व्यवसाय संचालन को कम्प्यूटरीकृत कैसे करें
कम्प्यूटरीकरण व्यवसाय संचालन व्यापार प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने का एक प्रभावी तरीका है, बड़ी मात्रा में जानकारी और डेटा को सटीक रूप से प्रबंधित करें, और कम समय में अधिक काम पूरा करें. विज्ञापन, लेखा, ग्राहक सूचना प्रबंधन और इंटरऑफिस कम्युनिकेशंस व्यावसायिक प्रक्रियाएं हैं जो कम्प्यूटरीकरण से लाभान्वित होती हैं. व्यावसायिक संचालन को कम्प्यूटरीकृत करने का निर्णय संगठन के सभी स्तरों से इनपुट की आवश्यकता है. महत्वपूर्ण विवरणों पर विचार किया जाना चाहिए, जिसमें कंप्यूटर हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर खरीद, विशिष्ट कंप्यूटर प्रशिक्षण आवश्यकताओं, और डेटा प्रविष्टि और प्रबंधन के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण के बारे में निर्णय शामिल हैं.
कदम
3 का भाग 1:
कम्प्यूटरीकरण विकल्प का आकलन
1. मंथन और अनुसंधान क्षेत्र जहां कम्प्यूटरीकरण उपयोगी हो सकता है. विचार करने के लिए समय लें कि आपके व्यावसायिक संचालन को बेहतर बनाने के लिए क्या स्वचालित किया जा सकता है. श्रम-केंद्रित कार्य के बारे में सोचें जिसे सॉफ्टवेयर के साथ सरलीकृत या सुधार किया जा सकता है. वैकल्पिक रूप से, उन प्रणालियों पर विचार करें जिन्हें बैक अप लेने की आवश्यकता हो सकती है (जैसे लेखांकन या कर्मियों के रिकॉर्ड). अन्य व्यापार मालिकों से पूछें कि उन्होंने क्या स्वचालित किया है और इसने अपने परिचालनों को कैसे प्रभावित किया है.
- आप कंप्यूटरीकरण विचारों को प्राप्त करने के लिए व्यापार प्रकाशन और उद्योग पत्रिकाओं को भी पढ़ सकते हैं.
2. सभी स्टाफ सदस्यों से परामर्श लें. प्रबंधकों और विभाग के प्रमुखों के साथ मिलते हैं. उन सभी गतिविधियों की एक सूची बनाने के लिए कहें जो संभावित रूप से कम्प्यूटरीकृत हो सकते हैं. हस्तलेखन पेरोल चेक और लिफाफा लेबल, मैन्युअल रूप से उत्पाद योग और बिक्री कर की गणना, और प्रिंटर के लिए आउटसोर्सिंग फ्लायर उत्पादन केवल उन कार्यों के कुछ उदाहरण हैं जो कंप्यूटर पर घर में किए जा सकते हैं.
3. लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करें. पहला कदम कई व्यवसाय अपने संचालन को कम्प्यूज़ करने में लेते हैं, लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग है. यह सॉफ़्टवेयर आपको अपने खातों का ट्रैक रखने, अपने कर्मचारियों का भुगतान करने, वित्तीय विवरण बनाने और अपने करों को दर्ज करने की अनुमति देता है (या इन विकल्पों में से कुछ प्रदान कर सकता है जिसके आधार पर आप किस सॉफ्टवेयर को चुनते हैं). यह भी सुनिश्चित कर सकता है कि यदि आपको इसकी आवश्यकता हो तो आपके वित्तीय डेटा को ऑफसाइट किया गया है. लेखांकन सॉफ्टवेयर भौतिक पुस्तकों को रखने की जगह ले सकता है जो किसी भी आसान-से-एक्सेस कंप्यूटर संस्करण के साथ असंगठित या श्रम-गहन हो सकते हैं.
4. संचार और / या विपणन के लिए कंप्यूटर का उपयोग करें. अधिकांश छोटे व्यवसाय पहले ही बिजनेस कम्युनिकेशंस करने के लिए ईमेल और शायद कंप्यूटर फ़ैक्स का उपयोग करते हैं. ये विधियां कम लागत, ग्राहकों और विक्रेताओं को जानकारी भेजने और जानकारी भेजने के लिए कम लागत के लिए अनुमति देती हैं. हालांकि, सॉफ्टवेयर का विपणन प्रयासों के लिए भी इस्तेमाल किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, ईमेल का उपयोग न्यूजलेटर या मौजूदा ग्राहकों को एक नए उत्पाद के विवरण भेजने के लिए किया जा सकता है.
5. विशेष डिजाइन या विनिर्माण सॉफ्टवेयर प्राप्त करें. यदि आपके व्यापार में उत्पादों के डिजाइन और निर्माण शामिल हैं, तो सॉफ्टवेयर आपके उत्पाद निर्माण प्रक्रिया में बहुत सहायता कर सकता है. डिज़ाइन सॉफ़्टवेयर आपको प्रोटोटाइप बनाने के बिना, अपने उत्पाद के आभासी मॉडल बनाने और उस पर परीक्षण चलाने की अनुमति देता है. इसके अलावा, इस सॉफ्टवेयर को विनिर्माण कार्यक्रमों से जोड़ा जा सकता है जो मशीनरी को नियंत्रित करते हैं, जिससे आप कंप्यूटर पर पूरी सृजन प्रक्रिया कर सकते हैं.
6. सूची का प्रबंधन करने के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग करें. सूची के आदेश, प्राप्त करने, ट्रैकिंग और शिपिंग में सूची सॉफ्टवेयर सहायक उपकरण. यह सॉफ्टवेयर आपके संचालन को स्वचालित करने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर और / या इलेक्ट्रॉनिक इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणालियों के साथ भी काम कर सकता है. यह आपको अपनी सूची को आसानी से नियंत्रित करने, सूची संकोचन को कम करने और दक्षता में सुधार करने की अनुमति देता है.
7. मानव संसाधन और शेड्यूलिंग का प्रबंधन करें. सॉफ़्टवेयर का उपयोग आपके कर्मचारी संबंधों का हिस्सा भी प्रबंधित करने के लिए किया जा सकता है. एक के लिए, एचआर सॉफ्टवेयर पैकेज आपको भुगतान, जहाज पर, और अपने कर्मचारियों को छुट्टी देने की अनुमति देते हैं. वे आपको आपके द्वारा चुने गए सॉफ़्टवेयर के आधार पर स्वतंत्र ठेकेदारों के लिए विशिष्ट ठेकेदारों के विवरण के साथ कर्मचारियों के लाभों का प्रबंधन या सौदा करने की अनुमति दे सकते हैं.
3 का भाग 2:
कंप्यूटर सिस्टम स्थापित करना
1. सही सॉफ्टवेयर या सॉफ्टवेयर पैकेज चुनें. उन क्षेत्रों का चयन करें जिनमें सॉफ्टवेयर आपके संचालन में सबसे अधिक सुधार कर सकता है. फिर, शोध सॉफ्टवेयर और सॉफ्टवेयर पैकेज (इंटरकनेक्टेड प्रोग्राम के समूह) जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं और आपके बजट में फिट होते हैं. सॉफ़्टवेयर पर अपने पूरे बजट को उड़ा न लें, क्योंकि आपको अभी भी हार्डवेयर खरीदने और कर्मचारी प्रशिक्षण, सिस्टम स्थापना और सुरक्षा सॉफ्टवेयर जैसी आकस्मिक लागतों के लिए भुगतान करने की आवश्यकता है.
- ओपन-सोर्स सॉफ्टवेयर की जांच करना सुनिश्चित करें. इसमें कुछ मामलों में आपको आवश्यक सभी सुविधाएं नहीं हो सकती हैं, लेकिन यह मुफ़्त है और कम्प्यूटरीकरण के लिए एक अच्छा परिचय के रूप में काम कर सकती है.
- SugarCRM (ग्राहक प्रबंधन के लिए) और सरल चालान (चालान के लिए) जैसे कार्यक्रम मुफ्त ऑनलाइन के लिए उपलब्ध हैं.
2. अपनी हार्डवेयर जरूरतों को पहचानें. हार्डवेयर आवश्यकताओं के लिए अपने सॉफ्टवेयर पैकेज की जाँच करें. आवश्यक प्रसंस्करण शक्ति, स्मृति (रैम), ग्राफिक्स कार्ड, और ऑपरेटिंग सिस्टम को ध्यान में रखना सुनिश्चित करें. ज्यादातर मामलों में, सॉफ्टवेयर न्यूनतम आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करेगा, ताकि आप थोड़ी अधिक शूटिंग पर विचार कर सकें ताकि यदि आप कुछ वर्षों में सॉफ़्टवेयर को बदलने का निर्णय लेते हैं तो आपके सिस्टम को अपग्रेड करने की आवश्यकता नहीं होती है।. यह जानकर कि आपको किस प्रकार की हार्डवेयर शक्ति की आवश्यकता होगी, आपके कंप्यूटर खोज को मार्गदर्शन करने में मदद मिलेगी.
3. अनुसंधान कंप्यूटर हार्डवेयर विकल्प. एक कंप्यूटर विशेषज्ञ से परामर्श लें, अपने व्यापार की प्रक्रियाओं की व्याख्या करें और हार्डवेयर सिफारिशों के लिए पूछें. आपके द्वारा चलाए जाने वाले व्यवसाय का प्रकार, आपको जानकारी की मात्रा और बचत करना चाहिए, और जिस गति को डेटा एक्सेस किया जाना चाहिए, कंप्यूटर हार्डवेयर चुनने में सभी महत्वपूर्ण विचार हैं.
4. कंप्यूटर इंस्टॉलेशन की व्यवस्था करें. हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर विकल्पों के बारे में निर्णय लेने के बाद, कंप्यूटर स्थापित करने की व्यवस्था करें. यदि यह एक छोटा कार्यालय है, तो कार्य कंप्यूटर में खुद को प्लगिंग के रूप में सरल हो सकता है. यदि आपके द्वारा ऑफ़र इंस्टॉलेशन से खरीदी गई हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर कंपनी, इसका लाभ उठाना सुनिश्चित करें. सुनिश्चित करें कि आपके सिस्टम इंस्टॉलर पत्तियों से पहले और चल रहे हैं.
5. अपने कंप्यूटर सिस्टम को सुरक्षित करें. सर्वश्रेष्ठ एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर का चयन करने के लिए कंप्यूटर सुरक्षा विशेषज्ञ से परामर्श लें. ग्राहक भुगतान की जानकारी और कर्मचारी व्यक्तिगत जानकारी जैसे गोपनीय डेटा को सुरक्षित करने के लिए सॉफ़्टवेयर विकल्प का अन्वेषण करें. आपको एक ऐसा प्रोग्राम खरीदना चाहिए जो एंटीवायरस, फ़ायरवॉल और नेटवर्क घुसपैठ का पता लगाने की तरह सुरक्षा प्रदान करता है. अधिक डेटा-संवेदनशील व्यवसायों के लिए, आप इसे विभिन्न एन्क्रिप्शन और कर्मचारी पहचान उपकरण के साथ एक कदम आगे ले जा सकते हैं.
3 का भाग 3:
कंप्यूटर सिस्टम को शामिल करना
1. सभी कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण सत्र स्थापित करें. कर्मचारियों के सदस्यों में कंप्यूटर और विशिष्ट सॉफ्टवेयर के साथ आराम और प्रवीणता की विभिन्न डिग्री हो सकती है. कर्मचारियों को उनके असाइन किए गए कार्यों के लिए आवश्यक सभी कंप्यूटर गतिविधियों पर प्रशिक्षित करने की व्यवस्था करें. जटिल प्रणालियों के लिए, आप विक्रेता या सेवा तकनीशियन ट्रेन कर्मचारियों की इच्छा कर सकते हैं.
- सुनिश्चित करें कि प्रशिक्षण सत्र पूरी तरह से महत्वपूर्ण कार्यों के लिए पूरी तरह से हैं.
- यदि आपका व्यवसाय एक मेडिकल क्लिनिक है, उदाहरण के लिए, सुनिश्चित करें कि सभी डॉक्टरों और नर्सों को अच्छी तरह से प्रशिक्षित किया गया है कि कैसे दर्ज करें और महत्वपूर्ण रोगी की जानकारी का उपयोग कैसे करें.
2. डेटा दर्ज करने के लिए एक संगठित और तार्किक प्रक्रिया शुरू करें. दबाने की समय सीमा के साथ उच्च प्राथमिकता कार्यों और परियोजनाओं के साथ शुरू करें. एक समय में एक प्रणाली को लागू करें ताकि आपके परिचालनों को धीमी प्रणाली कार्यान्वयन से गतिरोध न हो. आपका समग्र लक्ष्य कंप्यूटर सिस्टम को जल्दी और निर्बाध रूप से एकीकृत करना चाहिए.
3. सभी हार्ड कॉपी दस्तावेज रखें. यदि गलतियों को डेटा प्रविष्टि में या नए सिस्टम में डेटा सहेजने में किया जाता है, तो आप अपने सभी डेटा खो सकते हैं. इसे रोकने के लिए, सभी हार्ड कॉपी दस्तावेजों को रखें, जैसे चालान, ग्राहक रिकॉर्ड, कर्मचारी जानकारी और महत्वपूर्ण विवरण वाले अन्य दस्तावेजों को रखें.
4. बैकअप सिस्टम में निवेश करें.अपने व्यवसाय की जरूरतों के लिए सबसे अच्छा बैकअप सिस्टम चुनने के लिए एक कंप्यूटर विशेषज्ञ से परामर्श लें. यदि आपका व्यवसाय छोटा है, तो आप नियमित रूप से अपने डेटा को एक पोर्टेबल स्टोरेज डिवाइस पर मैन्युअल रूप से बैकअप चुन सकते हैं. बड़े व्यवसायों के लिए, विकल्पों में ऑनलाइन फ़ाइल स्टोरेज प्रदाताओं और बैकअप सर्वर के माध्यम से बैकअप प्रक्रिया को स्वचालित करना शामिल है.
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