फैक्स प्रसारण कैसे करें

2. फैक्स प्राप्तकर्ताओं की एक मास्टर लिस्टिंग तैयार करें. खरीदे गए सॉफ़्टवेयर की विशेषताओं के आधार पर, बिक्री डेटाबेस से फ़ैक्स नंबर खींचना संभव हो सकता है, एक बिलिंग सिस्टम में मिली ग्राहक जानकारी या खरीदी गई मार्केटिंग और बिक्री सूचियां. चूंकि अधिकांश फ़ैक्स सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम फ़ैक्स नंबर के स्रोत के रूप में स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग करने के लिए कॉन्फ़िगर किए गए हैं, इसलिए आप या तो डेटा को स्प्रेडशीट पर मैन्युअल रूप से दर्ज करने या अपने मास्टर स्रोत बनाने के लिए विभिन्न स्रोतों से जानकारी आयात करने में सक्षम हो सकते हैं.

3. आयातित डेटा का उपयोग करके विशेषता सूची बनाएं. अपनी कंपनी के लिए जो भी मानदंड उचित है, उस पर सूचियों को आधार दें. एक सूची केवल संभावित ग्राहकों के लिए हो सकती है, जबकि एक अलग सूची मौजूदा ग्राहकों पर केंद्रित है. आप विशिष्ट उप-सूची भी बना सकते हैं जो विशिष्ट जनसांख्यिकी जैसे स्थान या उद्योग प्रकार पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं. इससे सामान्य फ़ैक्स विज्ञापन अभियान के लिए आपकी सूचियों का उपयोग करना संभव हो जाता है या एक विशिष्ट दर्शकों को लक्षित किया जाता है.

4. फैक्स ट्रांसमिशन को कॉन्फ़िगर करें. विचार यह सुनिश्चित करना है कि सूची में सभी द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ को पढ़ने में आसान बनाया गया है और जितना संभव हो सके सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करता है.

5. उचित फ़ैक्स नंबर लिस्टिंग के साथ दस्तावेज़ को संबद्ध करें. प्रक्रिया के दौरान, यह सुनिश्चित करने के लिए डबल जांच करें कि सही सूची को त्वरित प्राप्तकर्ताओं के नामों के माध्यम से जल्दी से पढ़कर चुना गया है.

6. फैक्स प्रसारण संचरण निष्पादित करें. अधिकांश कार्यक्रम बैचों में बड़ी सूचियों को संसाधित करेंगे, व्यवस्थित रूप से पूरी सूची के माध्यम से घूर्णन करते हैं जबकि व्यस्त संख्याएं होती हैं या जो नहीं उठाती हैं. उन नंबरों को आमतौर पर अप्रत्याशित के रूप में लौटने से पहले 2 से 3 बार फिर से प्रयास किया जाता है. ट्रांसमिशन प्रक्रिया के अंत में, सॉफ्टवेयर सफल प्रसारण और उन लोगों को दिखाने के लिए एक विस्तृत स्थिति रिपोर्ट प्रदान करेगा जो असफल रहे.

उच्च मात्रा वाले उपयोगकर्ता जो हर दिन कई फैक्स उत्पन्न करते हैं, वे संचार प्रदाताओं से वॉल्यूम मूल्य निर्धारण की तलाश करना पसंद कर सकते हैं जो फैक्स ब्रॉडकास्टिंग विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करते हैं, जिसमें रिमोट सर्वर पर प्रसारण सूचियों के रखरखाव और फ़ैक्स का इतिहास भेजा गया है.