फोन पर विनम्र कैसे हो
उचित टेलीफोन शिष्टाचार को समझना कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप पेशेवर रूप से क्या करते हैं. चाहे किसी मित्र के साथ आकस्मिक बातचीत हो या व्यावसायिक कारणों से किसी से बात कर रहे हों, ऐसे तरीके हैं जो आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप विनम्र हो रहे हैं.
कदम
2 का भाग 1:
मूल टेलीफोन शिष्टाचार का उपयोग करना
1. अन्य कॉलर को विनम्रता से नमस्कार करें. चाहे आप कॉल कर रहे हों या कॉल प्राप्त कर रहे हों, अन्य व्यक्ति को विनम्रता से नमस्कार करना सुनिश्चित करें. दूसरे कॉलर को नमस्कार करें जैसा कि आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से देख रहे थे. यदि आप व्यक्ति को नहीं जानते हैं, तो अपने आप को पेश करें यदि आप व्यक्ति में पहली बार व्यक्ति से मिल रहे थे. यदि आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिसे आप बुला रहे हैं, तो वार्तालाप शुरू करने से पहले खुद को पहचानना सुनिश्चित करें.
- एक कॉल रखने के लिए आम, विनम्र बधाई, "हैलो, मेरा नाम है... आप आज कैसे हैं?"
- यदि आप एक कॉल का जवाब दे रहे हैं, तो एक आम अभिवादन होगा, "हाय, आप कैसे हैं? कॉल करने के लिए बहुत बहुत धन्यवाद."
- कैसे करें हमारे अन्य ट्यूटोरियल पर जाएं विनम्रता से फोन का जवाब दें.
2. आवाज के अपने सामान्य स्वर में बोलें. यदि आप अपने फोन में बहुत जोर से बात करते हैं, तो यह दूसरी पंक्ति पर व्यक्ति के लिए असहज हो सकता है. इसी तरह, यदि आप बहुत चुपचाप बात करते हैं, तो यह आपको सुनने के लिए दूसरी पंक्ति पर व्यक्ति के लिए मुश्किल और तनाव हो सकता है. अपने सामान्य स्वर में बोलकर, आप अन्य कॉलर को असहज बनाने से बचेंगे.
3. सीधे फोन के मुखपत्र में बोलें. यदि आप सामान्य मात्रा में बात कर रहे हैं, तो दूसरी पंक्ति पर कॉलर को आपको सुनने में कठिनाई होगी यदि आप सीधे अपने टेलीफोन के मुखपत्र में बात नहीं करते हैं. यह टेलीफोन का इच्छित उपयोग है, और डिवाइस का उपयोग ठीक से यह सुनिश्चित करेगा कि दूसरी पंक्ति पर व्यक्ति आपको ठीक से सुन सकता है.
4. फोन पर बात करते समय मत खाओ. फोन पर बोलते समय आप जो सबसे अधिक अशुद्ध चीजें कर सकते हैं उनमें से एक खा रहा है, पीना, या च्यूइंग गम. टेलीफोन रिसीवर चबाने की आवाज़ को बढ़ावा देते हैं, और यह अन्य कॉलर को इन ध्वनियों को सुनने के लिए अपमानजनक है. यदि आपके पास दोपहर का भोजन किया गया है और फोन पर हैं, तो या तो टेलीफोन वार्तालाप को समाप्त करने के लिए प्रतीक्षा करें, या अन्य कॉलर से पूछें कि क्या आप उन्हें खाने के बाद वापस कॉल कर सकते हैं.
5. फोन पर बात करते हुए विक्षेप को हटा दें. फोन पर बात करते समय जितना संभव हो सके विकर्षणों को सीमित करना महत्वपूर्ण है. यदि आप घर पर हैं, तो किसी भी संगीत को बंद करें जो आपके टेलीविजन को खेल सके और बंद कर सके. यह अनुमान लगाएं कि कॉल रखने से पहले अन्य चीजें आपको क्या विचलित कर सकती हैं और इन विकृतियों से बचने के लिए अपनी पूरी कोशिश करती हैं.
6. यदि आपके पास बुरी सेवा है तो व्यक्ति को वापस कॉल करने के लिए कहें. यदि आप गरीब सेलुलर सेवा वाले क्षेत्र में एक सेल फोन पर बात कर रहे हैं, तो व्यक्ति से पूछना सबसे अच्छा है अगर आप उन्हें वापस बुला सकते हैं. खराब रिसेप्शन के माध्यम से संघर्ष करने के लिए दूसरे व्यक्ति को अपवित्र किया जा सकता है, खासकर यदि आपको कुछ समय के लिए बुरी सेवा में रहना है. विनम्रता से पूछें कि क्या आप व्यक्ति को बाद की तारीख में वापस कॉल कर सकते हैं, और असुविधा के लिए क्षमा चाहते हैं.
7. एक कॉल के अंत में धन्यवाद और अलविदा कहें. यह एक फोन वार्तालाप के अंत में धन्यवाद करने के लिए विनम्र है, लेकिन अलविदा कहने के लिए भी महत्वपूर्ण है. क्योंकि फोन पर बोलते समय कोई चेहरे का संकेत नहीं है, वार्तालाप समाप्त होने पर अक्सर यह जानना मुश्किल हो सकता है. कहकर, "कॉल करने के लिए धन्यवाद, अलविदा!"यह आप दोनों के लिए स्पष्ट होगा कि फोन वार्तालाप समाप्त हो गया है.
2 का भाग 2:
व्यापार के लिए फोन पर बात करते हुए
1. यदि आप एक कॉल प्राप्त कर रहे हैं तो 2 से 3 के छल्ले के भीतर फोन का जवाब दें. यदि आप किसी व्यवसाय कॉल के लिए फोन का जवाब दे रहे हैं, तो दूसरे व्यक्ति को इंतजार नहीं करना सबसे अच्छा है. एक निर्धारित कॉल के लिए तैयार होने से आपको उचित समय में फोन का जवाब देने की अनुमति मिल जाएगी, जबकि आपको किसी भी विकृतियों का निपटान करने का समय भी मिल सकता है जो आपका ध्यान ले सकता है.
- यदि कॉल निर्धारित नहीं है, तो 2 से 3 के छल्ले के भीतर कॉल का जवाब देने के लिए यह कम महत्वपूर्ण है, लेकिन आपको अभी भी यथासंभव तेज़ी से टेलीफोन का जवाब देना चाहिए.
2. उनके पेशेवर शीर्षक से कॉलर को नमस्कार करें. श्रीमान की तरह अपने पेशेवर शीर्षक द्वारा कॉलर को संबोधित करें. भूरा या श्रीमती. स्मिथ, उन्हें अपने पहले नामों से कॉल करने के बजाय. यह व्यक्तिगत रूप से विनम्र व्यापार शिष्टाचार है और टेलीफोन पर भी गंभीरता से लिया जाना चाहिए.
3. यदि आप कॉल कर रहे हैं तो अपने आप को ठीक से पहचानें. जब आप किसी को फोन करते हैं और वे फोन का जवाब देते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप स्वयं को पहचानें और व्यक्ति को यह बताएं कि आप किस बारे में बुला रहे हैं. यह उनके अंत में किसी भी भ्रम को खत्म कर देगा और यह सुनिश्चित करेगा कि वार्तालाप जितना संभव हो उतना कुशल है.
4. पेशेवर भाषा का उपयोग करें. फोन पर अपने या किसी और के व्यवसाय का प्रतिनिधित्व करते समय स्लैंग या अपवित्रता का उपयोग करने से बचें. कार्य के रूप में आप काम पर, पेशेवर, उपयुक्त भाषा के साथ. यदि आप सवाल करते हैं कि आप जो कुछ कहना चाहते हैं वह उचित है, तो इसे काम पर कहें और उम्मीद करें कि यह अच्छी तरह से प्राप्त होगा या नहीं.
5. यदि आपको करना है तो व्यक्ति को धारण करने के लिए कहें. चाहे आप कार्यालय से या घर पर काम कर रहे हों, विक्षेप अनिवार्य रूप से एक व्यावसायिक कॉल के दौरान आते हैं. यदि आपका ध्यान एक पल के लिए कहीं और होना चाहिए, तो यह क्षमा मांगने के लिए उचित शिष्टाचार है और व्यक्ति को दूसरी पंक्ति पर पूछें यदि यह ठीक है कि आप उन्हें पकड़ पर रखें.
6. धैर्य रखें और जितना संभव हो सके सहायक हों. ऐसे समय होते हैं जब व्यवसाय कॉल थोड़ा तनाव हो सकता है, और उचित टेलीफोन शिष्टाचार के लिए रोगी रहना महत्वपूर्ण है. यदि कॉलर एक विशिष्ट समस्या के बारे में परेशान है, तो उन्हें ध्यान से सुनें और उनकी आवश्यकताओं को पूरा करने में मदद करने का सबसे अच्छा तरीका तय करें. किसी भी तरह से असभ्य या अशांत होने से बचें.
7. संक्षिप्त वॉयस मेल संदेश छोड़ दें. यदि आप जिस व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं, वह जवाब नहीं देता है, तो खुद को स्पष्ट रूप से पहचानना, अपना फोन नंबर छोड़ना, और एक संक्षिप्त विवरण देना कि आप क्यों कॉल कर रहे हैं. लंबे समय से घुमावदार संदेश अशांत और अक्षम हैं, क्योंकि दूसरी पंक्ति के व्यक्ति कुछ समय बाद सुनना बंद कर सकते हैं. संदेश छोड़ते समय उचित टेलीफोन शिष्टाचार का उपयोग करें और यथासंभव संक्षिप्त रहें.
8. एक संदेश लेने पर आवश्यक जानकारी के लिए पूछें. यदि आप किसी और के लिए एक संदेश ले रहे हैं, तो अन्य व्यक्ति के नाम, फोन नंबर और कॉलिंग के कारण के लिए विनम्रतापूर्वक पूछना महत्वपूर्ण है. इन तीन चीजों के लिए पूछना वार्तालाप को आगे बढ़ाएगा और दूसरे व्यक्ति को यथासंभव कुशलता से आगे बढ़ेंगे.
टिप्स
कभी भी 8 बजे के बाद किसी को कॉल या टेक्स्ट न करें जब तक कि यह कोई आपातकाल न हो. बहुत से लोग फोन के शोर से जागते हैं, और यहां तक कि यदि उनके पास चुप पर अपना फोन है, तो भी वे इतनी देर से कहने की सराहना नहीं कर सकते हैं.
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