मेल विलय करने के 3 तरीके

यह आपको सिखाता है कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस या ओपनऑफिस में मेल विलय कैसे करें.संगठन. मेल मर्ज एक सुपर सुविधाजनक सुविधा है जो आपको प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए एक दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से वैयक्तिकृत करने देता है, जिसे इसे भेजा जा रहा है. इस तरह आपको प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए व्यक्तिगत रूप से दस्तावेज़ को बदलने की आवश्यकता नहीं है. यह एक बड़ा समय बचा है, और यह वास्तव में करना आसान है! नीचे दिए गए कदम आपको पूरे प्रक्रिया के माध्यम से चरण-दर-चरण के माध्यम से चलेंगे.

कदम

3 का विधि 1:

तैयारी

1. एक डेटा फ़ाइल बनाएं. यह एक स्प्रेडशीट फ़ाइल, डेटाबेस फ़ाइल, या यहां तक कि उचित स्वरूपण के साथ एक टेक्स्ट दस्तावेज़ भी हो सकता है. स्प्रेडशीट फ़ाइलों को आमतौर पर उपयोग किया जाता है- यह गाइड मानता है कि आप एक स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं.

आपकी डेटा फ़ाइल में सभी जानकारी होनी चाहिए जो कॉपी को कॉपी में बदलना होगा. उदाहरण के लिए, यदि आप एक फॉर्म पत्र लिख रहे हैं, तो आपकी डेटा फ़ाइल नाम और संभवतः उन सभी के पते को पकड़ लेगी जिन्हें आप पत्र भेजने का इरादा रखते हैं.

एक पंक्ति में प्रत्येक सेल में जानकारी का एक आइटम रखो, ताकि प्रत्येक प्रकार की जानकारी (पहला नाम, अंतिम नाम, सम्मानित, आदि) अपने स्वयं के कॉलम में है.

समझदार कॉलम नाम बनाएं. मेल मर्ज कॉलम में डेटा पढ़ता है. यह मान लेगा कि जानकारी के प्रत्येक कॉलम में पहली प्रविष्टि उस प्रकार की जानकारी के लिए सामान्य नाम है, इसलिए नामों का उपयोग करें जो आपके लिए समझ में आता है.

उदाहरण के लिए, "फर्स्टनाम" टाइप करके पहले नामों का एक कॉलम प्रारंभ करें, फिर नीचे दिए गए सभी पहले नाम डालें. जब आपसे पूछा जाता है कि आपके पत्र में कौन सा फ़ील्ड डालने के लिए, आप एक विकल्प के रूप में "फर्स्टनाम" देखेंगे और याद रखें कि उस कॉलम में क्या निहित है.

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस उपयोगकर्ता जो अपने ई-मेल के लिए Outlook का भी उपयोग करते हैं, उनके आउटलुक एड्रेस बुक का उपयोग डेटा फ़ाइल के रूप में कर सकते हैं, यदि वांछित हो.

2. डेटा फ़ाइल सहेजें. इसे कहीं भी सहेजें आप इसे आसानी से पा सकते हैं, और इसे कुछ नाम दें जिसे आप आसानी से याद करेंगे.

3. अपना प्राथमिक दस्तावेज़ लिखें. यह वह दस्तावेज़ है जिसे आप जानकारी डालेंगे. उदाहरण के लिए, यदि आप एक फॉर्म पत्र लिख रहे हैं, तो प्राथमिक दस्तावेज़ पत्र है. कोई भी आइटम जो मेल विलय आपके लिए (जैसे नाम) को भर देगा, उसे अब के लिए खाली छोड़ दिया जाना चाहिए.

3 का विधि 2:

एमएस ऑफिस में मेल मर्ज

1. मेल मर्ज कार्य फलक खोलें. अपने प्राथमिक दस्तावेज़ से, इसे खोलने के लिए फलक पर क्लिक करें. यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो टूल्स मेनू खोलें और सूची से मेल मर्ज का चयन करें.

2. उत्तर एमएस कार्यालय के सवालों का जवाब दें. कार्यालय में मेल मर्ज टूल में आपके जीवन को और अधिक चतुराई से और सटीक रूप से विलय करके आपके जीवन को आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए कुछ कदम हैं.

यह बताकर शुरू करें कि आप किस प्रकार का दस्तावेज़ लिख रहे हैं. सबसे अच्छा फिट क्लिक करें, और उसके बाद अगलाक्लिक करें.

बताएं कि "प्रारंभिक दस्तावेज़" (प्राथमिक दस्तावेज़) आप उपयोग करना चाहते हैं. यदि आपने इन चरणों का पालन किया है, तो आपको "इस दस्तावेज़ का उपयोग करने" का चयन करने में सक्षम होना चाहिए." अगला पर क्लिक करें.

3. मर्ज करने के लिए फ़ाइल चुनें. यह डेटा फ़ाइल है जिसे आपने पहले बनाया था. उपयुक्त रेडियो बटन का चयन करें और फ़ाइल के लिए खोज के लिए अगला क्लिक करें और इसे अपने प्राथमिक दस्तावेज़ से कनेक्ट करें.

यदि आप अपनी Outlook पता पुस्तिका का उपयोग करना पसंद करेंगे, तो इसके बजाय उस विकल्प पर क्लिक करें.

4. चुनें कि किस डेटा का उपयोग करना है. कार्यालय आपको जानकारी की पंक्तियों को चुनने या अचयनित करने की अनुमति देता है. यह आपको उस डेटा फ़ाइल में कौन सी चीज़ों की जानकारी चुनने की अनुमति देता है जिसे आप प्राथमिक दस्तावेज़ में विलय करना चाहते हैं, जिससे डेटा फ़ाइल को समय के साथ अधिक उपयोगी बना दिया जाता है क्योंकि आप इसे विभिन्न अलग-अलग चीजों के लिए उपयोग करते हैं. जब आप संतुष्ट होते हैं, तो अगला क्लिक करें.

प्रत्येक कॉलम के शीर्षकों पर क्लिक करके डेटा को सॉर्ट किया जा सकता है. यदि आपको बहुत सारी जानकारी के माध्यम से जल्दी से खोज करने की आवश्यकता है तो यह उपयोगी हो सकता है.

5. डेटा फ़ील्ड डालें. कार्य फलक के अगले पृष्ठ पर, यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो आपको अपने दस्तावेज़ को लिखने के लिए कहा जाएगा, और दस्तावेज़ में डेटा डालने के लिए विकल्पों की एक श्रृंखला के साथ प्रस्तुत किया गया है.

कर्सर रखकर डेटा फ़ील्ड डालें जहां फ़ील्ड जाएगा, और फिर इसे सम्मिलित करने के लिए कार्य फलक पर उपयुक्त बटन पर क्लिक करें.

आप डिलीट कुंजी को दबाकर गलत या डुप्लिकेट डेटा फ़ील्ड को हटा सकते हैं, एक साधारण अक्षर या संख्या के समान.

प्रीसेट विकल्प आपके द्वारा लिखे गए दस्तावेज़ के किस प्रकार के दस्तावेज़ के आधार पर थोड़ा बदलते हैं. कार्यालय आपके द्वारा दिए गए डेटा से उपयुक्त जानकारी भरना सबसे अच्छा करता है. उदाहरण के लिए, यदि आप एक फॉर्म व्यवसाय पत्र लिख रहे हैं, तो आप एक पता ब्लॉक डालने का विकल्प देख सकते हैं, जिसमें प्रत्येक प्राप्तकर्ता का पहला और अंतिम नाम और पूर्ण पता शामिल है, कुछ लाइनों पर अच्छी तरह से व्यवस्थित किया गया है.

कुछ प्रीसेट विकल्प आपके लिए उपयुक्त जानकारी भरने के लिए अतिरिक्त विंडो खोलेंगे. ये सभी कम या कम सरल और समझने में आसान हैं.

यदि आप प्रीसेट का उपयोग कर रहे हैं और यह सही जानकारी नहीं ढूंढ पा रहा है, तो प्रोग्राम को सिखाने के लिए "मैच फ़ील्ड" चिह्नित बटन पर क्लिक करें जो आपके क्षेत्र के नाम अपने मानक नामों के अनुरूप हैं. उदाहरण के लिए, आप इसे दिखा सकते हैं कि इसे अपने डेटा फ़ाइल में "परिवार का नाम" श्रेणी का उपयोग किसी पते ब्लॉक में "अंतिम नाम" डेटा भरने के लिए करना चाहिए.

अपने स्वयं के फ़ील्ड का उपयोग करने के लिए, "अधिक विकल्प) पर क्लिक करें."आप उन नामों को देख पाएंगे जिन्हें आपने प्रत्येक कॉलम दिया था और इसके बजाय उनका उपयोग किया जाता है.

6. अपने पत्रों की जाँच करें. मेल मर्ज उन फ़ील्ड में विशिष्ट जानकारी प्रदर्शित नहीं करेगा जब तक आप इसे प्रिंट नहीं करते हैं, तब तक आपके प्राथमिक दस्तावेज़ पर लागू होते हैं, लेकिन Office एक पूर्वावलोकन फ़ंक्शन प्रदान करता है जो आपको जांचने और सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि जानकारी सही तरीके से दिखाई दे रही है कि आपने कैसे रखा है आपके दस्तावेज़ में फ़ील्ड. तब तक इसका उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें जब तक कि आप संतुष्ट हों कि सब कुछ क्रम में है.

7. विलय खत्म करो. मेल मर्ज टास्क पेन की अंतिम स्क्रीन आपको सूचित करती है कि सबकुछ जगह में है, और यह आपके दस्तावेज़ों को मुद्रित करने के लिए तैयार है. जानकारी का एक सेट प्रति दस्तावेज़ मुद्रित दिखाई देगा, और कार्यक्रम कई प्रतियों को प्रिंट करेगा क्योंकि सूचना के सेट हैं.

यदि आप विशिष्ट अक्षरों को व्यक्तिगत संपादन करना चाहते हैं, तो आप पहले "अलग-अलग अक्षरों को संपादित करें" पर क्लिक करके इस कार्य फलक स्क्रीन से भी ऐसा कर सकते हैं.

3 का विधि 3:

ओपनऑफिस में मेल मर्ज.संगठन

1. एक डेटाबेस बनाएँ. ओपनऑफिस में.संगठन, एक मेल मर्ज के लिए डेटाबेस फ़ाइल हमेशा आवश्यक होती है- हालांकि, आप अभी भी अपने डेटा को पहले स्प्रेडशीट में बना सकते हैं.

अपने प्राथमिक दस्तावेज़ से, फ़ाइल मेनू खोलें और एक नई डेटाबेस फ़ाइल बनाने के लिए चुनें.
दिखाई देने वाली विंडो में, "किसी मौजूदा डेटाबेस से कनेक्ट करें" विकल्प का चयन करें. ड्रॉप-डाउन मेनू से, "स्प्रेडशीट" का चयन करें और फिर अगला क्लिक करें.
अगली स्क्रीन पर, प्रत्यक्ष ओपनऑफिस.स्प्रेडशीट फ़ाइल के लिए org जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं. आप यह चुन सकते हैं कि फ़ाइल स्थान के नीचे बॉक्स को चेक करके डेटाबेस को पासवर्ड सुरक्षित रखना है या नहीं. जब आप तैयार हों तो अगला क्लिक करें.
इस स्क्रीन पर, चुनें कि बाद में आसान पहुंच के लिए डेटाबेस को पंजीकृत करना है या नहीं, और यह तय करें कि आप अभी इसे संपादित करने के लिए डेटाबेस फ़ाइल खोलना चाहते हैं या नहीं. (यदि आपने अभी स्प्रेडशीट फ़ाइल बनाई है तो आपको शायद यह नहीं होगा.) डेटाबेस को सहेजने के लिए समाप्त क्लिक करें.

डेटाबेस को एक नाम देना सुनिश्चित करें जिसे आप आसानी से याद कर सकते हैं.

2. अपने फ़ील्ड डालें. अब जब आपने अपनी जानकारी को डेटाबेस में लिंक किया है जो ओपनऑफिस.संगठन समझ सकते हैं, मेल विलय के लिए उस डेटाबेस का उपयोग करना एक साधारण मामला है, जब तक आप जानते हैं कि कहां देखना है.

सम्मिलित मेनू से, `फ़ील्ड, "और फिर" अन्य का चयन करें..."उप-मेनू से. वैकल्पिक रूप से, आप नियंत्रण-एफ 2 टाइप कर सकते हैं.

दिखाई देने वाली विंडो पर, "डेटाबेस" टैब पर क्लिक करें.

विंडो के निचले दाएं भाग में ब्राउज़ बटन पर क्लिक करें और आपके द्वारा बनाई गई डेटाबेस फ़ाइल को ढूंढें.

एक बार जब आप अपना डेटाबेस चुन लेते हैं, तो यह विंडो के दाईं ओर "डेटाबेस चयन" नामक सूची में दिखाई देगा.

विंडो के बाईं ओर "प्रकार" सूची से, "मेल मर्ज फ़ील्ड का चयन करें."

अपने डेटाबेस के बगल में + पर क्लिक करें और एक स्प्रेडशीट फ़ाइल इसके नीचे दिखाई देनी चाहिए. के बगल में + पर क्लिक करें उस, और जब आप अपनी स्प्रेडशीट बनाते हैं तो आपको फ़ील्ड नाम दिखाई देंगे.

जो भी फ़ील्ड आप सम्मिलित करना चाहते हैं और अपने प्राथमिक दस्तावेज़ में फ़ील्ड को रखने के लिए सम्मिलित करें पर क्लिक करें.

कर्सर को रखने के लिए याद रखें जहां आप अपने क्षेत्र को डालने से पहले डाले जाएंगे, या आपको इसे सही स्थिति में ले जाने के लिए कट और पेस्ट करना होगा.

कार्यालय में, पाठ फ़ील्ड को आपके प्राथमिक दस्तावेज़ में अल्फान्यूमेरिक वर्णों की तरह माना जाता है. आप उन्हें स्पेस बार के साथ ले जा सकते हैं और उन्हें हटाएं कुंजी के साथ हटा सकते हैं.

3. विलय खत्म करो. उचित प्लेसमेंट के लिए हर क्षेत्र की जांच करें. जब आप तैयार हों, तो अपना प्राथमिक दस्तावेज़ प्रिंट करें. मेल विलय आपके द्वारा दस्तावेज़ में विलय फ़ाइल में प्रविष्टियों के प्रत्येक सेट के लिए एक प्रति प्रिंट करेगा.

टिप्स

वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में अक्सर टेम्पलेट होते हैं जिनका उपयोग आप प्राथमिक दस्तावेज बनाने के लिए कर सकते हैं.

सबसे विशिष्ट शर्तों में खेतों को तोड़ना सुनिश्चित करें. उदाहरण के लिए, आप सौजन्यीय शीर्षक (श्रीमान) का उपयोग कर सकते हैं., श्रीमती., मिस), नाम के लिए पहला नाम और अंतिम नाम. यह नामों के लिए तीन फ़ील्ड हैं, इसलिए प्रत्येक कॉलम में एक प्रकार के फ़ील्ड के साथ तीन अलग-अलग कॉलम का उपयोग करें.

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