एक सम्मेलन कॉल की अध्यक्षता कैसे करें

एक सम्मेलन कॉल की अध्यक्षता करने से आपको दूसरों को प्रबंधित करने और निर्देशित करने की आपकी क्षमता का प्रदर्शन करने का अवसर मिलता है. सफलतापूर्वक कॉल का नेतृत्व करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि कॉल को व्यवस्थित करने, अपनी भूमिका के लिए खुद को तैयार करने, कॉल करने और बाद में उपस्थित लोगों के साथ अनुवर्ती करने की आवश्यकता होगी. अभ्यास के साथ, आप पाएंगे कि कॉन्फ़्रेंस कॉल में शामिल कई कदम उन चरणों के समान हैं जिन्हें आप आमने-सामने बैठकों के साथ करते हैं.

कदम

4 का भाग 1:
कॉल का आयोजन
  1. चेयर ए कॉन्फ्रेंस कॉल चरण 1 शीर्षक वाली छवि
1. एक सुविधाजनक कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर चुनें. इन दिनों, आपके पास चुनने के लिए विभिन्न प्रकार के वेबिनार कार्यक्रम हैं. कुछ उपयोगकर्ता के अनुकूल चुनें कि अधिकांश दूरस्थ उपस्थित लोगों ने स्थापित किया है. अगर कॉल में स्लाइड्स शामिल हैं तो सुनिश्चित करें कि आपने वीडियो घटक के साथ सॉफ़्टवेयर चुना है. यदि स्थापित सॉफ़्टवेयर एक यथार्थवादी विकल्प नहीं है, तो एक सेवा के साथ जाएं कि हर कोई ऑनलाइन स्वतंत्र रूप से एक्सेस कर सकता है.
  • सॉफ़्टवेयर आवश्यकताओं के बिना उपस्थित लोगों को समायोजित करने के लिए, सुनिश्चित करें कि एक स्पीकर फोन वाले कमरे में कॉल होता है. यदि वेबिनार सॉफ़्टवेयर विफल रहता है तो यह डायल-इन विकल्प भी एक आसान बैकअप होगा.
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    2. सुविधाजनक समय के लिए अपने उपस्थित लोगों को मतदान करें. तीन से पांच संभावित तिथियां और दिन के समय चुनें. प्रत्येक प्रतिभागियों को प्रत्येक संभावना के लिए अपनी उपलब्धता को मापने के लिए एक ईमेल भेजें. किसी को भी बताएं जो जल्द से जल्द आपको बताएंगे कि कोई भी समय नहीं बना सकता.
  • आप ऑनलाइन शेड्यूलिंग सर्वेक्षण जैसे डूडल का भी उपयोग कर सकते हैं. ये उपकरण उपस्थित लोगों को माउस के क्लिक के साथ तिथियों और समय चुनने की अनुमति देते हैं. यदि आप यह विकल्प चुनते हैं, तो ईमेल में लिंक को शामिल करना न भूलें.
  • यदि सभी उपस्थिति एक ही समय में क्षेत्र में हैं, तो दोपहर के भोजन के दौरान दोपहर के भोजन के दौरान कॉल करने से बचें, तुरंत कार्य दिवस की शुरुआत में, और सामान्य व्यावसायिक घंटों के बाद.
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    3
    एक एजेंडा लिखें. उन विषयों को शामिल करें जिन्हें चर्चा करने की आवश्यकता है. किसी भी प्रश्न या चिंताओं को कवर करें जिन्हें आप अन्य सदस्यों से अनुमान लगाते हैं. पहले सकारात्मक मुद्दों पर ध्यान दें. फिर, किसी भी बाधा को दूर करने के लिए चुनौतियों और समाधान या विचारों की पेशकश.
  • यदि आप कुछ उपस्थित लोगों को किसी भी कार्य को असाइन करने की योजना बना रहे हैं, तो एजेंडा भेजने से पहले उनके साथ चर्चा करें. आखिरी चीज जो आप करना चाहते हैं वह किसी को आश्चर्यचकित करके या प्रबंधक या ग्राहक गलत जानकारी दे रहा है.
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    4. सभी उपस्थित लोगों को ईमेल प्रारंभिक जानकारी. उन सभी चीज़ों को शामिल करें जिन्हें उन्हें कॉल में लॉग इन करने की आवश्यकता होगी, जैसे कॉल-इन नंबर और पासवर्ड. ईमेल के एजेंडे का एक मसौदा संलग्न करें. पूछें कि हर कोई इसे पढ़ता है और आपको सूचित करता है कि क्या वे कुछ जोड़ना चाहते हैं या मौजूदा सामग्री को संशोधित करना चाहते हैं.
  • चेयर ए कॉन्फ्रेंस कॉल चरण 5 शीर्षक वाली छवि
    5. एक नोट लेने वाला नियुक्त करें. इस कार्य के लिए सबसे जिम्मेदार और चौकस शारीरिक उपस्थिति चुनें. सुनिश्चित करें कि वे मौजूद सभी के नाम शामिल हैं. उन्हें एक रूपरेखा के रूप में एजेंडा का उपयोग करके प्रमुख बिंदुओं का सारांशित किया है.
  • यदि उनके पास डिजिटल ऑडियो रिकॉर्डर या उनके फोन पर रिकॉर्ड फ़ंक्शन है, तो उनसे इसका उपयोग करने के लिए कहें यदि कोई संवेदनशील सामग्री पर चर्चा नहीं की जाएगी.
  • यदि आप वेबिनार सॉफ़्टवेयर पर रिकॉर्ड फ़ंक्शन का उपयोग कर रहे हैं तो इस चरण को न छोड़ें. जब आप कम से कम इसकी उम्मीद करते हैं तो तकनीक विफल हो सकती है. यदि ऐसा होता है, तो आपके पास बैकअप के रूप में मिनट लिखे होंगे.
  • छवि शीर्षक एक सम्मेलन कॉल चरण 6
    6. एक अनुस्मारक ईमेल भेजें. अगर यह दोपहर के भोजन के बाद या सुबह में निर्धारित कॉल से पहले दिन के बाद कॉल के दिन ऐसा करें. किसी भी रिपोर्ट या दस्तावेजों को भेजने के इस अवसर का उपयोग करें जिन्हें कॉल पर आवश्यक होगा. यह सुनिश्चित करना आपकी ज़िम्मेदारी है कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है और हर किसी ने कॉल से पहले अपनी जिम्मेदारियां पूरी की हैं.
  • अगर किसी और ने इन सामग्रियों को बनाया है, तो उन्हें दस्तावेज़ों वाले संदेश को अग्रेषित करके उन्हें क्रेडिट (या आप पर गिरने से रोकें) दें.
  • 4 का भाग 2:
    खुद को कुर्सी के लिए तैयार हो रही है
    1. छवि शीर्षक एक सम्मेलन कॉल चरण 7
    1. अपने नोट्स या टॉकिंग पॉइंट्स का मसौदा. फोकस को खोने से बचाने के लिए पहले से ही एजेंडा पर सामान निकालें. तैयार बयान का मसौदा न करें. कुंजी बिंदुओं, लघु अनिवार्यता, और अधूरा वाक्यों की एक बुलेट सूची के लिए चिपके रहें. यह आपको यांत्रिक ध्वनि से रोक देगा. कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
    • भर्ती की वर्तमान स्थिति: लेखा अब पूरी तरह से स्टाफ. विज्ञापन में विपणन और नए प्रशासनिक सहायक में अभी भी नए प्रबंधक की आवश्यकता है. दोनों उद्घाटन के लिए बजट सीमा = $ 100,000 कुल.
    • लाभ परिवर्तन: 401k बाहर हेड ऑफिस फ़ेसिंग. नई हायर के लिए नई 403 बी योजना स्थापित करना. स्वास्थ्य, दंत, दृष्टि बीमा अब के लिए अपरिवर्तित है लेकिन अभी भी समीक्षा अधीन है.
  • चेयर ए कॉन्फ्रेंस कॉल चरण 8 शीर्षक वाली छवि
    2. उपस्थित लोगों की सूची बनाएं. उनमें शामिल हैं और उनके बारे में सामान्य व्यक्तिगत जानकारी शामिल हैं. इस जानकारी का उपयोग करें क्योंकि आप हर किसी को एक दूसरे को पेश करते हैं. आप इसमें शामिल होने के लिए अतिरिक्त उपस्थित लोगों पर प्रतीक्षा करने के दौरान इस जानकारी का भी उपयोग कर सकते हैं.
  • अपने नोट-लेने वाले के लिए इस सूची की एक प्रति बनाएं. हर किसी के नाम को लिखने के लिए समय निकालने के बजाय, नोट-लेने वाला बस प्रत्येक व्यक्ति के नाम को देख सकता है क्योंकि वे पहुंचते हैं या लॉग इन करते हैं.
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    3. किसी भी जानकारी की समीक्षा करें जो आप प्रस्तुत करेंगे. अंतिम मिनट तक प्रतीक्षा न करें. अपने नोट्स और / या प्रस्तुति समाप्त करने के एक दिन बाद जानकारी की समीक्षा करना प्रारंभ करें. स्मृति के लिए प्रमुख बिंदु करने का प्रयास करें ताकि आप अपने पेपर या स्क्रीन को देखने के लिए बिना रुके पर चर्चा कर सकें. आपके द्वारा किए गए प्रत्येक सेकंड का उपयोग अन्य प्रस्तुतकर्ताओं या प्रश्नों के लिए किया जा सकता है.
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    4. कॉल से पहले एक या दो दिन का सर्वेक्षण करें. सुनिश्चित करें कि सभी उपकरण मौजूद हैं और ठीक से काम कर रहे हैं. यदि आप कई उपस्थित लोगों की प्रत्याशा में एक बड़े कमरे का उपयोग कर रहे हैं तो रणनीतिक रूप से स्थित वक्ताओं की तलाश करें. यदि कुछ भी गुम या खराबी है, तो जल्द से जल्द प्रासंगिक विभाग को सूचित करें.
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    5. कॉल करें. यदि संभव हो तो कॉन्फ़्रेंस पर लॉग ऑन करें 10 मिनट जल्दी. कुछ उपकरण आपको निर्धारित समय तक लॉग ऑन नहीं होने देंगे. अन्य लोग किसी को विशेष पासवर्ड लॉग के साथ एक नेता तक संवाद नहीं करने देंगे. यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह आसानी से चल रहा है कि पुल का परीक्षण करें.
  • यदि आप नहीं जानते कि उपकरण का उपयोग कैसे करें, समय से कुछ दिन पहले जानें. यदि आवश्यक हो तो अपनी कंपनी के आईटी विभाग से सहायता प्राप्त करें. सॉफ़्टवेयर या हार्डवेयर को संचालित करने के बारे में नहीं जानना आपको अव्यवसायिक दिख सकता है.
  • 4 का भाग 3:
    कॉल का संचालन
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    1. LateComers के लिए पांच अतिरिक्त मिनट की अनुमति दें. कुछ नोट्स आसान है छोटी बात शुरू करें कॉल की शुरुआत में. उनके नाम, शीर्षक, और भूमिकाओं द्वारा सभी उपस्थित लोगों को पेश करें. यदि कोई व्यक्ति आता है या पांच मिनट की देरी के बाद कॉल में शामिल होता है, तो प्रगति पर चर्चा को बाधित न करें. तब तक प्रतीक्षा करें जब तक स्पीकर समाप्त हो गया हो या एक विषय हो गया है तो लेटेकॉमिक को खुद को पेश करने की अनुमति देने के लिए समाप्त हो गया है.
  • चेयर ए कॉन्फ्रेंस कॉल चरण 13 शीर्षक वाली छवि
    2. बैठक शिष्टाचार की समीक्षा करें. पृष्ठभूमि शोर से बचने के लिए अपने फोन को म्यूट करने के लिए उपस्थित लोगों से पूछें. अनुरोध करें कि वे अपनी कंपनी के होल्ड संगीत को प्रसारित करने से रोकने के लिए होल्ड बटन का उपयोग करने से बचें. अपने सेल फोन को चुप करने के लिए शारीरिक रूप से उपस्थित सभी को बताएं और हस्तक्षेप को रोकने के लिए उन्हें मीटिंग फोन से दूर रखें. सुनिश्चित करें कि सभी उपस्थित लोग श्रव्य और स्पष्ट रूप से बोलते हैं ताकि हर कोई उन्हें सुन सके.
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    3. एजेंडा से चिपके रहें. उपस्थित लोगों और प्रस्तुतकर्ताओं की जरूरतों को समायोजित करने के लिए घड़ी पर नजर रखें.यदि आप समय से बाहर निकलते हैं तो सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों को पहले कवर करें. अगर कोई ऐसे प्रश्न पूछता है तो आप जवाब नहीं दे सकते हैं या उम्मीद नहीं कर रहे हैं, तो उन्हें बताएं कि आप जितनी जल्दी हो सके उन्हें वापस प्राप्त करेंगे.
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    4. यदि आवश्यक हो तो एक अनुवर्ती कॉल शेड्यूल करें. यह करने के लिए कॉल के अंत तक प्रतीक्षा न करें. इससे पहले कि आप एजेंडा पर प्रश्न और उत्तर (क्यू एंड ए) प्राप्त करने से पहले सही करें. अगले कॉल के लिए सभी को सबसे सुविधाजनक तिथि और समय पूछें. यदि अधिकांश उपस्थिति अनिर्दिष्ट हैं, तो कॉल के बाद एक शेड्यूलिंग सर्वेक्षण भेजें.
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    5. क्यू एंड ए के लिए कम से कम 15 मिनट की अनुमति दें. एक सम्मेलन कॉल में, आपको सभी को भाग लेने में परेशानी हो सकती है. इसे होने से रोकने के लिए, मत पूछो अगर किसी के पास कोई सवाल है. इसके बजाय, चर्चा के विषय के लिए प्रासंगिक विशिष्ट लोगों से एक प्रश्न पूछें.
  • उदाहरण के लिए, आप पूछ सकते हैं, "बॉब, क्या आपको विषय टेक्स्ट बनाने के लिए आवश्यक सारी जानकारी मिली है?"
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    6. कॉल बंद करें. निर्धारित समय से पहले पाँच मिनट पहले लपेटना शुरू करें. यदि Q & A अभी भी प्रगति पर है, तो सभी को बताएं कि आपके पास एक और प्रश्न के लिए समय है. अपने समय के लिए सभी को धन्यवाद दें और उन्हें एक अच्छा दिन या सप्ताह (अंत) की कामना करें.
  • 4 का भाग 4:
    कॉल के बाद कार्रवाई करना
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    1. एक पुनरावृत्ति बनाएँ. कॉल के तुरंत बाद ऐसा करना शुरू करें. मिनटों की एक प्रति के लिए अपने नोट लेने वाले से पूछें. सुनिश्चित करें कि आप सभी की जिम्मेदारियों की एक सूची शामिल करें. बाद में कोई विसंगतियों के मामले में मिनटों को लिखित रूप में लिखा जाएगा.
    • एक सहकर्मी से पूछें कि आप इसे भेजने से पहले रिकैप को प्रमाणित करें. आंखों की एक दूसरी जोड़ी गलतियों को पकड़ सकती है जिन्हें आपने अनदेखा किया होगा, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितनी बार सामग्री को प्रमाणित करते हैं.
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    2. सभी उपस्थित लोगों को पुनः भेजें. जैसे ही आपने अपने प्रूफ्रेडर की सिफारिश की है, जल्द ही ऐसा करें. सभी प्राप्तकर्ताओं को टिप्पणी करने या प्रश्न पूछने के लिए आमंत्रित करें जो कॉल के दौरान अपने दिमाग को फिसल सकते हैं. यदि आपने फॉलो-अप कॉल के लिए शेड्यूलिंग सर्वेक्षण भेजने का वादा किया है, तो उस लिंक को रिकैप के साथ शामिल करें.
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    3. वादे और समय सीमा के माध्यम से पालन करें. कॉल के दौरान चर्चा के रूप में कार्रवाई करें. यदि आपने बाद की तारीख में किसी भी प्रश्न का उत्तर देने का वादा किया है, तो एक सप्ताह से अधिक के भीतर अनुवर्ती. आपके द्वारा निर्धारित किसी भी समय सीमा से मिलें. सुनिश्चित करें कि किसी भी वादा किए गए कार्य को उचित समय के भीतर उचित प्राप्तकर्ताओं को दिया जाता है.
  • अतिरिक्त सम्मेलन कॉल दस्तावेज

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    टिप्स

    जब तक आप वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं करेंगे, चुटकुले बताने से बचें. हास्य अक्सर आपकी शरीर की भाषा पर निर्भर करता है, जो उपस्थित लोग नहीं देखेंगे कि आप ऑडियो-केवल विकल्प का उपयोग कर रहे हैं या नहीं.
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