शब्द को एक्सेल में कैसे परिवर्तित करें: 15 चरण (चित्रों के साथ)

यदि आपको Excel में Word से किसी सूची या डेटा की तालिका को स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, तो आपको स्प्रेडशीट में प्रत्येक व्यक्ति की प्रत्येक व्यक्तिगत जानकारी को अपने सेल में कॉपी और पेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है. पहले अपने वर्ड दस्तावेज़ को ठीक से स्वरूपित करके, आप आसानी से पूरे दस्तावेज़ को एक्सेल में केवल कुछ क्लिक के साथ आयात कर सकते हैं.

कदम

2 का विधि 1:

एक सूची को परिवर्तित करना

1. समझें कि दस्तावेज़ कैसे परिवर्तित किया जाएगा. जब आप Excel में कोई दस्तावेज़ आयात करते हैं, तो कुछ वर्णों का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाएगा कि एक्सेल स्प्रेडशीट में प्रत्येक सेल में कौन सा डेटा जाता है. आयात करने से पहले कुछ स्वरूपण चरणों को करके, आप यह नियंत्रित करने में सक्षम होंगे कि अंतिम स्प्रेडशीट कैसे दिखाई देता है और आपके द्वारा किए जाने वाले मैन्युअल स्वरूपण की मात्रा को कम करता है. यह विशेष रूप से उपयोगी होता है यदि आप किसी शब्द दस्तावेज़ से एक्सेल में एक बड़ी सूची आयात कर रहे हैं.

यह विधि सबसे अच्छी तरह से काम करती है जब आपके पास कई प्रविष्टियों की एक सूची होती है, प्रत्येक स्वरूपित (पते, फोन नंबर, ईमेल पते इत्यादि की सूची).).

2. किसी भी स्वरूपण त्रुटियों के लिए दस्तावेज़ को स्कैन करें. रूपांतरण प्रक्रिया शुरू करने से पहले, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि प्रत्येक प्रविष्टि उसी तरह से स्वरूपित की गई है. इसका मतलब है कि किसी भी विराम चिह्न की त्रुटियों को ठीक करना या किसी भी प्रविष्टि को पुनर्गठित करना जो बाकी से मेल नहीं खाते हैं. यह सुनिश्चित करेगा कि डेटा ठीक से स्थानांतरित हो जाता है.

3. अपने वर्ड दस्तावेज़ में स्वरूपण वर्ण प्रदर्शित करें. सामान्य रूप से छुपा स्वरूपण वर्ण प्रदर्शित करने से आप प्रविष्टियों को विभाजित करने का सबसे अच्छा तरीका निर्धारित करने में मदद करेंगे. आप उन्हें क्लिक करके प्रदर्शित कर सकते हैं "पैराग्राफ अंक दिखाएं / छुपाएं" होम टैब में या दबाकर बटन सीटीआरएल+ ⇧ शिफ्ट+*

अधिकांश सूचियों में या तो प्रत्येक पंक्ति के अंत में एक पैराग्राफ चिह्न होगा, या लाइन के अंत में एक और प्रविष्टियों के बीच रिक्त रेखा में एक होगा. आप कोशिकाओं के बीच अंतर करने के लिए एक्सेल द्वारा उपयोग किए गए वर्णों को सम्मिलित करने के लिए चिह्नों का उपयोग करेंगे.

4. अतिरिक्त स्थान से छुटकारा पाने के लिए प्रत्येक प्रविष्टि के बीच पैराग्राफ अंकों को बदलें. एक्सेल पंक्तियों को निर्धारित करने के लिए प्रविष्टियों के बीच स्थान का उपयोग करेगा, लेकिन आपको स्वरूपण प्रक्रिया में मदद करने के लिए अब से छुटकारा पाने की आवश्यकता होगी. चिंता मत करो, आप इसे थोड़ा सा जोड़ देंगे. यह सबसे अच्छा काम करता है जब आपके पास एक प्रविष्टि के अंत में एक पैराग्राफ चिह्न है और प्रविष्टियों के बीच की जगह में एक (एक पंक्ति में दो).

दबाएँ सीटीआरएल+एच विंडो को खोजने और बदलने के लिए.

प्रकार ^ पी ^ पी फ़ील्ड में. यह एक पंक्ति में दो पैराग्राफ के लिए कोड है. यदि प्रत्येक प्रविष्टि एक पंक्ति है और उनके बीच कोई रिक्त रेखा नहीं है, एकल का उपयोग करें ^ पी बजाय.

प्रतिस्थापन क्षेत्र में एक परिसीमन चरित्र दर्ज करें. सुनिश्चित करें कि यह एक ऐसा वर्ण नहीं है जो दस्तावेज़ में कहीं भी दिखाई देता है, जैसे कि ~.

सभी को बदलें क्लिक करें. आप देखेंगे कि प्रविष्टियां खुद को जोड़ सकती हैं, लेकिन यह तब तक चिंता नहीं है जब तक कि परिसीमित चरित्र सही जगह पर है (प्रत्येक प्रविष्टि के बीच)

5. प्रत्येक प्रविष्टि को अलग-अलग क्षेत्रों में अलग करें. अब जब आपकी प्रविष्टियां अलग हो जाती हैं ताकि वे बाद की पंक्तियों में दिखाई दें, तो आप परिभाषित करना चाहेंगे कि प्रत्येक फ़ील्ड में कौन सा डेटा दिखाई देगा. उदाहरण के लिए, यदि प्रत्येक प्रविष्टि पहली पंक्ति पर एक नाम है, दूसरी पंक्ति पर एक सड़क का पता, और तीसरी पंक्ति पर एक राज्य और ज़िप कोड, आप कर सकते हैं

दबाएँ सीटीआरएल+एच विंडो को खोजने और बदलने के लिए.

एक को हटा दें ^ पी पके हुए क्षेत्र में अंक.

चरित्र को प्रतिस्थापित क्षेत्र में अल्पविराम में बदलें ,.

सभी को बदलें क्लिक करें. यह शेष अनुच्छेद प्रतीकों को अल्पविराम विभाजक के साथ बदल देगा, जो प्रत्येक पंक्ति को एक क्षेत्र में अलग कर देगा.

6. स्वरूपण प्रक्रिया को पूरा करने के लिए सीमांकन चरित्र को बदलें. एक बार जब आप उपरोक्त दो खोज-और-प्रतिस्थापन चरणों को कर लेंगे, तो आपकी सूची अब एक सूची की तरह नहीं दिखाई देगी. सब कुछ उसी लाइन पर होगा, डेटा के हर टुकड़े के बीच अल्पविराम के साथ. फ़ील्ड को परिभाषित करने वाले अल्पविराम को ध्यान में रखते हुए यह अंतिम खोज-और-प्रतिस्थापन चरण आपके डेटा को एक सूची में वापस कर देगा.

दबाएँ सीटीआरएल+एच विंडो को खोजने और बदलने के लिए.

दर्ज ~ (या जो भी चरित्र आपने मूल रूप से चुना है) फ़ील्ड में.

दर्ज ^ पी जगह में.

सभी को बदलें क्लिक करें. यह आपकी प्रविष्टियों को अल्पविराम से अलग व्यक्तिगत समूहों में तोड़ देगा.

छवि को एक्सेल चरण 7 में कनवर्ट करें शीर्षक

7. फ़ाइल को एक सादे पाठ फ़ाइल के रूप में सहेजें. अब जब आपका स्वरूपण पूरा हो गया है, तो आप दस्तावेज़ को टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं. यह एक्सेल को आपके डेटा को पढ़ने और पार्स करने की अनुमति देगा ताकि यह सही फ़ील्ड में चला जाए.

फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और चुनें "के रूप रक्षित करें".

दबाएं "टाइप के रुप में सहेजें" ड्रॉप-डाउन मेनू और चयन करें "सादे पाठ".

फ़ाइल को नाम दें जैसा कि आप पसंद करते हैं और सहेजें पर क्लिक करें.

यदि फ़ाइल रूपांतरण विंडो प्रकट होती है, तो बस ठीक क्लिक करें.

8. एक्सेल में फ़ाइल खोलें. अब जब आपने फ़ाइल को सादे पाठ में सहेजा है, तो आप इसे एक्सेल में खोल सकते हैं.

फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और खोलें का चयन करें.

दबाएं "सभी एक्सेल फाइलें" ड्रॉप-डाउन मेनू और चयन करें "पाठ फाइलें".

अगला पर क्लिक करें > पाठ आयात विज़ार्ड विंडो में.

चुनते हैं "अल्पविराम" डिलीमीटर सूची में. आप देख सकते हैं कि नीचे दिए गए पूर्वावलोकन में प्रविष्टियों को कैसे अलग किया जाएगा. अगला पर क्लिक करें >.

प्रत्येक कॉलम के लिए डेटा प्रारूप का चयन करें और समाप्त क्लिक करें.

2 का विधि 2:

एक तालिका को परिवर्तित करना

1. अपने डेटा के साथ शब्द में एक तालिका बनाएं. यदि आपके पास शब्द में डेटा की एक सूची है, तो आप इसे शब्द में तालिका प्रारूप में परिवर्तित कर सकते हैं और फिर उस तालिका को एक्सेल में तुरंत कॉपी कर सकते हैं. यदि आपका डेटा पहले से ही तालिका प्रारूप में है, तो अगले चरण पर जाएं.

उस पाठ का चयन करें जिसे आप एक तालिका में परिवर्तित करना चाहते हैं.
सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें और फिर तालिका बटन पर क्लिक करें.
चुनते हैं "पाठ को तालिका में परिवर्तित करें".
में प्रति रिकॉर्ड लाइनों की संख्या दर्ज करें "स्तंभों की संख्या" मैदान. यदि आपके पास प्रत्येक रिकॉर्ड के बीच एक खाली रेखा है, तो कुल को एक में जोड़ें.
ओके पर क्लिक करें.

2. अपनी तालिका के स्वरूपण की जाँच करें. शब्द आपकी सेटिंग्स के आधार पर एक तालिका उत्पन्न करेगा. यह सुनिश्चित करने के लिए डबल-जांच करें कि सब कुछ है जहां यह होना चाहिए.

3. थोड़ा क्लिक करें "+" बटन जो मेज के ऊपरी-बाएं कोने में दिखाई देता है. यह तब दिखाई देगा जब आप मेज पर माउस को घुमा रहे हों. इसे क्लिक करने से तालिका में सभी डेटा का चयन होगा.

4. दबाएँ .सीटीआरएल+सी डेटा की प्रतिलिपि बनाने के लिए. आप भी क्लिक कर सकते हैं "प्रतिलिपि" होम टैब में बटन.

छवि को एक्सेल चरण 13 में कनवर्ट करें शीर्षक

5. खुला एक्सेल. एक बार डेटा की प्रतिलिपि बनाई गई है, तो आप एक्सेल खोल सकते हैं. यदि आप डेटा को मौजूदा स्प्रेडशीट में रखना चाहते हैं, तो इसे लोड करें. अपने कर्सर को उस सेल में रखें जिसे आप टेबल के ऊपरी-बाएं सेल को दिखाना चाहते हैं.

6. दबाएँ .सीटीआरएल+वी डेटा पेस्ट करने के लिए. शब्द तालिका से व्यक्तिगत कोशिकाओं को एक्सेल स्प्रेडशीट में अलग कोशिकाओं में रखा जाएगा.

7. किसी भी शेष स्तंभों को विभाजित करें. आपके द्वारा आयात किए जा रहे डेटा के प्रकार के आधार पर, आपके पास कुछ अतिरिक्त स्वरूपण हो सकता है जो आपको करने की आवश्यकता है. उदाहरण के लिए, यदि आप शहर, राज्य संक्षेप में पते आयात कर रहे हैं, और ज़िप कोड एक ही सेल में हो सकता है. आप एक्सेल इन्हें स्वचालित रूप से विभाजित कर सकते हैं.

उस कॉलम के कॉलम हेडिंग पर क्लिक करें जिसे आप पूरे कॉलम का चयन करने के लिए विभाजित करना चाहते हैं.

का चयन करें "डेटा" टैब और क्लिक करें "स्तंभों को पाठ" बटन.

अगला पर क्लिक करें > और फिर का चयन करें "अल्पविराम" Delimiters फ़ील्ड में. यदि आप उपर्युक्त उदाहरण का उपयोग कर रहे हैं, तो यह शहर को राज्य संक्षिप्त और ज़िप कोड से अलग करेगा.

परिवर्तनों को बचाने के लिए समाप्त क्लिक करें.

उस कॉलम का चयन करें जिसे अभी भी विभाजित करने और प्रक्रिया को दोहराया जाना चाहिए "अंतरिक्ष" की बजाय "अल्पविराम" डिलीमीटर के रूप में. यह ज़िप कोड से राज्य संक्षिप्त नाम को अलग करेगा.

टिप्स

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