कैसे बुककीप करें
बुककीपिंग, लेखांकन की तरह, एक व्यवसाय चलाने की आवश्यक बुराइयों में से एक है. इसके बावजूद कि कितने लोग सोच सकते हैं, वे दो शब्द विभिन्न प्रक्रियाओं का संदर्भ देते हैं. बहीखाता, जैसा कि यहां पर चर्चा की जाएगी, केवल व्यय और राजस्व के रिकॉर्ड एकत्र करने और फिर उन लेनदेन को सामान्य खाताधारक में पोस्ट करना है. लेखांकन वह प्रक्रिया है जो बहीखाता का पालन करती है, और लेजर में जानकारी को उपयोगी व्यावसायिक मीट्रिक और रिपोर्ट में परिवर्तित करना शामिल है. सौभाग्य से, बुककीपिंग दोनों का सरल है, और नीचे दिए गए सरल चरणों का पालन करके सीखा जा सकता है.
कदम
3 का भाग 1:
एक प्रणाली की स्थापना
1. तय करें कि किस प्रकार का सिस्टम उपयोग करना है. बहीखाता का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा सुसंगत है. आप रसीदें खोना नहीं चाहते हैं, लेनदेन रिकॉर्ड करना भूल जाते हैं, या एक ही लेनदेन को दो बार रिकॉर्ड करते हैं, क्योंकि इससे आपके व्यापार के वित्तीय स्वास्थ्य की गलतफहमी हो सकती है. पत्रिकाओं में रिकॉर्डिंग लेनदेन दोनों के लिए एक सतत प्रणाली की स्थापना करके इन त्रुटियों से बचने का सबसे आसान तरीका और उन्हें खाताधारक में प्रवेश करना.
- यह प्रणाली वायर्ड-इन कैश रजिस्टर के रूप में जटिल हो सकती है जो लेखांकन सॉफ़्टवेयर में फ़ीड करती है या रसीदों और नोट्स से भरे बॉक्स के रूप में सरल होती है. यह प्रतिदिन लेनदेन की मात्रा पर निर्भर करेगा जो आपकी कंपनी दैनिक या साप्ताहिक आधार पर करता है.
2. लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग करें. यह सुनिश्चित करने का सबसे आसान तरीका है कि आपके लेनदेन को विश्वसनीय रूप से दर्ज किया गया है, जिसे क्विकबुक, फ्रेशबुक, या व्यय जैसे लेखांकन कार्यक्रम में निवेश करना है. ये विभिन्न प्रकार के लेनदेन रिकॉर्ड करने और आपकी जानकारी को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने से बहुत सारे अनुमान लगाएंगे. इनमें से कई कार्यक्रम मुफ्त या सीमित समय के लिए नि: शुल्क परीक्षण के रूप में उपलब्ध हैं.
3. एक स्प्रेडशीट का उपयोग करें. अधिक मैनुअल सिस्टम के लिए, लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए स्प्रेडशीट सेट अप करने का प्रयास करें. यह या तो भौतिक लेनदेन पत्रिकाओं के साथ, या एक स्प्रेडशीट कार्यक्रम के साथ कंप्यूटर पर किया जा सकता है. इन पत्रिकाओं का स्वरूपण आपके ऊपर है, लेकिन इसमें निम्न में निम्न शामिल होना चाहिए:
4. निरतंरता बनाए रखें. आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली किसी भी प्रणाली के लिए, अपने लेनदेन डेटा को नियमित आधार पर और हर बार उसी तरह से दर्ज करना सुनिश्चित करें. यह सुनिश्चित करना है कि लेनदेन को अनदेखा नहीं किया गया है और आपके पास अपने व्यापार के वित्तीय स्वास्थ्य की सबसे अद्यतित तस्वीर है. इसके अलावा, पत्रिकाओं से जानकारी स्थानांतरित करने के लिए एक नियमित कार्यक्रम स्थापित करना एक अच्छा विचार है, शायद साप्ताहिक या मासिक आधार पर.
3 का भाग 2:
रिकॉर्डिंग लेनदेन ठीक से
1. सभी प्रविष्टियों के लिए एक ही लेखा विधि का उपयोग करें. दो प्रकार के लेखांकन नकद और संचय लेखांकन विधियां हैं. संक्षेप में, नकदी विधि लेनदेन रिकॉर्ड करती है जब वास्तविक नकदी हाथों को बदलता है, जैसे जब कोई ग्राहक किसी वस्तु के लिए भुगतान करता है या जब आप किसी व्यय के लिए भुगतान करते हैं. संचयी विधि, हालांकि, लेनदेन होने पर लेनदेन के लिए खाते हैं, उदाहरण के लिए जब व्यय किए जाते हैं या जब कोई ग्राहक किसी वस्तु को खरीदता है (लेकिन जरूरी नहीं कि धन लेनदेन के लिए हाथ बदलता है). आपके द्वारा चुने गए कौन सी विधि आपके अपने लक्ष्यों और व्यावसायिक रणनीतियों पर निर्भर करेगी.
2. दो लेखांकन विधियों की तुलना करें. लेखांकन की नकदी विधि अधिक सामान्य रूप से छोटे व्यवसायों में उपयोग की जाती है क्योंकि यह कंपनी के नकद शेष राशि का सटीक प्रतिनिधित्व देती है. जैसा कि व्यवसाय बढ़ता है, हालांकि, कंपनी के सटीक नकद संतुलन को जानने और इसके वर्तमान स्वास्थ्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए यह कम महत्वपूर्ण हो सकता है. यह वह जगह है जहां संचयी विधि आती है. खर्चों को ट्रैक करके जब वे होते हैं और राजस्व प्राप्त होते हैं, तो भुगतान के बजाए, संचय विधि कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य को निर्धारित करने में भुगतान के प्रभावों को अस्वीकार करती है.
3. उपयोग करने के लिए किस विधि पर निर्णय लें. कानूनी रूप से, एक कंपनी या तो लेखांकन विधि का चयन कर सकती है जब तक कि कंपनी को हर साल राजस्व में $ 5 मिलियन से कम है या, यदि यह जनता को उत्पाद बेचता है, तो सकल रसीदों में $ 1 मिलियन से कम है (सभी राजस्व). उन स्तरों पर राजस्व वाली कोई भी कंपनी, कानून द्वारा, संचय विधि का उपयोग करने के लिए आवश्यक है.
4. डबल-एंट्री बुककीपिंग का उपयोग करें. कई छोटे व्यवसाय एकल-प्रवेश बहीखाता का उपयोग करने की गलती करते हैं. यही है, वे केवल एक ही खाते से या पैसे के आंदोलनों के रूप में लेनदेन रिकॉर्ड करते हैं. हालांकि, प्रत्येक व्यापार लेनदेन कम से कम दो खातों में होता है, और सटीकता के लिए इस तरह दर्ज किया जाना चाहिए. इसे डबल-एंट्री बुककीपिंग कहा जाता है. यह आपको यह देखने की अनुमति देता है कि आपका पैसा कहां से आ रहा है और कहां जा रहा है.
5. पत्रिकाओं में रिकॉर्ड लेनदेन. सबसे पहले, लेनदेन को केवल आपके लेनदेन की मात्रा के आधार पर दैनिक या साप्ताहिक पत्रिकाओं में प्रवेश किया जाना चाहिए. इन प्रविष्टियों में लेनदेन पर जानकारी शामिल होगी, जिसमें खरीदार / विक्रेता, राशि, तिथि, और लेनदेन के प्रकार शामिल हैं. बाद में, इस जानकारी को वर्गीकृत किया जाएगा और लेजर में जोड़ा जाएगा. हालांकि, अब के लिए बाद में उपयोग के लिए जानकारी रिकॉर्ड करना महत्वपूर्ण है. प्रविष्टियों को कंपनी की चुनी लेखा विधि (नकद या संचयी) के अनुसार किया जाना चाहिए.
3 का भाग 3:
एक खाताधारक को लेनदेन पोस्ट करना
1. खातों में अलग लेनदेन. अपने लेनदेन को ट्रैक करने का सबसे अच्छा तरीका उन्हें बही के भीतर अलग-अलग खातों में अलग करना है. सेट खातों के साथ शुरू करके और प्रत्येक लेनदेन के साथ उनसे जोड़ना या घटाना, आप एक स्पष्ट तस्वीर प्राप्त करते हैं जहां पैसा आ रहा है और जा रहा है. ये खाते बिक्री के रूप में सामान्य के रूप में या विशिष्ट कुछ प्रकार की सूची के रूप में सामान्य हो सकते हैं. उदाहरण के लिए, तेल सूची के लिए एक पूरे खाते को आरक्षित करने के लिए एक ऑटो गेराज के लिए उचित हो सकता है. खाते व्यवसायों के बीच अलग-अलग होंगे, लेकिन कम से कम निम्नलिखित को कवर करना चाहिए:
- नकद
- लेखा प्राप्य (क्रेडिट पर भुगतान करने वाले ग्राहकों से धन).
- देय लेखा (आप आपूर्तिकर्ताओं के लिए बकाया धन).
- बिक्री (आपके द्वारा किए गए राजस्व प्राथमिक संचालन).
- सूची
- बिक्री की लागत (आपूर्ति आप उत्पादन या आपके व्यापार के लिए खरीदते हैं).
- पेरोल व्यय (मजदूरी).
- मालिकों की इक्विटी (जो राशि मालिकों ने व्यवसाय में रखा है).
- रिटायर्ड कमाई (कंपनी में लाभ की स्थापना).
2. नियमित रूप से लेन-देन. आप पत्रिकाओं से लेजर को लेनदेन कितनी बार पोस्ट करते हैं, आपके लेनदेन की मात्रा पर निर्भर करेगा. यह दैनिक, साप्ताहिक, या मासिक भी हो सकता है. हालांकि, यह सुनिश्चित करने के लिए लगातार किया जाना चाहिए कि आप अचानक लेखांकन अवधि के अंत में काम के साथ अभिभूत नहीं हैं. फिर, लेखांकन सॉफ्टवेयर आपको इन प्रक्रियाओं पर अद्यतित रहने में मदद करेगा.
3. अपने खाता खाते का विश्लेषण करें. लेजर खाते मुख्य रूप से कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य को मापने के लिए उपयोगी हैं. जबकि सच्ची वित्तीय रिपोर्ट पेशेवर लेखाकारों के लिए सबसे अच्छी तरह से छोड़ दी जाती है, कोई भी साधारण तुलना या रिपोर्ट बनाने के लिए लेजर खातों की तुलना कर सकता है. उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी ने हाल ही में कैसे ध्यान दिया है, इस बारे में एक सामान्य विचार प्राप्त करने के लिए बिक्री की तुलना करें. जाहिर है, अगर बिक्री व्यय से अधिक है, तो आप लाभ कमा रहे हैं. अधिक जटिल रिपोर्टों के लिए, एकाउंटेंट या लेखा कार्यक्रम की ओर मुड़ें.
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टिप्स
भुगतान की समय सीमा के कुछ दिनों पहले अपने आपूर्तिकर्ताओं का भुगतान करना सुनिश्चित करें, चाहे वह 30 दिन या लंबी अवधि हो. यदि आप उस दिन भुगतान करना भूल जाते हैं और आपूर्तिकर्ताओं के साथ आपको अच्छी शर्तों पर डालते हैं तो यह आपको कुछ छूट देगा.
यदि बहीखाता आपका व्यवसाय बढ़ने के साथ ही अपना बहुत अधिक समय लेता है, तो मदद करने के लिए यह एक अच्छा विचार हो सकता है. एक शिक्षित एकाउंटेंट को भर्ती करने से आप अपने व्यापार के वित्तीय स्वास्थ्य की अधिक पूर्ण और सटीक तस्वीर प्राप्त कर सकते हैं.
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