एक सूची प्रणाली कैसे विकसित करें

एक प्रभावी सूची प्रणाली किसी भी खुदरा या विनिर्माण संचालन का एक अनिवार्य घटक है. एक खुदरा सूची प्रणाली का प्राथमिक उद्देश्य एक गोदाम या स्टोररूम में संग्रहीत उत्पादों, आपूर्ति, और सामग्री की भौतिक गिनती को सटीक रूप से बनाए रखना है. एक बार स्थापित होने के बाद, संग्रहित वस्तुओं को नियंत्रित करने और बनाए रखने के लिए एक सूची प्रणाली का उपयोग किया जा सकता है, यह सुनिश्चित करना कि सूची खराब या चोरी के लिए खो नहीं जाती है.

कदम

4 का विधि 1:
गिनती की सुविधा के लिए भंडारण प्रणाली का विकास करना
  1. एक सूची प्रणाली चरण 1 का शीर्षक वाली छवि
1. दिमाग में काउंटरों के साथ आविष्कार किए जा रहे उत्पादों को व्यवस्थित करें. एक सूची प्रणाली की प्रभावशीलता सटीकता पर भारी निर्भर है जिसके साथ आविष्कार किए जा रहे आइटमों की गणना की जाती है. उत्पादों या व्यापार की गलत गिनती अक्सर अन्य मुद्दों के साथ लेखांकन, बिक्री ट्रैकिंग, ओवर-ऑर्डरिंग और ओवर-प्रोडक्शन में विसंगतियों का कारण बनती है. एक अक्षम भंडारण प्रणाली प्रक्रिया को पूरा करने के लिए समय की मात्रा में वृद्धि करके ट्रैकिंग सूची की लागत को भी महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करेगी.
  • अपनी सूची को एक्सेस, अलग और गिनने के लिए आसान बनाने पर ध्यान दें. दृश्यता, लेबलिंग की आसानी, और सरल संगठन प्रदान करने पर काम करें ताकि आपके काउंटर प्रत्येक आइटम को जल्दी से एक्सेस कर सकें.
  • एक सूची प्रणाली चरण 2 का शीर्षक वाली छवि
    2. भंडारण आवश्यकताओं पर विचार करें. भौतिक आयामों की गणना करें अपनी सूची को स्टोर करने की आवश्यकता है. यह आपके उत्पादों या सामग्रियों और आपकी बिक्री की मात्रा के आकार के आधार पर एक संपूर्ण गोदाम या एक छोटा कोठरी हो सकता है. आपको तापमान या नमी नियंत्रण की तरह भंडारण के लिए आवश्यक किसी विशेष स्थितियों पर भी विचार करना चाहिए.
  • राज्य या संघीय कानून भी हो सकते हैं कि आपको कुछ प्रकार की सूची को विशेष रूप से खतरनाक या नियंत्रित वस्तुओं के लिए स्टोर करने की आवश्यकता है.
  • एक सूची प्रणाली चरण 3 शीर्षक वाली छवि
    3. प्रत्येक आइटम को दृष्टि की एक स्पष्ट रेखा प्रदान करने के लिए डिजाइन भंडारण अलमारियों. संग्रहीत उत्पादों को व्यवस्थित करें ताकि सूची लेने के लिए जिम्मेदार लोग आसानी से पहुंच सकते हैं और प्रत्येक व्यक्तिगत आइटम को गिन सकते हैं. सब कुछ लेबल करें ताकि इसे आसानी से पहचाना जा सके और सूची को उचित क्षेत्र में रखा जा सके.
  • इन्वेंट्री के प्रकार के आधार पर भंडारण अलमारियों और डिब्बे चुनें और सेट करें जिन्हें आप उनमें संग्रहीत करेंगे. अपने चयन के दौरान डिब्बे या अलमारियों के आवश्यक आकार, ऊंचाई, और विशेष विशेषताओं पर विचार करें.
  • उदाहरण के लिए, इस बारे में सोचें कि आपकी सूची से भरा एक शेल्फ कितना भारी होगा और एक शेल्विंग सिस्टम का चयन करेगा जो उस वजन की आवश्यकता को पूरा करता है या उससे अधिक है.
  • ध्यान रखें कि स्टोर अलमारियों पर रखी गई सूची को एक सूची प्रणाली में भी गिना जाना चाहिए.
  • आप उपयोग की आसानी को बेहतर बनाने के लिए स्लॉटिंग का भी उपयोग कर सकते हैं. स्लॉटिंग एक कुशल तरीके से सूची की नियुक्ति को संदर्भित करता है. उदाहरण के लिए, आमतौर पर जो आइटम एक साथ भेजे जाते हैं उन्हें गोदाम में एक दूसरे के करीब रखा जा सकता है.
  • इसके अलावा, सूची स्थापित की जानी चाहिए कि उच्चतम कारोबार के साथ सूची सबसे सुलभ है. स्लॉटिंग को शुरुआत से योजनाबद्ध किया जाना चाहिए और फिर समय के साथ नए आइटम और मांग या संचालन में परिवर्तन के लिए संशोधित किया जाना चाहिए. आदर्श रूप से, स्लॉटिंग को साप्ताहिक या दैनिक भी पुनर्विचार किया जाना चाहिए.
  • आपको जितनी जल्दी हो सके उतनी तेजी से बेची गई और अप्रचलित वस्तुओं से छुटकारा पाने पर विचार करना चाहिए. वे जो बाधाएं बेचेंगे वे कम हैं और कई बार ये आइटम आपको स्टोर करने के लिए अधिक खर्च कर रहे हैं, जो उन्हें लाएंगे.
  • एक सूची प्रणाली चरण 4 का शीर्षक वाली छवि
    4. एक बारकोड सिस्टम पर विचार करें. यदि आपके पास बड़ी मात्रा में सूची है, तो आपको प्रत्येक आइटम को नाम से संदर्भित किए बिना अपनी सूची को ट्रैक करने के लिए किसी भी तरीके की आवश्यकता होगी. ऐसा करने का सबसे आसान तरीका एक बारकोड सिस्टम के माध्यम से होता है. एक स्कैनर प्राप्त करें जिसका उपयोग आप अपने इन्वेंट्री को और बाहर स्कैन करने और इन्वेंट्री काउंट करने के लिए उपयोग कर सकते हैं. हालांकि, अगर आपके पास बहुत कम आइटम या आइटम हैं, तो आप एक साधारण दृश्य प्रणाली का उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं. फिर आप एक बारकोड सिस्टम पर स्विच कर सकते हैं यदि आपकी दृश्य प्रणाली अत्यधिक समय लेने वाली या गलत हो जाती है.
  • सुनिश्चित करें कि स्कैनर आपके पर्यावरण के लिए डिज़ाइन किया गया है. उदाहरण के लिए, एक अस्पताल को स्कैनर की आवश्यकता हो सकती है जिसे निर्जलित किया जा सकता है.
  • आपको अलकोड प्रिंटर को अलमारियों या रिक्त स्थान पर ले जाने के लिए भी आवश्यकता होगी जहां उस बारकोड के साथ आइटम संग्रहीत किया जाता है.
  • यदि आप एक छोटा सा ऑपरेशन चलाते हैं, तो आप बस एक ऐप डाउनलोड करना भी चुन सकते हैं जो आपके कर्मचारियों के मोबाइल फोन को स्कैनर में बदल सकता है.
  • एक सूची प्रणाली चरण 5 का शीर्षक वाली छवि
    5. प्रत्येक सूची के एक मास्टर रिकॉर्ड के रूप में सेवा करने के लिए एक सूची स्प्रेडशीट प्रारूपित करें. प्रारंभ करने के लिए एक्सेल, पेजेस या Google शीट्स जैसे प्रोग्राम में स्प्रेडशीट खोलें. स्प्रेडशीट में कॉलम का उपयोग करके अपनी श्रेणियों का निर्माण करें, पंक्तियों में पृष्ठ के नीचे अपनी सूची आइटम सूचीबद्ध करें. एक प्रभावी सूची प्रणाली में निम्नलिखित कॉलम शीर्षक श्रेणियां शामिल होनी चाहिए:
  • शीर्षक वाले कॉलम का उपयोग करें "गिनती की तारीख" वर्तमान तिथि को रिकॉर्ड करने के लिए.
  • उपयोग "पिछली मात्रा" अंतिम गणना से इस आइटम की मात्रा रिकॉर्ड करने के लिए कॉलम.
  • उपयोग "हाथ पर मात्रा" प्रत्येक आइटम के लिए कुल गणना रिकॉर्ड करने के लिए कॉलम.
  • माप की एक इकाई शामिल करें.
  • उपयोग "उत्पाद वर्णन" आइटम (ओं) का विवरण प्रदान करने के लिए कॉलम.
  • उपयोग "बिल्ड-टू" प्रस्तावित मांग को पूरा करने के लिए हाथ में आवश्यक वस्तुओं की मात्रा का प्रतिनिधित्व करने के लिए कॉलम.
  • उपयोग "बेचा गया" पूर्व अवधि के दौरान बेची गई वस्तुओं की मात्रा का प्रतिनिधित्व करने के लिए कॉलम.
  • उपयोग "बिक्री प्रतिशत की लागत" कुल बिक्री की लागत के प्रतिशत के रूप में प्रत्येक आइटम की लागत का प्रतिनिधित्व करने के लिए कॉलम.
  • उपयोग "उत्पादन या पुनरावृत्ति की राशि" अगले बिक्री अवधि की मांग को पूरा करने के लिए खरीद या उत्पादन करने के लिए वस्तुओं की संख्या स्वचालित रूप से उत्पादन करने के लिए कॉलम.
  • आप अपने इन्वेंट्री स्तरों को प्रबंधित करने के लिए QuickBooks या Peachtree जैसे लेखांकन सॉफ्टवेयर का भी उपयोग कर सकते हैं.
  • 4 का विधि 2:
    पुस्तक सूची में भौतिक सूची को सुलझाना
    1. एक सूची प्रणाली चरण 6 का शीर्षक वाली छवि
    1. स्प्रेडशीट में उपयुक्त कॉलम में प्रत्येक श्रेणी के लिए डेटा दर्ज करें. स्थापित करने के लिए आदेशित राशि से बेची गई राशि को घटाएं "बिल्ड-टू." फिर मात्रा की मात्रा को घटाएं "बिल्ड-टू" आने वाली अवधि के लिए सूची को समायोजित करने के लिए सही राशि निर्धारित करने के लिए. कच्चे माल और घटकों सहित सभी प्रकार की सूची वस्तुओं के लिए डेटा दर्ज करना न भूलें.
  • एक सूची प्रणाली चरण 7 का शीर्षक वाली छवि
    2. सूची संकोचन के लिए डेटा समायोजित करें. सूची संकोचन का अर्थ केवल नियमित व्यापार संचालन के दौरान सूची हानि का मतलब है. चोरी, अशुभता, खराब, या क्षति के कारण सूची खो सकती है. सूची संकोचन एक भौतिक सूची गणना के बीच के अंतर के लिए जिम्मेदार है और अंतिम पुस्तकों में दर्ज की गई सूची गणना. यदि आप सूची लेने से पहले किसी भी संकोचन को पहचानते हैं, तो इसे तुरंत अपनी इन्वेंट्री स्प्रेडशीट में रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें.
  • एक सूची प्रणाली चरण 8 का शीर्षक वाली छवि
    3. अलग सूची और प्रशासनिक कर्तव्यों. सूची प्रबंधन को उचित संबंधित कागजी कार्य और लेखांकन की फाइलिंग जैसे सूची गिनती और आंदोलन और प्रशासनिक कर्तव्यों जैसे भौतिक सूची प्रबंधन की आवश्यकता होगी. बड़ी कंपनियों में, इन प्रक्रियाओं को अलग-अलग विभागों या टीमों द्वारा संभाला जाएगा. हालांकि, यहां तक ​​कि सबसे छोटे व्यवसायों में, आपके पास प्रत्येक पक्ष को संभालने के लिए एक अलग व्यक्ति होना चाहिए. इससे चोरी का खतरा कम हो जाता है.
  • विधि 3 में से 4:
    नियमित अंतराल पर सूची लेना
    1. एक सूची प्रणाली चरण 9 का शीर्षक वाली छवि
    1. अपने इन्वेंट्री श्रमिकों को प्रशिक्षित करें. आपकी सूची और सूची प्रणाली पर काम करने वाले लोग आपकी सूची प्रणाली का सबसे महत्वपूर्ण पहलू हैं. यदि वे अप्रशिक्षित या अनिश्चित हैं कि कोई कार्रवाई करने वाला है, आपकी सूची प्रबंधन दक्षता और सटीकता का सामना करना पड़ेगा. सूची प्रबंधन प्रक्रिया के हर पहलू पर अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें, जिसमें प्रत्येक बिंदु पर क्या किया जाना है, इसे करने की आवश्यकता है, और इसे कैसे दस्तावेज किया जाना चाहिए. यदि आवश्यक हो, तो इन नीतियों को लिखें ताकि कर्मचारी एक गाइड का संदर्भ दे सकें. यह निराशा और सूची कुप्रबंधन को रोकने में मदद करेगा.
  • एक सूची प्रणाली चरण 10 का शीर्षक वाली छवि
    2. इन्वेंट्री मायने रखता है दैनिक, साप्ताहिक या मासिक. आवृत्ति जिसके साथ सूची ली जाती है, एक सूची प्रणाली की सटीकता पर एक महत्वपूर्ण प्रभाव होगा. हालांकि ऑपरेशन के प्रकार के बावजूद, कुछ प्रकार के संचालन को दूसरों की तुलना में अधिक नियमित सूची अंतराल की आवश्यकता होगी. उदाहरण के लिए, एक ऑटो डीलरशिप को एक डिपार्टमेंट स्टोर या खाद्य-सेवा ऑपरेशन के रूप में सूची अंतराल की समान आवृत्ति की आवश्यकता नहीं होगी.
  • पहले सबसे महत्वपूर्ण वस्तुओं पर ध्यान केंद्रित करें. अपने आइटम को तीन श्रेणियों में विभाजित करें, इसके आधार पर कि वे कितनी बार बेचते हैं.
  • उदाहरण के लिए, अपनी उच्च प्राथमिकता वस्तुओं को उन वस्तुओं के रूप में सेट करने का प्रयास करें जो आपकी बिक्री का 80 प्रतिशत बनाते हैं. फिर, आप कम बार बेचे जाने वाले आइटमों के लिए मध्यम प्राथमिकता और कम प्राथमिकता श्रेणियां बना सकते हैं.
  • एक बार ऐसा करने के बाद, आप अपने उच्च प्राथमिकता वस्तुओं पर अपने प्रयास के विशाल बहुमत पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं. इस प्रयास में गिनती, पूर्वानुमान की बिक्री, और पुनरावृत्ति शामिल है.
  • एक बार ऐसा करने के बाद, आप अपने मध्यम और निम्न प्राथमिकता वस्तुओं के लिए अतिरिक्त समय का उपयोग कर सकते हैं. ऐसा करने से आपको कम प्रदर्शन करने वाली वस्तुओं पर समय बर्बाद करने से बचाएगा.
  • एक सूची प्रणाली चरण 11 शीर्षक वाली छवि
    3. दो काउंटर सूची गणना करें. यह आविष्कारक वस्तुओं की भौतिक गणना करते समय मानव त्रुटि की मात्रा को काफी कम कर सकता है. पेपर इन्वेंट्री शीट प्रिंट करें जो भौतिक सूची लेने में उपयोग के लिए मास्टर रिकॉर्ड से मेल खाते हैं.
  • एक व्यक्ति को बड़े पैमाने पर कॉल करके भौतिक गिनती होती है.
  • अन्य काउंटर मास्टर इन्वेंट्री स्प्रेडशीट में उचित फ़ील्ड में संख्याओं को दर्ज करेगा जैसा कि उन्हें कहा जाता है.
  • हालांकि, यह एक ही समय में नहीं किया जाना चाहिए. इन्वेंट्री को अलग-अलग व्यक्तियों द्वारा दो बार लिया जा सकता है.
  • तब आंकड़ों की तुलना सूची की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए की जा सकती है.
  • 4 का विधि 4:
    इन्वेंट्री प्रबंधन में सुधार
    1. एक सूची प्रणाली चरण 12 का शीर्षक वाली छवि
    1. सूची डेटा का विश्लेषण करें. आप सूची जानकारी का विश्लेषण करके अपने इन्वेंट्री प्रबंधन में सुधार कर सकते हैं. विशेष रूप से, आप यह समझने के लिए काम कर सकते हैं कि आपको एक निश्चित समय पर कितनी सूची की आवश्यकता है और जब आपको अधिक ऑर्डर करना चाहिए. उस समय के दौरान आप खुले दिनों की संख्या से बेचे गए माल की अपनी वार्षिक या त्रैमासिक लागत को विभाजित करके माल की अपनी दैनिक लागत की गणना करके शुरू करें. फिर, इस राशि से अपने वर्तमान सूची मूल्य को विभाजित करें. परिणाम आपकी औसत सूची निवेश अवधि है.
    • यह आंकड़ा दर्शाता है कि आपकी खरीदे गए इन्वेंट्री को बिक्री में परिवर्तित करने में कितना समय लगता है.
    • फिर आप इस आंकड़े को कम करने या ग्राहकों से त्वरित भुगतान प्राप्त करने के लिए काम करके इस आंकड़े को कम करने के लिए काम कर सकते हैं.
    • आप महीने के लिए अपनी बिक्री से अपने इन्वेंट्री मूल्य को विभाजित करके अपनी सूची को बिक्री अनुपात में भी पा सकते हैं. समय के साथ इस मान को ट्रैक करें कि यह बढ़ रहा है या घट रहा है या नहीं.
    • बिक्री अनुपात के लिए एक बढ़ती सूची का मतलब है कि आप बहुत अधिक सूची खरीद रहे हैं, जबकि एक कम करने का मतलब है कि आपको अधिक खरीदना चाहिए.
  • एक सूची प्रणाली चरण 13 शीर्षक वाली छवि
    2. अपने इन्वेंट्री स्तरों को अनुकूलित करें. लाभ को अधिकतम करने और नुकसान को कम करने के लिए सूची स्तर को प्रभावी ढंग से प्रबंधित किया जाना चाहिए और सही स्तर पर रखा जाना चाहिए. बहुत अधिक सूची धारण करना, पर्याप्त रूप से खोए गए बिक्री के अवसरों को न रखने के दौरान अप्रचलन, क्षति, और खराब होने का खतरा बढ़ जाता है. अपनी सूची को अनुकूलित करने के लिए, पिछली अवधि के आधार पर बिक्री अनुमानों से शुरू करें. फिर, रुझान और मौसमी के लिए समायोजित करें. उदाहरण के लिए, यदि आप शेष वर्ष की तुलना में गिरावट में अधिक बिक्री का अनुभव करते हैं, तो आप इन महीनों के लिए अपनी सूची को समायोजित करना चाहेंगे.
  • एक सूची प्रणाली का शीर्षक वाली छवि चरण 14
    3. इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर लागू करें. एक सूची स्प्रेडशीट का उपयोग करते समय एक छोटे से व्यवसाय के लिए काम कर सकता है, किसी भी प्रकार के बड़े या उच्च मात्रा वाले उद्यम को एक समर्पित सूची प्रबंधन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होगी. ये कार्यक्रम उपयोगी विश्लेषण और ट्रैकिंग प्रदान करते समय आपको इन्वेंट्री, ऑर्डर और अन्य डेटा प्रबंधित करने की अनुमति देते हैं. आदर्श रूप से, आपका सिस्टम एक एकीकृत प्रणाली बनाने और आपके कुछ परिचालनों को स्वचालित करने के लिए आपके अन्य व्यावसायिक सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत कर सकता है.
  • अनुसंधान सूची प्रबंधन सॉफ्टवेयर पैकेज ऑनलाइन एक खोजने के लिए जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है. लोकप्रिय प्रदाताओं में ओरेकल और एसएपी शामिल हैं.
  • सॉफ्टवेयर की आपकी पसंद आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं (मात्रा, प्रकार की सूची, आदि पर निर्भर करेगी.), आपका बजट, और आपका रूपांतरण समय (एक नई तकनीक को लागू करने के लिए आप कितना समय निकाल सकते हैं).
  • एक सूची प्रणाली चरण 15 का शीर्षक वाली छवि
    4. नुकसान को कम करने के प्रयास करें. सूची संकोचन आमतौर पर छोटा होता है लेकिन व्यवस्थित रूप से कम नहीं होने पर पर्याप्त नुकसान के लिए लेखांकन समाप्त कर सकता है. अपने गोदाम या भंडारण क्षेत्रों के आसपास सुरक्षा को ऊपर उठाकर चोरी को रोकने के लिए काम करें. एक कैमरा सिस्टम स्थापित करके और संदिग्ध ग्राहकों पर नजर रखने के द्वारा अपने स्टोर में चोरी को कम करें. आप एक अलार्म सिस्टम भी सेट कर सकते हैं जो आपके आइटम पर लेबल या आरएफआईडी टैग का जवाब देता है.
  • उन लोगों को उत्पाद क्षेत्रों तक पहुंच प्रतिबंधित करके कर्मचारियों द्वारा संभावित चोरी को कम करें जो पूरी तरह से होने की आवश्यकता है.
  • अपने इन्वेंट्री गिनती प्रथाओं के शीर्ष पर रहकर खराब नुकसान को कम करें. कॉलिंग की सूची में पुराने स्टॉक को आगे बढ़ाना याद रखें.
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