एक आव्रजन लेखापरीक्षा के दौरान खुद को कैसे बचाव करें (चित्रों के साथ)

यदि आप एक छोटे से व्यवसाय के मालिक हैं या संचालित करते हैं, तो यू से नोटिस प्राप्त करना.रों. आप्रवासन और सीमा शुल्क प्रवर्तन (आईसीई) कि आपके आप्रवासन रूपों का ऑडिट किया जा रहा है एक तनावपूर्ण अनुभव हो सकता है - लेकिन इसे होने की आवश्यकता नहीं है. यद्यपि उल्लंघनों के परिणामस्वरूप कठोर जुर्माना हो सकता है, लेकिन उन दंडों के परिणामस्वरूप सभी कर्मचारियों के लिए आवश्यक दस्तावेज बनाए रखने में विफलता की विफलता होती है. एक आप्रवासन लेखापरीक्षा के दौरान खुद को बचाने का सबसे अच्छा तरीका सक्रिय होना है और संघीय कानून का पालन करने के लिए नीतियों की स्थापना की है. सख्त रिकॉर्ड रखने के साथ संयुक्त नीतियों का साक्ष्य उस चार्ज को पराजित कर सकता है जिसे आपने जानबूझकर कानूनी आवश्यकताओं को नजरअंदाज कर दिया है.

कदम

3 का भाग 1:

प्रशिक्षण प्रशासक

1. I-9 के निर्माण और प्रतिधारण के लिए नीतियां स्थापित करें. I-9S को संभालने के लिए मानक नीतियां होने और उन नीतियों का पालन करने से लगातार आवश्यक दस्तावेज खोने का जोखिम कम हो जाता है.

आपके व्यवसाय को 6 नवंबर, 1 9 86 के बाद किराए पर प्रत्येक कर्मचारी के लिए फ़ाइल पर एक I-9 रखना चाहिए. यदि आप किसी कर्मचारी को समाप्त करते हैं, तो आपको अपने आई -9 को किराए की तिथि या समाप्ति के बाद एक वर्ष के बाद तीन साल तक फ़ाइल पर रखना होगा, जो भी अधिक है.
प्रत्येक नए किराया को किराए की तारीख पर अपने आई -9 के शीर्ष खंड को पूरा करना होगा. धारा 2 को पूरा किया जाना चाहिए और उचित दस्तावेज कर्मचारी की किराया की तारीख के तीन दिनों के भीतर सत्यापित किया गया है.
यह विशेष रूप से कर्मचारी के कार्य प्राधिकरण को सत्यापित करने के लिए प्रदान की गई फोटोकॉपी दस्तावेजों के लिए आवश्यक नहीं है. हालांकि, यदि आप उन दस्तावेजों को फोटोकॉपी करने का निर्णय लेते हैं तो यह हर कर्मचारी के लिए लगातार किया जाना चाहिए.
दो अलग-अलग फाइलें रखें, एक मौजूदा कर्मचारियों के लिए एक और एक समाप्त कर्मचारियों के लिए. यह पुराने I-9 के अधिक कुशल को शुद्ध करने की प्रक्रिया बनाता है.
आपकी I-9 फ़ाइलों को आपकी अन्य कर्मियों की फाइलों से अलग से रखा जाना चाहिए, इसलिए जब आप वार्षिक स्व-ऑडिट करते हैं तो आपको उन्हें सॉर्ट करने की आवश्यकता नहीं होती है, या यदि आपको बर्फ से निरीक्षण नोटिस मिलता है.

2. एक लिखित पुस्तिका प्रदान करें. यू.रों. नागरिकता और आप्रवासन सेवाएं (यूएससीआईएस) एक आई -9 हैंडबुक प्रकाशित करती है जो फॉर्मल कानून का अनुपालन करने के लिए प्रपत्रों को बताती है.

आप I-9 नियोक्ता हैंडबुक डाउनलोड कर सकते हैं http: // यूएससीआईएस.जीओवी / आई -9-सेंट्रल.

यूएससीआईएस द्वारा प्रदान की गई हैंडबुक के अलावा, आपको इमिग्रेशन अनुपालन के प्रभारी प्रशासकों के लिए नाम और संपर्क जानकारी सहित आपकी कंपनी की विशिष्ट नीतियों और प्रक्रियाओं के दस्तावेज लिखना चाहिए था. अपनी हैंडबुक में जानकारी देखें और इसे नियमित रूप से अपडेट करें.

3. I-9S को पूरा करने के लिए विशिष्ट व्यवस्थापक को नामित करें. केवल कुछ प्रशासकों को आई -9 पूरा करने की इजाजत देता है जो पूरी तरह से प्रशिक्षित हैं, आपको प्रक्रिया को नियंत्रित करने और त्रुटियों से बचने में मदद कर सकते हैं.

सुनिश्चित करें कि आपके प्रशासकों ने यूएससीआईएस हैंडबुक की समीक्षा की है और आई -9 स्वयं फॉर्म. उन्हें आम त्रुटियों को पहचानने में सक्षम होना चाहिए कर्मचारियों को फॉर्म भरने में सक्षम होना चाहिए ताकि आपके आई -9 एस पहले ही समय में सही हो, एक लेखापरीक्षा या अपूर्ण रूपों की पहचान करने के लिए एक लेखापरीक्षा की प्रतीक्षा करने के बजाय.

यदि आपके पास एक छोटा कर्मचारी है, तो आप एक प्रबंधक को आई -9 के प्रभारी होने के लिए नामित कर सकते हैं, भले ही आपके पास ऐसे कई प्रबंधक हों जिनके पास नए कर्मचारियों को किराए पर लेने की शक्ति हो.

जब आप अस्थायी कार्य प्राधिकरणों के साथ कर्मचारियों को किराए पर लेते हैं तो I-9 एस के प्रभारी को अनुस्मारक बनाना चाहिए, इसलिए उनके रूपों को अद्यतन किया जा सकता है जब वे प्राधिकरण बदलते या समाप्त हो जाते हैं.

4. सालाना प्रशिक्षण सत्र आयोजित करें. व्यवस्थापक के लिए नियमित रूप से अनुसूचित प्रशिक्षण और रिफ्रेशर पाठ्यक्रम एक लेखापरीक्षा के दौरान घटना विसंगतियों में एक महत्वपूर्ण रक्षा प्रदान करते हैं.

आदर्श रूप से, आपको अपने वार्षिक स्व-लेखापरीक्षा को पूरा करने के बाद प्रशिक्षण सत्रों को निर्धारित करना चाहिए, ताकि आप किसी भी त्रुटि के बारे में उचित प्रशासकों को सूचित कर सकें.

सुनिश्चित करें कि I-9 के प्रभारी प्रशासक संघीय कानून के विरोधी भेदभाव प्रावधानों को भी समझते हैं. किसी भी नीतियों को सुसंगत होना चाहिए, और आपको किसी कर्मचारी से अतिरिक्त या अलग दस्तावेज की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए क्योंकि उसके पास एक विदेशी-ध्वनि नाम है.

3 का भाग 2:

आत्म-लेखा परीक्षा आयोजित करना

1. बाहरी लेखापरीक्षा कंपनी के साथ अनुबंध पर विचार करें. अनुभव ऑडिटिंग I-9 के अनुभव के साथ एक तीसरी पार्टी सेवा आपके कर्मचारियों पर त्रुटियों को ढूंढ सकती है.

किसी तृतीय-पक्ष लेखा परीक्षक का उपयोग करने से यह स्थापित करने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय हो सकता है कि आपने संघीय आप्रवासन कानून का अनुपालन करने के लिए एक अच्छा विश्वास प्रयास किया है.
कुछ कंपनियां लेखापरीक्षा रक्षा के साथ-साथ लेखा परीक्षा सेवाओं के लिए वकील प्रदान करती हैं. ऑनलाइन खोजें या अन्य छोटे व्यवसाय मालिकों से एक ऐसी सेवा ढूंढने के लिए बात करें जो आपके व्यवसाय की जरूरतों और बजट के लिए उपयुक्त है.
बर्फ में अपने सर्वोत्तम प्रथाओं के हिस्से के रूप में वार्षिक स्व-ऑडिट शामिल हैं. घटना में एक बर्फ निरीक्षण त्रुटियों को उजागर करता है, नियमित रूप से आत्म-लेखा परीक्षा के सबूत एक रक्षा प्रदान करते हैं कि आप आप्रवासन अनुपालन के बारे में गंभीर हैं.
यदि आप बाहरी लेखापरीक्षा कंपनी का उपयोग नहीं करते हैं, तो आपके पास कर्मचारी को भर्ती या आई -9 प्रक्रिया लेखापरीक्षा में शामिल एक कर्मचारी होना चाहिए जो आपके i-9s.

शीर्षक शीर्षक आपातकालीन सुरक्षात्मक आदेश चरण 3 प्राप्त करें

2. सभी कर्मचारियों की एक सूची संकलित करें. आपके पास सभी मौजूदा कर्मचारियों के साथ-साथ उन लोगों के लिए एक I-9 होना चाहिए जिन्हें पिछले तीन वर्षों में समाप्त कर दिया गया है.

आप अपने कर्मचारी रोस्टर के साथ एक स्प्रेडशीट बनाना चाह सकते हैं ताकि आप अपने लेखापरीक्षा का संचालन के रूप में प्रत्येक I-9 का ट्रैक रख सकें. प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक पंक्ति बनाएं जिसके लिए I-9 की आवश्यकता है, और उसके बाद एक पूर्ण और सटीक I-9 के लिए कॉलम बनाएं, एक I-9 जिसमें सुधार की आवश्यकता है, या एक लापता I-9. यह आपको एक नज़र में अपने पूरे कर्मचारियों की समीक्षा करने में सक्षम बनाता है.

शीर्षक की गई छवि संघीय कर रोकथाम चरण 9 की गणना करें

3. सभी कर्मचारियों के लिए i -9s इकट्ठा करें. आपके पास मौजूद सभी रूपों को खींचें और उन कर्मचारियों की सूची में उनकी तुलना करें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपके पास कोई भी आई -9 नहीं है.

आपको निष्क्रिय कर्मचारियों के लिए भी अद्यतित I-9S रखना चाहिए - जो भी रखा गया है, लेकिन बहाली के लिए पात्र है, या वर्तमान में अनुपस्थिति की छुट्टी पर है.

समाप्त कर्मचारियों के लिए, यह देखने के लिए जांचें कि आपको उन्हें बनाए रखना चाहिए या नहीं. यदि कर्मचारी को तीन साल पहले किराए पर लिया गया था, या एक साल पहले समाप्त कर दिया गया था, तो आप उस कर्मचारी के i-9 को नष्ट कर सकते हैं.

कर्मचारी के नाम के साथ अपने रिकॉर्ड से शुद्ध सभी I-9 का एक नोट बनाएं और I-9 की तारीख को शुद्ध किया गया था. फिर i-9 को काट दिया.

4. प्रत्येक I-9 का मूल्यांकन करें. यूएससीआईएस द्वारा प्रकाशित आई -9 हैंडबुक में निर्धारित दिशानिर्देशों का उपयोग करके प्रत्येक फॉर्म के प्रत्येक अनुभाग की सावधानी से जांचें.

कर्मचारी को अपने आई -9 की धारा 1 को पूरा करना होगा, नाम, पता, पहला नाम, और जन्म तिथि प्रदान करना. कर्मचारी को तब अपना सामाजिक सुरक्षा नंबर देना होगा और फॉर्म को साइन या डेट करना होगा.

यदि कोई फॉर्म सही ढंग से भरा नहीं जाता है, तो आपको त्रुटि या कमी को सही करने के बारे में तुरंत कर्मचारी से बात करनी चाहिए.

कर्मचारी द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के बारे में प्रपत्र की जानकारी की समीक्षा करें. यदि उन दस्तावेजों की समयसीमा समाप्त हो गई है या अद्यतन करने की आवश्यकता है, तो कर्मचारी से वर्तमान दस्तावेज प्रदान करने के लिए कहें.

सुनिश्चित करें कि चेक किए गए दस्तावेज़ों को ठीक से रूप से सूचीबद्ध किया गया है और चेक किए गए दस्तावेज़ों की फोटोकॉपी कर्मचारी आई -9 के साथ शामिल हैं.

अपने रोस्टर या स्प्रेडशीट पर एक नोट बनाएं जो कर्मचारी के दस्तावेज़ों का पुन: सत्यापन आवश्यक है. जब आप वर्तमान दस्तावेज़ प्राप्त करते हैं और समीक्षा करते हैं, तो दस्तावेज़ों को फिर से सत्यापित करने की तारीख के साथ अपनी स्प्रेडशीट अपडेट करें.

हालांकि दस्तावेजों की फोटोकॉपी की आवश्यकता नहीं है, अगर फोटोकॉपी बने हैं तो उन्हें पठनीय होना चाहिए और आई -9 फॉर्म के साथ इसे बनाए रखा जाना चाहिए जिसके लिए वे संबंधित हैं.

शीर्षक वाली छवि एक सामाजिक सुरक्षा दावा चरण 14 की स्थिति खोजें

5. किसी भी त्रुटि को ठीक करें. कर्मचारी को एक नया रूप भरने के बजाय, आपको एक गलत i-9 को सही करने के लिए यूएससीआईएस द्वारा स्थापित विशिष्ट प्रक्रियाओं का पालन करना होगा.

कुछ रूपों को अद्यतन करने की आवश्यकता हो सकती है - उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी ने शादी की है और उसका अंतिम नाम बदल दिया है.

ज्यादातर मामलों में, आप मूल रूप पर जानकारी को केवल सही कर सकते हैं. गलत जानकारी को हड़ताल करें और अपना सुधार जोड़ें. फिर प्रारंभिक सुधार और सुधार की तारीख लिखें.

सुधार के अपने रोस्टर पर एक नोट बनाएं और जिस तारीख को बनाया गया था.

यदि त्रुटि को आसानी से सही नहीं किया जा सकता है, जैसे कि गलत जानकारी के माध्यम से बस हड़ताली और इसके ऊपर सही जानकारी लिखकर, आपके पास कर्मचारी को एक नया I-9 पूरा करना चाहिए. पुराने, गलत i-9 को नए, सही से संलग्न करें. पुराने I-9 को नष्ट या फेंक दो, और नए को वापस न करें.

शीर्षक वाली छवि एक सामाजिक सुरक्षा दावे की स्थिति खोजें चरण 11

6. मिसिंग आई -9 एस को पूरा करने के लिए कर्मचारियों के साथ काम करें. यदि किसी मौजूदा कर्मचारी ने I-9 पूरा नहीं किया है, तो उसे एक फॉर्म के शीर्ष को भरने और उचित दस्तावेज़ जमा करने की आवश्यकता है.

यदि किसी कर्मचारी के पास I-9 नहीं है और आप कमी को कवर करने के लिए एक बनाते हैं, तो इसे बैक-डेट न करें. इसके बजाय, आपको उस तारीख का उपयोग करना चाहिए जो कर्मचारी के सहायक दस्तावेजों की समीक्षा की जाती है.

अपने कर्मचारी रोस्टर पर एक सुधारात्मक कार्रवाई के रूप में नए I-9 के निर्माण पर ध्यान दें, और उस तारीख को शामिल करें जो नई I-9 पूरा हो गया था.

यदि किसी कर्मचारी के लिए एक लापता I-9 है जिसे समाप्त कर दिया गया है, तो अनुपस्थिति के बारे में एक नोट बनाएं और उस नोट को उसी समय के लिए अपने I-9 के साथ रखें क्योंकि आपको उस कर्मचारी के i-9 को रखने की आवश्यकता होगी.

3 का भाग 3:

आइस निरीक्षण को संभालना

1. निरीक्षण की सूचना प्राप्त करें (NOI). बर्फ निरीक्षण प्रक्रिया तब शुरू होती है जब आपको एक नोई के साथ परोसा जाता है जो आपको ऑडिटिंग के लिए अपना I-9 फॉर्म सबमिट करने के लिए मजबूर करता है.

आपका नोटिस इंगित करेगा कि निरीक्षण कैसे होगा. कुछ मामलों में, आपके पास निरीक्षण करने के लिए आपके व्यवसाय के स्थान पर एक बर्फ अधिकारी दिखाई दे सकता है. दूसरों में, आपको बस अपने फॉर्म को उचित बर्फ क्षेत्र कार्यालय में मेल करना होगा.
आपको एक सबपोना या वारंट को नोटिस के बजाय अपने फॉर्म की मांग की जा सकती है. जबकि आपके पास नोई द्वारा आवश्यक दस्तावेज जमा करने के लिए तीन दिन हैं, आपको एक सबपोना या वारंट में मांग की गई दस्तावेजों का उत्पादन करना होगा.

शीर्षक वाली छवि एक मृत व्यक्ति को एक चरण 17 से हटा दें

2. एक अटॉर्नी परामर्श पर विचार करें. यदि आप चिंतित हैं कि आपके द्वारा सबमिट किए गए I-9s जांच पास नहीं करेंगे, आपको अपने विकल्पों पर चर्चा करने के लिए जल्द से जल्द एक अनुभवी वकील से संपर्क करना चाहिए.

एक वकील की तलाश करें जिसकी बर्फ और यूएससीआईएस के साथ काम करने का अनुभव है, और जो आई -9 कानूनी आवश्यकताओं और प्रक्रियाओं को समझता है.

शीर्षक वाली छवि भारत में एक कंपनी रजिस्टर चरण 16

3. अपने I -9S को इकट्ठा करें. आपके पास उस तारीख से केवल तीन व्यावसायिक दिन हैं जिन्हें आप अपने i-9 को ऑडिटर में जमा करने के लिए एक नोई के साथ सेवा करते हैं.

बर्फ अतिरिक्त सहायक दस्तावेज का अनुरोध कर सकता है, जैसे कि आपके पेरोल की एक प्रति, अपने वर्तमान कर्मचारियों की सूची, या आपके ऑपरेटिंग लाइसेंसधारियों जैसे व्यावसायिक दस्तावेजों को शामिल कर सकते हैं.

बर्फ के बाद आपके दस्तावेज प्राप्त होते हैं, एक लेखा परीक्षक पूर्णता और सटीकता के लिए उनका विश्लेषण करेगा.

यदि आप वार्षिक स्व-ऑडिट करते हैं, तो आप इन ऑडिट के परिणामों को अपने आई -9 एस के साथ बर्फ में जमा करने पर विचार करना चाह सकते हैं. इसमें आपके द्वारा आपके स्व-ऑडिट के दौरान बनाए गए किसी भी नोट शामिल है, और आपके द्वारा बनाए गए स्प्रेडशीट्स शामिल हैं. ये रिपोर्टें दर्शाती हैं कि आपने कानून का अनुपालन करने के लिए एक अच्छा विश्वास प्रयास किया है.

यदि आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से अपने आई -9 एस को स्टोर करते हैं, तो आपको उन्हें देखने के लिए आवश्यक किसी भी सॉफ़्टवेयर या हार्डवेयर के साथ अपने फॉर्मों तक पहुंच प्रदान करनी होगी.

4. निरीक्षण परिणामों की अपनी अधिसूचना प्राप्त करें. एक बार ऑडिट पूरा हो जाने के बाद, आपको आइस से एक नोटिस प्राप्त होगा कि लेखा परीक्षक क्या पाया गया है और क्या कार्रवाई का पालन करेंगे.

यदि ऑडिटर को आपके फॉर्मों के साथ कोई समस्या नहीं मिलती है, तो आपको एक अनुपालन पत्र प्राप्त होगा जिसमें कहा गया है कि आप संघीय आप्रवासन कानून के अनुपालन में हैं.

लेखा परीक्षक को विसंगतियां मिल सकती हैं जो संदेह को उठाती हैं एक विशेष कर्मचारी को काम करने के लिए अधिकृत नहीं किया जा सकता है. इस मामलों में, आप और कर्मचारी को अतिरिक्त दस्तावेज प्रस्तुत करने का अवसर है जो कर्मचारी को काम करने के लिए अधिकृत है.

यदि लेखा परीक्षक को महत्वपूर्ण सत्यापन उल्लंघन मिलते हैं, तो आपको ठीक करने के इरादे की सूचना मिल सकती है. यह नोटिस कागजी कार्य विसंगतियों के लिए आरक्षित है जिसमें लेखा परीक्षक के पास अतिरिक्त सबूत या कारण माना जाता है कि त्रुटियों को जानना और जानबूझकर किया गया था.

ध्यान रखें कि जुर्माना गलत या अपूर्ण कागजी कार्य के लिए मूल्यांकन किया जा सकता है जो संघीय आप्रवासन कानून का अनुपालन नहीं करता है, भले ही आपके सभी कर्मचारी यू में काम करने के लिए अधिकृत हों.रों.

5. किसी भी आवश्यक सुधार करें. यदि लेखा परीक्षक को कोई तकनीकी या प्रक्रियात्मक विफलता मिलती है, तो आप आमतौर पर उन रूपों को ठीक करने के लिए दस दिन होंगे.

यदि रूपों को दस दिनों के भीतर सही नहीं किया जाता है, तो त्रुटियों को वास्तविक उल्लंघन माना जाएगा और आपको ठीक करने के इरादे की सूचना भेजी जाएगी.

उदाहरण के लिए, आपके पास एक कर्मचारी हो सकता है जो यू है.रों. नागरिक और यू में काम करने के लिए अधिकृत है.रों., लेकिन पहचान के लिए प्रदान की गई चालक का लाइसेंस अब समाप्त हो गया है. यह i-9 यह सत्यापित करने के बाद अद्यतन किया जाना चाहिए कि व्यक्ति ने नई समाप्ति तिथि सहित अपने लाइसेंस को नवीनीकृत कर दिया है.

व्हाप्लाश चरण 32 के लिए दावे मुआवजे का शीर्षक

6. सुनवाई का अनुरोध करें. यदि बर्फ आपको ठीक (एनआईएफ) के इरादे की सूचना भेजता है, तो आपके पास या तो एक समझौता करने या सुनवाई का अनुरोध करने का विकल्प है.

सुनवाई का अनुरोध करने के लिए आपके निफ की प्राप्ति से आपके पास 30 दिन हैं. अपनी प्रतिक्रिया दर्ज करने के लिए प्रक्रियात्मक आवश्यकताओं और समय सीमा सीखने के लिए अपने निफ को पढ़ें.

भले ही आप एक सुनवाई का अनुरोध करते हैं, आप एक समझौते पर बातचीत जारी रख सकते हैं.

ध्यान रखें कि जुर्माना आमतौर पर केवल उल्लंघन के लिए मूल्यांकन किया जाता है. आप एक आप्रवासन लेखा परीक्षा के दौरान खुद को बचा सकते हैं कि आपने संघीय कानून का अनुपालन करने के लिए अच्छे विश्वास में प्रयास किया है, भले ही कुछ गलतियां दरारों के माध्यम से फिसल गई हों.

Whiplash चरण 39 के लिए दावे मुआवजे का शीर्षक छवि

7. अपने मामले का तर्क दें. आपकी सुनवाई में, आपको ऑडिटर के दावों के खिलाफ खुद को बचाने का अवसर मिलेगा.

स्व-ऑडिट के साथ-साथ आपकी लिखित नीतियों और प्रक्रियाओं का दस्तावेज़ीकरण एक अच्छे विश्वास रक्षा के लिए सबूत के रूप में कार्य करता है. आप तर्क दे सकते हैं कि आपने कानून का अनुपालन करने के लिए एक अच्छा विश्वास प्रयास किया है, जो स्वयं-लेखा परीक्षा और लिखित नीतियों को बर्फ से निरीक्षण की सूचना प्राप्त करने से पहले बनाया गया था और परिचालन किया गया था.

आपके खिलाफ किए गए जुर्माना को कम करने के लिए अन्य कारकों को भी तर्क दिया जा सकता है. न्यायाधीश व्यापार के आकार को ध्यान में रखेगा, चाहे आप मौसमी रूप से संचालित हों, और कर्मचारी कारोबार की डिग्री.

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