एक व्यापार निरंतरता योजना कैसे बनाएं
बीसीपीएस प्रक्रियाएं प्रदान करते हैं कि नियोक्ता और कर्मचारी कैसे संपर्क में रहेंगे और आपदा या आपातकाल की स्थिति में अपनी नौकरियां कर रहे हैं, जैसे कार्यालय में आग लगना.दुर्भाग्यवश, कई कंपनियां कभी भी ऐसी योजना विकसित करने के लिए समय नहीं लेते हैं, आमतौर पर क्योंकि उन्हें यह नहीं लगता कि यह आवश्यक है. हालांकि, एक व्यापक बीसीपी बनाना आपको व्यावसायिक संचालन के लिए महत्वपूर्ण व्यवधान के दौरान या बाद में सामान्य रूप से व्यवसाय जारी रखने की आपकी कंपनी की क्षमता को बढ़ाने की अनुमति देगा.
कदम
4 का विधि 1:
यह समझना कि एक अच्छी व्यावसायिक निरंतरता योजना क्या है
1. अपनी कंपनी का सामना करने वाले संभावित खतरों और जोखिमों को स्वीकार करें. आपके व्यवसाय के संचालन को बंद करने में व्यवधान की संभावना के बारे में सोचने के लिए डरावना है, लेकिन आपको हमेशा तैयार रहना चाहिए और यह स्वीकार करने के लिए तैयार रहना चाहिए कि जोखिम और खतरों को आपके व्यवसाय के लिए उथल-पुथल का कारण बन सकता है. एक बार जब आप स्वीकार कर सकते हैं कि जोखिमों और खतरों के लिए अनियोजित रूप से व्यवसाय संचालन पर विनाशकारी परिणाम हो सकते हैं, तो आप एक योजना बना सकते हैं जो सुनिश्चित करता है कि आपके व्यवसाय की संपत्ति और कर्मियों दोनों पर्याप्त रूप से संरक्षित हैं.
- संभावित जोखिमों और अपनी कंपनी पर उनके प्रभाव की एक सूची बनाएं. उदाहरण के लिए, एक प्रमुख व्यक्ति की मौत आमतौर पर थोड़ी देर के लिए दरवाजे बंद करने के परिणामस्वरूप नहीं होगी, लेकिन परिणामस्वरूप परिणाम, विक्रेता संबंध और ग्राहक सेवा को प्रभावित कर सकते हैं.
- जोखिमों की पहचान करने के बाद, अपनी योजना को प्राथमिकता देने के लिए उन्हें प्रभाव और आजीविका से क्रमबद्ध करें.
2. आपदा रिकवरी योजनाओं के साथ व्यापार निरंतरता योजनाओं को भ्रमित न करें. बिजनेस निरंतरता योजना को कभी-कभी आपदा रिकवरी योजनाओं के रूप में जाना जाता है और दोनों में बहुत आम है. आपदा वसूली योजनाओं को एक आपदा के बाद व्यापार की वसूली के प्रति उन्मुख होना चाहिए, और आपदा के नकारात्मक परिणामों को कम करना चाहिए. इसके विपरीत, व्यापार निरंतरता योजना की योजना बनाने पर ध्यान केंद्रित करती है जो एक आपदा के नकारात्मक परिणामों को रोकने के लिए केंद्रित होने पर केंद्रित है।.
3. कंपनी का सामना करने वाले संभावित खतरों / जोखिमों पर विचार करें. व्यवसाय प्रभाव विश्लेषण योजनाएं आपके व्यवसाय के संभावित परिणामों पर विचार करती हैं जब कार्य करने और संसाधित करने की क्षमता को खतरे या जोखिम से बाधित कर दिया गया है. नतीजतन, एक बीआईए बनाना आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि कौन से मुद्दे, जोखिम और खतरे हैं जो आपकी व्यावसायिक निरंतरता योजना को संबोधित करने की आवश्यकता है. आपको संभावित प्रभावों पर विचार करना चाहिए व्यवसाय संचालन में व्यवधान का कारण बन सकता है, जैसे कि:
4 का विधि 2:
कुंजी रिकवरी संसाधनों का निर्धारण
1. प्रमुख आंतरिक कर्मियों की एक सूची बनाएं. किसी ईवेंट की घटना के बाद जो सामान्य व्यावसायिक संचालन को बाधित करता है, आपको एक बीसीपी को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए कुंजी कर्मियों को त्वरित रूप से संगठित करने की आवश्यकता होगी. आंतरिक कुंजी कर्मियों और बैकअप की एक सूची बनाएं --- ये कर्मचारी ऐसे कर्मचारी हैं जो पदों को भरते हैं जिनके बिना आपका व्यवसाय बिल्कुल काम नहीं कर सकता है. सूची को जितना संभव हो उतना बड़ा बनाएं, लेकिन जितना संभव हो सके.
- व्यापारिक फोन, होम फोन, सेल फोन, पेजर, बिजनेस ईमेल, व्यक्तिगत ईमेल, और आपातकालीन स्थिति में उनसे संपर्क करने के किसी भी अन्य संभावित तरीके से सभी महत्वपूर्ण आंतरिक कर्मियों की एक सूची बनाएं जहां सामान्य संचार अनुपलब्ध हो.
- इस बात पर विचार करें कि हर दिन के संचालन को जारी रखने के लिए कौन सी नौकरी कार्य गंभीर रूप से आवश्यक हैं. आपको इस बारे में सोचना चाहिए कि प्राथमिक नौकरी-धारक छुट्टी पर होने पर उन पदों को कौन भरता है.
- याद रखें कि प्रमुख कर्मियों को उच्च रैंकिंग वाले अधिकारियों को शामिल नहीं किया गया है. उदाहरण के लिए, एआर ऋण या संग्रह को प्रभावित करने वाली रिपोर्टों को संसाधित करने के लिए कम से कम मध्य-स्तरीय खातों को कम से कम मध्य-स्तरीय खातों के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है, जो उपलब्ध ऑपरेटिंग आय की राशि को बहुत प्रभावित करता है. खातों को प्राप्य क्लर्क को प्रमुख कर्मियों पर विचार किया जाना चाहिए, क्योंकि उस व्यक्ति के नौकरी कार्यों को प्राप्य की प्रसंस्करण और धन के संग्रह द्वारा प्रदान की गई पूंजी तक कंपनी की पहुंच की सुविधा प्रदान करता है.
2. दस्तावेज़ महत्वपूर्ण व्यावसायिक उपकरण. ऑन-साइट बिजनेस कंप्यूटर में अक्सर सबसे महत्वपूर्ण जानकारी होती है कि आप और आपके कर्मचारियों को ऑफ़-साइट पर भी पहुंचने में सक्षम होना चाहिए. आपको महत्वपूर्ण उपकरण / डेटा की एक सूची बनाना चाहिए, और व्यवधान की स्थिति में सुरक्षित पहुंच के लिए एक रणनीति बनाना चाहिए.सॉफ़्टवेयर को न भूलें जिसे अक्सर महत्वपूर्ण उपकरण माना जाता है, खासकर यदि यह विशिष्ट सॉफ़्टवेयर है या यदि इसे प्रतिस्थापित नहीं किया जा सकता है.
3. महत्वपूर्ण दस्तावेजों की पहचान करें. आपको आग या अन्य आपदा की स्थिति में फिर से अपने व्यवसाय को शुरू करने के लिए आवश्यक सभी दस्तावेजों को संकलित करना चाहिए जो साइट पर स्थित महत्वपूर्ण दस्तावेजों को नष्ट कर देता है. सुनिश्चित करें कि आपके पास भौतिक भंडारण ऑफसाइट में वैकल्पिक प्रतियां और महत्वपूर्ण दस्तावेजों जैसे निगमन और अन्य कानूनी कागजात, उपयोगिता बिल, बैंकिंग सूचना, महत्वपूर्ण मानव संसाधन दस्तावेजों, पट्टे के कागजात, कर रिटर्न और अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेजों जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों तक पहुंचने के तरीके हैं.
4. पहचानें कि कौन दूरसंचार कर सकता है. इस कार्यक्रम में कि व्यावसायिक संचालन नियमित स्थान पर जारी नहीं रह सकता है, घर से दूरसंचार कर्मचारियों के लिए सामान्य रूप से काम जारी रखने का एक शानदार तरीका है. आपके कर्मचारियों की काम करने की क्षमता, यहां तक कि कार्यालय से दूर होने पर भी इसका मतलब यह होगा कि सामान्य रूप से काम करने में कम से कम कुछ देरी से बचा जा सकता है. आपकी कंपनी के कुछ लोग पूरी तरह से घर कार्यालय से व्यवसाय करने में सक्षम हो सकते हैं.
विधि 3 में से 4:
अपनी व्यावसायिक निरंतरता योजना बनाना
1. आकस्मिक उपकरण विकल्पों की पहचान करें. आकस्मिक उपकरण विकल्प सुलभ उपकरण विकल्प हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है यदि सामान्य व्यावसायिक संचालन बाधित किया जाता है.
- यदि आप व्यवसाय के सामान्य पाठ्यक्रम में उपयोग किए जाने वाले आपदा क्षतिग्रस्त या नष्ट वाहनों को ट्रक किराए पर लेते हैं?आप कंप्यूटर किराए पर कहां देंगे?क्या आप प्रतियां, फैक्स, प्रिंटिंग, और अन्य महत्वपूर्ण कार्यों के लिए एक व्यापार सेवा आउटलेट का उपयोग कर सकते हैं?
- वैकल्पिक उपकरण आपूर्तिकर्ताओं को आमतौर पर विशेष रूप से पहचाने जाने की आवश्यकता नहीं होती है, जब तक कि वे अद्वितीय न हों और एक व्यवस्था पहले ही बातचीत की जा चुकी है (बहुत दुर्लभ).
- सेवाओं, उपकरणों और / या संसाधनों की पहचान करना अधिक महत्वपूर्ण है, एक विकल्प आपूर्ति करने में सक्षम होना चाहिए. प्रतिस्थापन के साथ संबंधों के प्रबंधन की ज़िम्मेदारी के साथ सौंपा गया प्रमुख कर्मियों को प्रासंगिक निर्णय लेने के लिए आवश्यक अधिकार होना चाहिए.
2. अपने आकस्मिक स्थान की पहचान करें. यह वह स्थान है जहां आप व्यवसाय करेंगे, जबकि आपके प्राथमिक कार्यालय अनुपलब्ध हैं.
3. एक बनाओ "कैसे करें" आपके बीसीपी में अनुभाग. इसमें बीसीपी को निष्पादित करने के तरीके पर चरण-दर-चरण निर्देश शामिल होना चाहिए और क्या करना है, इसे क्या करना चाहिए, और कैसे. प्रत्येक जिम्मेदारी की सूची बनाएं और इसे सौंपे गए व्यक्ति के नाम को लिखें.इसके अलावा, रिवर्स करें: प्रत्येक व्यक्ति के लिए, जिम्मेदारियों को सूचीबद्ध करें.इस तरह, यदि आप जानना चाहते हैं कि बीमा कंपनी को कौन कॉल करना है, तो आप देख सकते हैं "बीमा", और यदि आप जानना चाहते हैं कि जो डोई क्या कर रहा है, तो आप नीचे देख सकते हैं "जो" उस जानकारी के लिए.
4. दस्तावेज़ बाहरी संपर्क. यदि आपके पास महत्वपूर्ण विक्रेताओं या ठेकेदार हैं, तो एक विशेष संपर्क सूची बनाएं जिसमें कंपनी (या व्यक्ति) और उनके बारे में कोई अन्य महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है जिसमें प्रमुख कर्मियों संपर्क जानकारी शामिल हैं.
5. जानकारी को एक साथ रखो! एक बीसीपी बेकार है यदि सभी जानकारी अलग-अलग स्थानों पर बिखरी हुई है. एक बीसीपी एक संदर्भ दस्तावेज है और इसे 3-अंगूठी बांधने की मशीन की तरह कुछ में रखा जाना चाहिए.
4 का विधि 4:
अपनी व्यावसायिक निरंतरता योजना को लागू करना
1. प्रासंगिक कर्मचारियों को बीसीपी संवाद करें. सुनिश्चित करें कि सभी कर्मचारी जो बाधा से संभावित रूप से प्रभावित हो सकते हैं, ने बीसीपी को पढ़ा और समझ लिया है. यह सुनिश्चित करने के लिए समय लें कि कर्मचारी पॉलिसी के कार्यान्वयन और निष्पादन में उनकी प्रासंगिक भूमिकाओं से अवगत हैं.
2. गैर-कुंजी कर्मियों को आवश्यक बीसीपी योजना की जानकारी प्रदान करें. चीजों को मौका मत छोड़ो! यहां तक कि यदि प्रमुख कर्मियों को बीसीपी के तहत उनकी भूमिका के बारे में सूचित किया जाता है, तो भी आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी कर्मचारी निकासी प्रक्रियाओं के साथ-साथ आकस्मिक स्थानों के निर्माण के बारे में जानते हैं. इस तरह प्रमुख कर्मियों की अप्रत्याशित अनुपस्थिति गैर-कुंजी कर्मियों को यह जानने से नहीं जानती कि व्यापार संचालन व्यवधानों का जवाब कैसे दिया जाए.
3. अपने बीसीपी को संशोधित और अपडेट करने की योजना बनाएं. कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका बीसीपी कितना अच्छा है, यह संभावना है कि विघटनकारी घटनाएं होंगी जो आपकी योजना में प्रदान नहीं की जाती हैं. अतिरिक्त जानकारी और / या परिवर्तित परिस्थितियों के प्रकाश में अपने बीसीपी को अद्यतन करने और / या संशोधित करने के लिए खुला रहें. हर बार कुछ बदलाव, अपने बीसीपी की सभी प्रतियों को अपडेट करें, और इसे कभी भी पुराना होने दें.
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