कैसे प्रतिनिधि: 14 कदम (चित्रों के साथ)

चाहे आप एक कॉर्पोरेट कार्यकारी, एक खुदरा प्रबंधक, या घर के माता-पिता पर रहने के लिए, जिम्मेदारियों को प्रतिनिधि बनाने में सक्षम होने के लिए आपकी व्यक्तिगत प्रभावशीलता के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है. प्रतिनिधि, हालांकि, कुछ हद तक मुश्किल हो सकता है - आपको दृढ़ होना चाहिए, फिर भी उस व्यक्ति के साथ भरोसा करना जिसे आप अपनी जिम्मेदारियों का प्रतिनिधि दे रहे हैं. यह आलेख आपको प्रतिनिधि के बारे में किसी भी चिंताओं को प्राप्त करने में मदद करेगा, फिर आपको व्यावहारिक रूप से और सम्मानपूर्वक कार्य करने की वास्तविक प्रक्रिया के माध्यम से चलें.

कदम

2 का भाग 1:

सही मानसिकता में हो रही है

अपने अहंकार को अलग करें. प्रतिनिधिमंडल के लिए एक बड़ा मानसिक सड़क ब्लॉक यह है कि "यदि आप कुछ सही करना चाहते हैं, तो इसे स्वयं करें." आप दुनिया में एकमात्र व्यक्ति नहीं हैं जो इसे सही कर सकते हैं. आप मई एकमात्र व्यक्ति बनें जो इस पल में इसे सही कर सके, लेकिन यदि आप किसी को प्रशिक्षित करने के लिए समय निकालें, वे शायद इसे सही करने में भी सक्षम होंगे. कौन जानता है - वे भी आप से तेज़ी से या बेहतर कर सकते हैं और यह ऐसा कुछ है जो आपको न केवल स्वीकार करने, बल्कि आमंत्रित करने की आवश्यकता है.

तार्किक और यथार्थवादी सोचें - क्या आप इस काम को अपने आप कर सकते हैं? क्या आपको इस काम और अपनी सामान्य जिम्मेदारियों को संतुलित करने के लिए खुद को मौत के लिए काम करना होगा? यदि हां, तो आपको शायद अपने कुछ कामों को सौंपने के लिए तैयार रहना चाहिए. शर्मिंदा या अक्षम महसूस न करें क्योंकि आपको किसी चीज़ की मदद की ज़रूरत है - आप वास्तव में एक हैं अधिक जब आपको इसकी आवश्यकता हो तो मदद करके प्रभावी कार्यकर्ता.

2. लोगों को स्वयंसेवक के लिए इंतजार करना बंद करो. यदि आप काम को प्रतिनिधि के लिए अनिच्छुक हैं, तो आपके पास मामूली मामला हो सकता है शहीद सिंड्रोम - आप शायद अभिभूत हैं, और आप अक्सर सोचते हैं कि क्यों लोग कभी मदद करने की पेशकश नहीं करते हैं. अपने आप से ईमानदार रहें - जब वे करते हैं, तो क्या आप उन्हें नीचे कर देते हैं, बस विनम्र होना? क्या आप चुपचाप सोचते हैं कि उन्होंने क्यों नहीं किया जोर देते हैं? क्या आपको लगता है कि, यदि आपकी स्थिति को उलट दिया गया था, तो आप शायद उन्हें दिल की धड़कन में मदद करेंगे? अगर आपने जवाब दिया "हाँ," आपको काम करने की आवश्यकता है नियंत्रण लेना आपकी स्थिति का. प्राप्त आपको जिस मदद की ज़रूरत है - इसके लिए आने का इंतजार न करें, क्योंकि यह नहीं हो सकता है.

कई लोग जो कुछ भी कर रहे हैं उससे काफी अनजान हैं, और ऐसा नहीं है कि आप उन्हें बदलने के लिए कर सकते हैं. किसी भी निराशा को छोड़ दें, आप लोगों के लिए मदद नहीं कर सकते हैं- याद रखें कि यह आखिरकार आपकी आवश्यकताओं को संवाद करने के लिए आपका काम है.

3. नकारात्मक रूप से सहायता के लिए अनुरोध न देखें. बहुत से लोग मदद मांगने के साथ असहज हैं. आप दोषी महसूस कर सकते हैं, जैसे आप दूसरों को बोझ कर रहे हैं, या शर्मनाक, क्योंकि आप सोचते हैं (किसी कारण से) कि आप अपने आप को सबकुछ संभालने में सक्षम होंगे.

4. दूसरों पर भरोसा करना सीखें. यदि आप प्रतिनिधि से डरते हैं क्योंकि आपको नहीं लगता कि कोई भी नौकरी के लिए अच्छा कर सकता है जैसा कि आप कर सकते हैं, दो चीजें याद रखें: पहले, लगभग कोई भी पर्याप्त अभ्यास के साथ कुछ अच्छा हो सकता है, और दूसरा, आप शायद आपको लगता है कि आप के रूप में सार्वभौमिक प्रतिभाशाली नहीं है. जब आप काम का प्रतिनिधि करते हैं, तो आप केवल अपने लिए समय मुक्त नहीं कर रहे हैं - आप अपने सहायक को एक नए कौशल का अभ्यास करने या एक नए प्रकार के असाइनमेंट से निपटने का मौका दे रहे हैं।. धैर्य रखें - पर्याप्त समय के साथ, आपका सहायक शायद आपके द्वारा किए गए कार्यों के बारे में प्रतिनिधि कार्य करने में सक्षम होगा. जब तक आप जिस काम को प्रतिलिपि बनाने की योजना बना रहे हैं बहुत महत्वपूर्ण, यह आपके सहायक के लिए शायद ठीक है कि समय के साथ अच्छा प्रदर्शन कैसे करें. अगर काम है बहुत महत्वपूर्ण, इसे प्रतिनिधि करने से पहले दो बार सोचें!

भले ही तुम कर रहे हैं आपके द्वारा प्रतिनिधि बनाने की योजना बनाने में सबसे अच्छा, यह महसूस करें कि प्रतिनिधि कार्य आपको अपने समय के साथ अन्य चीजों को करने की अनुमति देता है. यदि आप हार्ड ड्राइव को इकट्ठा करने के अपेक्षाकृत नीरस कार्य पर कार्यालय में सबसे अच्छे व्यक्ति हैं, लेकिन आपको एक महत्वपूर्ण प्रस्तुति मिल गई है जिसे आपको तैयार करने की आवश्यकता है, यह ओ है.क. एक इंटर्न को कार्य देने के लिए. आपके लिए मुश्किल, जटिल कार्य प्राथमिकता देने के लिए यह बेहतर है - जब आपके पास अधिक महत्वपूर्ण चीजें हों तो सरल, दोहराव वाले कार्यों को प्रतिनिधि के बारे में बुरा न लगें.

2 का भाग 2:

प्रभावी ढंग से प्रतिनिधि

1. काम शुरू करवाओ. पहला कदम सबसे कठिन है, लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण है. आपको डुबकी लेना है और किसी से आपकी मदद करने के लिए कहता है (या, यदि आप बॉस हैं, कहना आपकी मदद करने के लिए कोई.) इस बारे में बुरा मत मानो - जब तक आप विनम्र, दयालु और दयालु हैं, आप किसी को मदद करने के लिए पूछने (या कहने) के लिए असभ्य नहीं हैं. अपने अनुरोध की गंभीरता को बनाए रखने के साथ-साथ दयालु और विचारशील होने का प्रयास करें.

यदि आप अनिश्चित हैं, विशेष रूप से, आपको किसी को आपके लिए कुछ काम करने के लिए कहना चाहिए, चीजों को छोटा और मीठा रखने की कोशिश करें. कुछ कहो, "अरे, क्या मैं आपसे एक मिनट के लिए बात कर सकता हूं? मैं सोच रहा था कि क्या आप मुझे केवल हार्ड ड्राइव के बड़े ढेर को इकट्ठा करने में मदद कर सकते हैं. मैं ऐसा नहीं कर सकता क्योंकि मैं आज कार्यालय से बाहर हूं. क्या तुम मेरी मदद कर सकते हो?" अपने सहायक का दबाव न लें, लेकिन सुनिश्चित करें कि वह उसकी मदद जानता है या उसकी मदद है आवश्यकता है.
पूछें और आप (शायद) प्राप्त करेंगे. प्रतिनिधि से डरो मत क्योंकि आपको अशिष्ट या थोपने के रूप में देखा जा सकता है. इसे इस तरह देखो - जब लोग आपसे कुछ करने के लिए कहते हैं तो आप कैसा महसूस करते हैं? क्या आप आहत और नाराज हैं? या आप (आमतौर पर) पूरी तरह से मदद करने के लिए तैयार हैं? शायद बाद वाला!

2. व्यक्तिगत रूप से अस्वीकार न करें. कभी-कभी, लोग आपकी मदद करने में सक्षम नहीं होंगे - यह दुखी है, लेकिन सच है. यह विभिन्न कारणों से हो सकता है - सबसे आम बात यह है कि जिस व्यक्ति से आप पूछते हैं वह पहले से ही अपने काम के साथ बहुत व्यस्त है. इसे भी व्यक्तिगत रूप से न लें - सिर्फ इसलिए कि कोई व्यक्ति आपके लिए कुछ नहीं कर सकता (या नहीं होगा) इस समय के लिए इसका मतलब है / वह आपसे नफरत करता है. आमतौर पर इसका मतलब है कि एस / वह या तो व्यस्त या आलसी है - और कुछ नहीं.

यदि आपको मना कर दिया जाता है, तो अपने विकल्पों पर विचार करें - आमतौर पर, आप विनम्रतापूर्वक लेकिन मजबूती से जोर दे सकते हैं कि आपको वास्तव में इस व्यक्ति की मदद करने की ज़रूरत है (जो विशेष रूप से अच्छी तरह से काम करेगा यदि आप बॉस हैं या प्राधिकरण के साथ कोई और है), तो आप किसी से पूछने की कोशिश कर सकते हैं और, या आप स्वयं काम कर सकते हैं. यदि आपको वास्तव में मदद की ज़रूरत है, तो विकल्पों को एक और / या दो कोशिश करने से डरो मत!

3. उद्देश्य का प्रतिनिधि, प्रक्रिया नहीं. यह एक माइक्रो-मैनेजर का दुःस्वप्न नहीं बनने की कुंजी है. आप किस प्रकार के परिणामों के लिए स्पष्ट मानकों को सेट करते हैं, और व्यक्ति को यह दिखाएं कि आप इसे कैसे करते हैं, लेकिन उन्हें बताएं कि वे इसे किसी भी तरह से कर सकते हैं, जब तक कि यह अच्छी तरह से किया जाता है और यह समय पर पूरा हो गया है.

यह भी स्मार्ट है क्योंकि यह आपके समय और आपके नसों को दर्शाता है. आप उस समय का उपयोग करना चाहते हैं जिसे आपने कुछ और अधिक महत्वपूर्ण करने के लिए मुक्त किया है, लगातार चिंता नहीं करते कि आपका सहायक कैसे प्रगति कर रहा है.

4. अपने सहायक को प्रशिक्षित करने के लिए तैयार रहें. आपको अपने हेल्पर को सिखाने के लिए लगभग हमेशा थोड़ा समय निर्धारित करना चाहिए कि आपके द्वारा किए गए कार्य को कैसे करें, भले ही यह काफी सरल हो, भले ही. याद रखें कि प्रक्रियाएं जो सरल और सरल लगती हैं, वह किसी ऐसे व्यक्ति के लिए इतना आसान नहीं हो सकती है, जिसने पहले कभी उनके साथ नहीं निपटाया. केवल उस काम के माध्यम से अपने सहायक को चलने के लिए तैयार रहें, बल्कि उसके द्वारा किए गए कार्यों के माध्यम से, बल्कि धैर्यपूर्वक उन प्रश्नों के क्षेत्र में भी है जो उनके पास होगा.

उस समय पर विचार करें जब आप एक बुद्धिमान दीर्घकालिक निवेश के लिए एक सहायक प्रशिक्षण खर्च करते हैं. अपने सहायक को सही तरीके से करने के लिए अपने सहायक को पढ़ाने में थोड़ा समय बिताने के लिए, आप भविष्य में समय बचाते हैं जो अन्यथा उसकी गलतियों को सही करने में व्यतीत कर सकता है.

5. कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों को आवंटित करें.आपके पास उपलब्ध संसाधन हो सकते हैं जो कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक हैं लेकिन कार्य देने वाले व्यक्ति को उन तक पहुंचने में सक्षम नहीं हो सकता है.पासवर्ड की तरह डेटा संरक्षित डेटा, विशेष उपकरण, और कुछ उपकरण इस कार्य को पूरा करने के लिए महत्वपूर्ण हो सकते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके सहायक के पास सफल होने की आवश्यकता है / उसे सफल होने की आवश्यकता है.

6. समझें कि आपका सहायक केवल एक बार में एक ही काम कर सकता है. जब आपका सहायक आपकी मदद कर रहा है, तो वह अपनी सामान्य जिम्मेदारियों को नहीं कर रहा है. यह मत भूलना, जैसे, आपके सहायक की संभावना एक तंग अनुसूची है.खुद से पूछें - क्या काम करेगा वे अपने कार्य को पूरा करने के लिए एक तरफ या प्रतिनिधि सेट करें? सुनिश्चित करें कि आप इस प्रश्न का उत्तर जानते हैं जब आप किसी को किसी कार्य को सौंपते हैं.

धैर्य रखें. जिस व्यक्ति को आप प्रतिनिधि देते हैं मर्जी गलतियां करें जबकि एस / वह सीख रहा है कि एक नया कार्य कैसे करें. यह सीखने की प्रक्रिया का हिस्सा है. इसके लिए योजना. एक ऐसा कार्य न करें जो मानते हुए कि व्यक्ति इसे पूरी तरह से निष्पादित करेगा जब तक उनके पास एक सिद्ध ट्रैक रिकॉर्ड न हो. यदि कोई प्रोजेक्ट उस तरीके से नहीं निकलता है जिस तरह से आप इसे चाहते थे क्योंकि आपका साथी एक पूरी तरह से नया कार्य करने में सक्षम नहीं था जिसे आपने उसे या उसके लिए दिया था पूरी तरह से, यह तुम्हारी गलती है, न कि उसकी या उसकी. अपने सहायक और प्रतिनिधि कार्य के लिए एक संसाधन बनें, उसके लिए कुछ या उसके लिए एक सीखने का अनुभव हो सकता है.

जब आप किसी को कुछ करने के लिए प्रशिक्षित करते हैं, तो आप एक निवेश कर रहे हैं. सबसे पहले, यह आपको धीमा कर देगा, लेकिन लंबे समय तक, यह उछाल और बाध्य द्वारा उत्पादकता में वृद्धि करेगा, क्योंकि आपने सकारात्मक और यथार्थवादी दृष्टिकोण के साथ पूरी चीज से संपर्क किया है.

संभावित कठिनाइयों के लिए तैयार रहें. बैकअप योजनाओं को लागू करें और अगर चीजें गलत हों तो कूदने के लिए तैयार रहें. जानें कि एक बेंचमार्क या समय सीमा समाप्त होने पर क्या होगा. बाधाओं और अप्रत्याशित चुनौतियों हर समय पॉप अप करते हैं, चाहे आप काम पर हों या घर पर हों - यहां तक कि प्रौद्योगिकी कभी-कभी विफल हो जाती है. अपने प्रतिनिधि को इस तथ्य पर भरोसा करें कि, अगर कुछ आता है, तो आप उस समय सीमा को पूरा करने के लिए उसे समझेंगे और उसकी मदद करेंगे - न केवल उन्हें परेशानी के पहले झटके पर फेंक दें.

ऐसा करने से एक स्वार्थी अर्थ में भी स्मार्ट है - यदि आपके प्रतिनिधि को डर है कि एस / उसे दोषी ठहराया जाएगा, वास्तव में कार्य को पूरा करने में अपने स्वयं के पीछे को कवर करने में कहीं अधिक समय व्यतीत किया जाएगा.

9. जब यह गिना जाता है तो अपने सहायक को पहचानें. यदि आप अधिक से अधिक जिम्मेदारी लेना चाहते हैं तो किसी और को दिए गए कार्यों को आवश्यक है. हालांकि, जब आप किसी कार्य को सौंपते हैं तो यह प्रतिकूल है, अपने सहायक को उस पर कड़ी मेहनत करें, और फिर अपने लिए सभी क्रेडिट लें. अपनी ओर से दूसरों के प्रयासों को पहचानें और उसकी प्रशंसा करें.

सुनिश्चित करें कि जब भी आप नौकरी प्राप्त करने के लिए आपको सहायता प्राप्त करते हैं, तो आप अपने सहायक को नाम से उल्लेख करते हैं.

10. कहो "जी शुक्रिया."जब कोई आपके लिए कुछ करता है, तो उसे धन्यवाद देना महत्वपूर्ण है, उसकी मदद के महत्व को स्वीकार करें, और सहायक को पता है कि उसकी सराहना की जाती है. अन्यथा, आप कृतघ्न दिखाई देंगे, भले ही आप नहीं हैं. याद रखें कि लोग आपके दिमाग को नहीं पढ़ सकते हैं. यदि वे सराहना करते हैं तो लोगों को फिर से मदद करने की अधिक संभावना है.

दयालु हो. एक साधारण दिल से पावती की तरह, "मैं तुम्हारे बिना नहीं कर सका!" एक लंबा रास्ता तय कर सकते हैं. यदि इस व्यक्ति के लिए आपके द्वारा किया गया कार्य पर्याप्त था, तो आप उसे या उसके भोजन, एक पेय, धन्यवाद कार्ड, या एक छोटा सा वर्तमान भी खरीदना चाह सकते हैं.

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