एक सूची प्रणाली कैसे विकसित करें
एक प्रभावी सूची प्रणाली किसी भी खुदरा या विनिर्माण संचालन का एक अनिवार्य घटक है. एक खुदरा सूची प्रणाली का प्राथमिक उद्देश्य एक गोदाम या स्टोररूम में संग्रहीत उत्पादों, आपूर्ति, और सामग्री की भौतिक गिनती को सटीक रूप से बनाए रखना है. एक बार स्थापित होने के बाद, संग्रहित वस्तुओं को नियंत्रित करने और बनाए रखने के लिए एक सूची प्रणाली का उपयोग किया जा सकता है, यह सुनिश्चित करना कि सूची खराब या चोरी के लिए खो नहीं जाती है.
कदम
4 का विधि 1:
गिनती की सुविधा के लिए भंडारण प्रणाली का विकास करना1. दिमाग में काउंटरों के साथ आविष्कार किए जा रहे उत्पादों को व्यवस्थित करें. एक सूची प्रणाली की प्रभावशीलता सटीकता पर भारी निर्भर है जिसके साथ आविष्कार किए जा रहे आइटमों की गणना की जाती है. उत्पादों या व्यापार की गलत गिनती अक्सर अन्य मुद्दों के साथ लेखांकन, बिक्री ट्रैकिंग, ओवर-ऑर्डरिंग और ओवर-प्रोडक्शन में विसंगतियों का कारण बनती है. एक अक्षम भंडारण प्रणाली प्रक्रिया को पूरा करने के लिए समय की मात्रा में वृद्धि करके ट्रैकिंग सूची की लागत को भी महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करेगी.
- अपनी सूची को एक्सेस, अलग और गिनने के लिए आसान बनाने पर ध्यान दें. दृश्यता, लेबलिंग की आसानी, और सरल संगठन प्रदान करने पर काम करें ताकि आपके काउंटर प्रत्येक आइटम को जल्दी से एक्सेस कर सकें.

2. भंडारण आवश्यकताओं पर विचार करें. भौतिक आयामों की गणना करें अपनी सूची को स्टोर करने की आवश्यकता है. यह आपके उत्पादों या सामग्रियों और आपकी बिक्री की मात्रा के आकार के आधार पर एक संपूर्ण गोदाम या एक छोटा कोठरी हो सकता है. आपको तापमान या नमी नियंत्रण की तरह भंडारण के लिए आवश्यक किसी विशेष स्थितियों पर भी विचार करना चाहिए.

3. प्रत्येक आइटम को दृष्टि की एक स्पष्ट रेखा प्रदान करने के लिए डिजाइन भंडारण अलमारियों. संग्रहीत उत्पादों को व्यवस्थित करें ताकि सूची लेने के लिए जिम्मेदार लोग आसानी से पहुंच सकते हैं और प्रत्येक व्यक्तिगत आइटम को गिन सकते हैं. सब कुछ लेबल करें ताकि इसे आसानी से पहचाना जा सके और सूची को उचित क्षेत्र में रखा जा सके.

4. एक बारकोड सिस्टम पर विचार करें. यदि आपके पास बड़ी मात्रा में सूची है, तो आपको प्रत्येक आइटम को नाम से संदर्भित किए बिना अपनी सूची को ट्रैक करने के लिए किसी भी तरीके की आवश्यकता होगी. ऐसा करने का सबसे आसान तरीका एक बारकोड सिस्टम के माध्यम से होता है. एक स्कैनर प्राप्त करें जिसका उपयोग आप अपने इन्वेंट्री को और बाहर स्कैन करने और इन्वेंट्री काउंट करने के लिए उपयोग कर सकते हैं. हालांकि, अगर आपके पास बहुत कम आइटम या आइटम हैं, तो आप एक साधारण दृश्य प्रणाली का उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं. फिर आप एक बारकोड सिस्टम पर स्विच कर सकते हैं यदि आपकी दृश्य प्रणाली अत्यधिक समय लेने वाली या गलत हो जाती है.

5. प्रत्येक सूची के एक मास्टर रिकॉर्ड के रूप में सेवा करने के लिए एक सूची स्प्रेडशीट प्रारूपित करें. प्रारंभ करने के लिए एक्सेल, पेजेस या Google शीट्स जैसे प्रोग्राम में स्प्रेडशीट खोलें. स्प्रेडशीट में कॉलम का उपयोग करके अपनी श्रेणियों का निर्माण करें, पंक्तियों में पृष्ठ के नीचे अपनी सूची आइटम सूचीबद्ध करें. एक प्रभावी सूची प्रणाली में निम्नलिखित कॉलम शीर्षक श्रेणियां शामिल होनी चाहिए:
4 का विधि 2:
पुस्तक सूची में भौतिक सूची को सुलझाना1. स्प्रेडशीट में उपयुक्त कॉलम में प्रत्येक श्रेणी के लिए डेटा दर्ज करें. स्थापित करने के लिए आदेशित राशि से बेची गई राशि को घटाएं "बिल्ड-टू." फिर मात्रा की मात्रा को घटाएं "बिल्ड-टू" आने वाली अवधि के लिए सूची को समायोजित करने के लिए सही राशि निर्धारित करने के लिए. कच्चे माल और घटकों सहित सभी प्रकार की सूची वस्तुओं के लिए डेटा दर्ज करना न भूलें.

2. सूची संकोचन के लिए डेटा समायोजित करें. सूची संकोचन का अर्थ केवल नियमित व्यापार संचालन के दौरान सूची हानि का मतलब है. चोरी, अशुभता, खराब, या क्षति के कारण सूची खो सकती है. सूची संकोचन एक भौतिक सूची गणना के बीच के अंतर के लिए जिम्मेदार है और अंतिम पुस्तकों में दर्ज की गई सूची गणना. यदि आप सूची लेने से पहले किसी भी संकोचन को पहचानते हैं, तो इसे तुरंत अपनी इन्वेंट्री स्प्रेडशीट में रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें.

3. अलग सूची और प्रशासनिक कर्तव्यों. सूची प्रबंधन को उचित संबंधित कागजी कार्य और लेखांकन की फाइलिंग जैसे सूची गिनती और आंदोलन और प्रशासनिक कर्तव्यों जैसे भौतिक सूची प्रबंधन की आवश्यकता होगी. बड़ी कंपनियों में, इन प्रक्रियाओं को अलग-अलग विभागों या टीमों द्वारा संभाला जाएगा. हालांकि, यहां तक कि सबसे छोटे व्यवसायों में, आपके पास प्रत्येक पक्ष को संभालने के लिए एक अलग व्यक्ति होना चाहिए. इससे चोरी का खतरा कम हो जाता है.
विधि 3 में से 4:
नियमित अंतराल पर सूची लेना1. अपने इन्वेंट्री श्रमिकों को प्रशिक्षित करें. आपकी सूची और सूची प्रणाली पर काम करने वाले लोग आपकी सूची प्रणाली का सबसे महत्वपूर्ण पहलू हैं. यदि वे अप्रशिक्षित या अनिश्चित हैं कि कोई कार्रवाई करने वाला है, आपकी सूची प्रबंधन दक्षता और सटीकता का सामना करना पड़ेगा. सूची प्रबंधन प्रक्रिया के हर पहलू पर अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें, जिसमें प्रत्येक बिंदु पर क्या किया जाना है, इसे करने की आवश्यकता है, और इसे कैसे दस्तावेज किया जाना चाहिए. यदि आवश्यक हो, तो इन नीतियों को लिखें ताकि कर्मचारी एक गाइड का संदर्भ दे सकें. यह निराशा और सूची कुप्रबंधन को रोकने में मदद करेगा.

2. इन्वेंट्री मायने रखता है दैनिक, साप्ताहिक या मासिक. आवृत्ति जिसके साथ सूची ली जाती है, एक सूची प्रणाली की सटीकता पर एक महत्वपूर्ण प्रभाव होगा. हालांकि ऑपरेशन के प्रकार के बावजूद, कुछ प्रकार के संचालन को दूसरों की तुलना में अधिक नियमित सूची अंतराल की आवश्यकता होगी. उदाहरण के लिए, एक ऑटो डीलरशिप को एक डिपार्टमेंट स्टोर या खाद्य-सेवा ऑपरेशन के रूप में सूची अंतराल की समान आवृत्ति की आवश्यकता नहीं होगी.

3. दो काउंटर सूची गणना करें. यह आविष्कारक वस्तुओं की भौतिक गणना करते समय मानव त्रुटि की मात्रा को काफी कम कर सकता है. पेपर इन्वेंट्री शीट प्रिंट करें जो भौतिक सूची लेने में उपयोग के लिए मास्टर रिकॉर्ड से मेल खाते हैं.
4 का विधि 4:
इन्वेंट्री प्रबंधन में सुधार1. सूची डेटा का विश्लेषण करें. आप सूची जानकारी का विश्लेषण करके अपने इन्वेंट्री प्रबंधन में सुधार कर सकते हैं. विशेष रूप से, आप यह समझने के लिए काम कर सकते हैं कि आपको एक निश्चित समय पर कितनी सूची की आवश्यकता है और जब आपको अधिक ऑर्डर करना चाहिए. उस समय के दौरान आप खुले दिनों की संख्या से बेचे गए माल की अपनी वार्षिक या त्रैमासिक लागत को विभाजित करके माल की अपनी दैनिक लागत की गणना करके शुरू करें. फिर, इस राशि से अपने वर्तमान सूची मूल्य को विभाजित करें. परिणाम आपकी औसत सूची निवेश अवधि है.
- यह आंकड़ा दर्शाता है कि आपकी खरीदे गए इन्वेंट्री को बिक्री में परिवर्तित करने में कितना समय लगता है.
- फिर आप इस आंकड़े को कम करने या ग्राहकों से त्वरित भुगतान प्राप्त करने के लिए काम करके इस आंकड़े को कम करने के लिए काम कर सकते हैं.
- आप महीने के लिए अपनी बिक्री से अपने इन्वेंट्री मूल्य को विभाजित करके अपनी सूची को बिक्री अनुपात में भी पा सकते हैं. समय के साथ इस मान को ट्रैक करें कि यह बढ़ रहा है या घट रहा है या नहीं.
- बिक्री अनुपात के लिए एक बढ़ती सूची का मतलब है कि आप बहुत अधिक सूची खरीद रहे हैं, जबकि एक कम करने का मतलब है कि आपको अधिक खरीदना चाहिए.

2. अपने इन्वेंट्री स्तरों को अनुकूलित करें. लाभ को अधिकतम करने और नुकसान को कम करने के लिए सूची स्तर को प्रभावी ढंग से प्रबंधित किया जाना चाहिए और सही स्तर पर रखा जाना चाहिए. बहुत अधिक सूची धारण करना, पर्याप्त रूप से खोए गए बिक्री के अवसरों को न रखने के दौरान अप्रचलन, क्षति, और खराब होने का खतरा बढ़ जाता है. अपनी सूची को अनुकूलित करने के लिए, पिछली अवधि के आधार पर बिक्री अनुमानों से शुरू करें. फिर, रुझान और मौसमी के लिए समायोजित करें. उदाहरण के लिए, यदि आप शेष वर्ष की तुलना में गिरावट में अधिक बिक्री का अनुभव करते हैं, तो आप इन महीनों के लिए अपनी सूची को समायोजित करना चाहेंगे.

3. इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर लागू करें. एक सूची स्प्रेडशीट का उपयोग करते समय एक छोटे से व्यवसाय के लिए काम कर सकता है, किसी भी प्रकार के बड़े या उच्च मात्रा वाले उद्यम को एक समर्पित सूची प्रबंधन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होगी. ये कार्यक्रम उपयोगी विश्लेषण और ट्रैकिंग प्रदान करते समय आपको इन्वेंट्री, ऑर्डर और अन्य डेटा प्रबंधित करने की अनुमति देते हैं. आदर्श रूप से, आपका सिस्टम एक एकीकृत प्रणाली बनाने और आपके कुछ परिचालनों को स्वचालित करने के लिए आपके अन्य व्यावसायिक सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत कर सकता है.

4. नुकसान को कम करने के प्रयास करें. सूची संकोचन आमतौर पर छोटा होता है लेकिन व्यवस्थित रूप से कम नहीं होने पर पर्याप्त नुकसान के लिए लेखांकन समाप्त कर सकता है. अपने गोदाम या भंडारण क्षेत्रों के आसपास सुरक्षा को ऊपर उठाकर चोरी को रोकने के लिए काम करें. एक कैमरा सिस्टम स्थापित करके और संदिग्ध ग्राहकों पर नजर रखने के द्वारा अपने स्टोर में चोरी को कम करें. आप एक अलार्म सिस्टम भी सेट कर सकते हैं जो आपके आइटम पर लेबल या आरएफआईडी टैग का जवाब देता है.
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