएनएबी) ने बाहरी लेखापरीक्षा के लिए आवेदन करने वाले व्यवसायों के लिए मान्यता प्राप्त प्रमाणित निकायों की एक निर्देशिका संकलित की है.
    • अपने व्यवसाय के लिए सही रजिस्ट्रार का चयन करना कुछ समय लग सकता है. अपनी खोज शुरू करें जबकि आप अभी भी अपने गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज को विकसित कर रहे हैं ताकि आप अपने आप को बहुत समय दें.
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    2. एक रजिस्ट्रार का चयन करें जो आवश्यक क्रेडेंशियल रखता है. आपका प्रमाणीकरण किसी ऐसे संगठन से सबसे अच्छा लगेगा जो कुछ आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए भी साबित हुआ है. केवल प्रमाणन निकायों पर विचार करें जो अनुरूपता मूल्यांकन (कैस्को) मानक पर समिति का उपयोग करते हैं. स्वतंत्र मान्यता भी एक संकेत है कि आप जिस शरीर से निपट रहे हैं उसे पूरी तरह से शोध और अनुमोदित किया गया है.
  • मान्यता एक प्रमुख प्लस है, लेकिन यह एक आवश्यकता नहीं है. एक रजिस्ट्रार अभी भी योग्य हो सकता है भले ही वे मान्यता प्राप्त प्रमाणितकर्ताओं की सूची में न हों.
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    3. एक आईएसओ आवेदन अनुबंध का मसौदा. एक बार जब आप एक रजिस्ट्रार की सेवाओं को सुरक्षित कर लेते हैं, तो लेखापरीक्षा प्रक्रिया के प्रावधानों पर चर्चा करने के लिए उनके साथ बैठें. वे दोनों पक्षों के विभिन्न कानूनी अधिकारों और दायित्वों पर जाएंगे और आपको संगठन की देयता गोपनीयता नीतियों के बारे में सूचित करेंगे. यदि आप समझौते की शर्तों से संतुष्ट हैं, तो अपनी लेखापरीक्षा तिथि की पुष्टि करने के लिए अनुबंध पर हस्ताक्षर करें.
  • बोर्ड भर में सख्त अंतरराष्ट्रीय मानकों की आवश्यकता के कारण, आपके आवेदन अनुबंध की शर्तों पर बातचीत करना संभव नहीं हो सकता है.
  • 3 का भाग 3:
    प्रमाणन के लिए आवेदन करना
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    1. प्री-मूल्यांकन के लिए अपनी गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज जमा करें. पूर्व मूल्यांकन प्रमाणन प्रक्रिया में एक आवश्यक कदम नहीं है. हालांकि, एक प्रारंभिक समीक्षा प्रमाणन निकाय को आपके दस्तावेज में किसी भी स्पष्ट त्रुटियों या चूक को इंगित करने का मौका देगी. औपचारिक लेखापरीक्षा से पहले इन मुद्दों को साफ़ करना आपको अपनी गुणवत्ता प्रणाली पर ध्यान केंद्रित करने और आईएसओ प्रमाणन मानकों को सफलतापूर्वक पूरा करने की संभावनाओं में सुधार करने में मदद करेगा.
    • यदि आप पूर्व-मूल्यांकन के माध्यम से जाने का विकल्प चुनते हैं, तो आपको अपने चुने हुए प्रमाणन निकाय को अपनी गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली कागजी कार्य की पूर्ण, अद्यतित प्रतिलिपि के साथ प्रदान करने की आवश्यकता होगी.
    • ध्यान रखें कि पूर्व-निर्धारण अवधि प्रमाणन प्रक्रिया में 2-4 सप्ताह जोड़ सकती है.
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    2. बाहरी लेखापरीक्षा पास करें. आपके निरीक्षण की शुरुआती तारीख पर, आपका रजिस्ट्रार स्वयं को पेश करने और संक्षेप में कार्यवाही पर चर्चा करने के लिए प्रमुख कंपनी कर्मियों के साथ बैठेगा. फिर वे आपकी कंपनी के परिचालनों का निरीक्षण करने और सुनिश्चित करने के लिए अपना ध्यान बदल देंगे कि वे आपके गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली में विस्तृत मानकों का पालन करते हैं. किसी भी तरह से अपनी सहायता की पेशकश करने के लिए तैयार रहें.
  • आपके या आपके कर्मचारियों को उनके संचालन के लिए केंद्रीय नीतियों और प्रक्रियाओं के विवरण की व्याख्या करने के लिए अलग-अलग साक्षात्कार या बुलाया जा सकता है.
  • वास्तविक लेखा परीक्षा एक चल रही प्रक्रिया है जो कुछ दिनों से हफ्तों तक कहीं भी ले सकती है. सटीक लंबाई आपकी गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली की जटिलता और आपकी कंपनी के आकार और संगठनात्मक संरचना पर निर्भर करेगी.
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    3. अपनी पूर्ण लेखापरीक्षा रिपोर्ट की समीक्षा करें. लेखापरीक्षा के बाद, प्रमाणनशील निकाय मेल द्वारा एक विस्तृत लेखापरीक्षा रिपोर्ट भेज देगा. रिपोर्ट लेखापरीक्षा में रजिस्ट्रार के निष्कर्षों को सारांशित करेगी और आपके किसी भी क्षेत्र को आपके ध्यान में लाएगी जहां आपकी कंपनी के अभ्यास आपके गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली में सूचीबद्ध मानकों से मेल नहीं खाते हैं ("गैर अनुरूपताओं के रूप में जाना जाता है.") रजिस्ट्रार दो अलग-अलग प्रकार के मुद्दों को उद्धृत कर सकता है-मामूली गैर-अनुरूपता और प्रमुख गैर-अनुरूपता.
  • सुनिश्चित करें कि आपके प्रोजेक्ट पर्यवेक्षक, आंतरिक ऑडिटर, और अन्य सभी प्रमुख कर्मचारी मौजूद हैं जब आप अपनी लेखापरीक्षा रिपोर्ट के निष्कर्षों पर जाते हैं.
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    4. मामूली गैर-अनुरूपता को हल करने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई की योजना जमा करें. यह एक संक्षिप्त दस्तावेज है जो इस मुद्दे की प्रकृति को समझाता है और इसे सही करने के लिए आवश्यक उपायों को व्यक्त करता है. यह प्राथमिक उद्देश्य प्रमाणनशील शरीर को प्रदर्शित करना है जिसे आप समझते हैं कि कैसे एक निरीक्षण आईएसओ मानकों तक पहुंचने में विफल रहता है. अतिरिक्त निरीक्षण की आवश्यकता के बिना सबसे मामूली गैर-अनुरूपता को मंजूरी दे दी जा सकती है, और आपके प्रमाणन को पकड़ नहीं पाएगी.
  • छोटी गैर-अनुरूपताएं छोटी प्रक्रियात्मक त्रुटियों या उन उदाहरणों का संदर्भ देती हैं जहां नीति और अभ्यास काफी लाइन नहीं होती है, लेकिन अंततः आपके उत्पाद या सेवा की गुणवत्ता को प्रभावित नहीं करती है.
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    5. प्रमुख गैर-अनुरूपताओं से निपटने के लिए अपने परिचालनों को कस लें. ये उद्धरण आपके व्यापार मॉडल की कल्पना और निष्पादित होने के तरीके में चमकदार विसंगतियों को इंगित करते हैं. एक प्रमुख गैर-अनुरूपता से वापस आने से अक्सर फॉलो-अप निरीक्षण की एक श्रृंखला शामिल होती है, साथ ही समस्या को ठीक करने से जुड़ी लागत के साथ. आपकी कंपनी या उत्पाद को प्रमाणीकरण के लिए अनुमोदित नहीं किया जाएगा जब तक कि सभी प्रमुख गैर-अनुरूपता उद्धरणों को पुन: स्थापित और रजिस्ट्रार द्वारा मंजूरी नहीं दी गई है.
  • यदि वे कानून के उल्लंघन में खोजे जाते हैं तो प्रमुख गैर-अनुरूपताएं आपको जुर्माना या समान दंड के अधीन भी छोड़ सकती हैं.
  • यदि आपकी लेखापरीक्षा रिपोर्ट एक से अधिक प्रमुख गैर-अनुरूपता के साथ वापस आती है, तो आपको यह निर्धारित करने के लिए कि यह अपने वर्तमान रूप में व्यवहार्य है या नहीं, यह निर्धारित करने के लिए आपको अपनी गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली की सामग्री पर पुनर्विचार करने की आवश्यकता हो सकती है.
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    6. अपने आईएसओ प्रमाणन का इंतजार. यदि रजिस्ट्रार अपने निष्कर्षों से संतुष्ट है, तो वे एक सिफारिश के साथ प्रमाणित शरीर को वापस रिपोर्ट करेंगे कि आपकी कंपनी को प्रमाणन से सम्मानित किया जाएगा. फिर आपको अपना आधिकारिक प्रमाणपत्र भेजा जाएगा. दस्तावेज़ प्रमाणन के अपने स्तर को प्रदर्शित करेगा और मानकों के सटीक सेट को आपके अनुपालन में पाया गया था, साथ ही प्रमाणनकारी निकाय से आधिकारिक टिकट के साथ.
  • प्रमाणन निकाय से अनुमोदन के शब्द प्राप्त करने के बाद आपके प्रमाण पत्र के लिए 2-3 सप्ताह लग सकते हैं.
  • आपका व्यवसाय आईएसओ प्रमाणीकरण वाली कंपनियों के एक रजिस्टर में भी जोड़ा जाएगा, जिसे उपभोक्ताओं के साथ-साथ अन्य व्यवसायों द्वारा देखा जा सकता है.
  • टिप्स

    आपको अपनी कंपनी या उत्पाद को सफलता के लिए आईएसओ के साथ प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं है- उपभोक्ताओं के लिए उन व्यवसायों को पहचानने के लिए यह एक उपयोगी तरीका है जिनके प्रथाएं अपने स्वयं के लाभ के लिए तैयार अंतरराष्ट्रीय मानकों के अनुरूप हैं.
  • अपने आईएसओ प्रमाणन प्राप्त करने के बाद किसी उत्पाद, सेवा या प्रक्रिया को लेबल करते समय, उपयोग किए गए विशिष्ट मानक के संख्यात्मक पदनाम को शामिल करना सुनिश्चित करें. बस लिखने के बजाय, "आईएसओ प्रमाणित," उदाहरण के लिए, आप "आईएसओ 9 001 प्रमाणित" लिखेंगे."
  • सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रमाणीकरण की सटीक अवधि और शर्तों को पढ़ते हैं ताकि यह देखने के लिए कि आपको लाइन को बनाए रखने के लिए क्या करना है.
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