एक प्रशासनिक सहायक कैसे बनें
चूंकि अर्थव्यवस्था में सुधार जारी है, इसलिए अधिक कंपनियां बढ़ रही हैं और संगठित रहने में मदद की आवश्यकता है.एक कंपनी को आसानी से चलाने के लिए प्रशासनिक सहायक अमूल्य हो सकते हैं.एक संभावित नियोक्ता को दिखाने के लिए अपने कंप्यूटर और संचार कौशल पर अद्यतित रहें कि आप वह व्यक्ति हैं जो अपने व्यापार को ट्रैक पर रहने में मदद कर सकते हैं.
कदम
3 का भाग 1:
एक प्रशासनिक सहायक के रूप में नौकरी की तैयारी1. हाई स्कूल से स्नातक.एक हाई स्कूल डिप्लोमा और थोड़ा प्रशिक्षण आपको एक प्रशासनिक सहायक बनने की आवश्यकता है.कॉलेज की डिग्री होना जरूरी नहीं है, लेकिन एक तकनीकी स्कूल या सामुदायिक कॉलेज से थोड़ा प्रशिक्षण आपको संभावित नियोक्ता से अपील करने के लिए अतिरिक्त एज दे सकता है.
2. कीबोर्डिंग कोर्स करके अपनी टाइपिंग गति और सटीकता बढ़ाएं.कीबोर्डिंग में पाठ्यक्रम तकनीकी, व्यावसायिक स्कूलों, सामुदायिक कॉलेजों और ऑनलाइन में उपलब्ध हैं.लक्ष्य सीखना है कि कैसे स्पर्श करना है, जो आपको टेक्स्ट को पढ़ने और कुंजीपटल को देखने के बिना कंप्यूटर में टाइप करने की अनुमति देगा.
3. अपने उद्योग के विनिर्देशों के लिए ट्रेन.यदि आप एक विशिष्ट उद्योग में एक प्रशासनिक सहायक बनने की तलाश में हैं, तो उस उद्योग में उपयोग किए जा सकने वाले प्रथाओं और शब्दावली पर खुद को शिक्षित करने में मददगार है.
4. सूचना प्रौद्योगिकी, या यह जानें.एक आईटी कोर्स विभिन्न सॉफ्टवेयर प्रोग्राम सीखने में अविश्वसनीय रूप से सहायक होगा, आपको एक प्रशासनिक सहायक के रूप में उपयोग करने की उम्मीद की जाएगी.कंप्यूटर प्रौद्योगिकी सभी समय का विस्तार और बढ़ रही है.एक स्थानीय सामुदायिक कॉलेज या तकनीकी स्कूल में आईटी कोर्स करके परिवर्तनों को जारी रखें.
5. नौकरी पर सीखने के लिए तैयार करें.आपके द्वारा शुरू किए जाने वाले अधिकांश प्रशिक्षण कार्यालय में होंगे.एक प्रशासनिक सहायक के रूप में अपनी नई नौकरी शुरू करने के बाद सीखने के पहले कुछ महीनों के लिए एक सीखने की वक्र के लिए तैयार रहें.प्रत्येक कार्यालय अलग है और इसमें विशेष शैलियों, आवश्यकताओं और अपेक्षाएं होंगी.
3 का भाग 2:
एक प्रशासनिक सहायक के रूप में नौकरी के लिए आवेदन करना1. एक फिर से शुरू करें.आपका रेज़्यूमे अच्छी तरह से व्यवस्थित और संक्षिप्त होना चाहिए.इसे आपके अनुभव, अपने कौशल और आपके प्रशिक्षण के बाद अपना नाम और संपर्क जानकारी देना चाहिए.सुनिश्चित करें कि प्रत्येक खंड के भीतर स्पष्ट, संगठित अनुभाग और कॉलम बनाकर पढ़ना आसान है.
- सभी सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों की सूची बनाएं जिन्हें आप कुशलता से उपयोग कर सकते हैं.
- स्वयंसेवक के काम को शामिल करना न भूलें जो ऐसा प्रतीत नहीं हो सकता है कि यह सीधे कार्यालय के काम से संबंधित है, लेकिन आपके परोपकारिता दिखाता है और साबित करता है कि आप भरोसेमंद हैं.
- व्याकरण और वर्तनी की गलतियों के लिए डबल और ट्रिपल चेक.इस स्थिति के लिए आवेदन करते समय यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जिसमें आपको लिखित शब्द और ज्ञापन के माध्यम से कुशलतापूर्वक और सही ढंग से संवाद करने में शामिल होगा.
2. एक कवर पत्र लिखें कि स्थिति में अपनी रुचि व्यक्त करें और उन कौशल को हाइलाइट करें जो आपको नौकरी पर उत्कृष्ट बनाते हैं.स्थिति के लिए तैयार किए गए किसी भी अनुभव और पाठ्यक्रम का उल्लेख करें, लेकिन पत्र को उस कार्यालय में वैयक्तिकृत भी करें जहां आप आवेदन कर रहे हैं.उन्हें बताएं कि आप उनके विशिष्ट व्यवसाय के बारे में क्या सराहना करते हैं.
3. किराए पर लेने की संभावना बढ़ाने के लिए क्षेत्र में दूसरों के साथ नेटवर्क.कार्यालय में कोई व्यक्ति जो आपको व्यक्तिगत रूप से अनुशंसा कर सकता है वह आपको टीम के लिए एक आदर्श अजनबी पर बढ़त देगा.यहां तक कि क्षेत्र में दूसरों से बात करने से आपको प्रशासनिक सहायक के जीवन में एक दिन की बेहतर समझ मिलती है, साथ ही उम्मीदों और सुझावों को आगे बढ़ने के लिए.कोई आपको नौकरी के उद्घाटन की ओर भी इंगित कर सकता है.
4. अपने कवर लेटर को जमा करें और उन कंपनियों को फिर से शुरू करें जो आपकी रुचि रखते हैं.आप राक्षस, वास्तव में और कैरियरबिल्डर जैसी साइटों के माध्यम से अपना रेज़्यूमे ऑनलाइन सबमिट कर सकते हैं.उन कंपनियों को खोजें जो वास्तव में आपकी रुचि रखते हैं और पहले उन लोगों पर लागू होते हैं.जितना अधिक आप कंपनी के बारे में भावुक हैं, उतनी अधिक संभावना है कि आप स्थिति के लिए एक सकारात्मक और जुनून पेश करेंगे.
5. व्यक्तिगत रूप से आवेदन करके खुद को बाहर रखो.ऑनलाइन आवेदन करते समय और एक अद्यतन ऑनलाइन उपस्थिति होने से यह पता चल सकता है कि आप तकनीकी समझदार हैं, व्यक्तिगत रूप से आवेदन करना सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप वास्तव में दरवाजे में आते हैं.एक या दो स्थान चुनें जहां आप वास्तव में काम करना चाहते हैं, व्यवसाय के घंटों के दौरान वहां जाएं, और व्यक्तिगत रूप से अपना फिर से शुरू करें.
3 का भाग 3:
एक प्रशासनिक सहायक होने का साक्षात्कार1. अपनी ईमानदारी और ईमानदारी परियोजना.आपको इस स्थिति में संवेदनशील, व्यक्तिगत और निजी जानकारी को संभालने की उम्मीद की जा सकती है.इसमें चिकित्सा रिकॉर्ड, कानूनी दस्तावेज, और व्यक्तिगत पहचान जानकारी जैसे एसोसिएलेशियल सुरक्षा संख्या और बैंक खाता जानकारी शामिल हो सकती है.अपने संभावित नियोक्ता को साबित करें कि आप इस जानकारी के साथ भरोसा कर सकते हैं.
- अपने रेज़्यूमे पर सूची का अनुभव जो आपके परोपकारिता को दिखाता है, जैसे स्वयंसेवक बनाने के लिए आपने दूसरों की मदद करने के लिए किया है.
- व्यक्तिगत और पेशेवर संदर्भ प्रदान करें आपका संभावित नियोक्ता आपकी भरोसेमंदता और नैतिकता के बारे में अधिक जानने के लिए कॉल कर सकता है.
2. अपने पेशेवर वातावरण के भीतर प्रभावी ढंग से संवाद करें.प्रशासनिक सहायकों से अन्य कार्यालय श्रमिकों और कंपनी के ग्राहकों के साथ बातचीत करने की उम्मीद है.एक ऐसे तरीके से संचार करने पर काम करें जो प्रभावी, व्यक्तित्व और सकारात्मक वातावरण बनाता है.
3. सब कुछ के लिए एक जगह खोजें.प्रशासनिक सहायक के काम का एक बड़ा हिस्सा संगठन है.इसमें फाइलें और फ़ोल्डर्स, डेटा और शेड्यूल शामिल हैं.अपने आप को व्यवस्थित रखना और जब आप एक साक्षात्कार में जाते हैं तो इसे दिखाएं.
4. एक संगठनात्मक प्रणाली बनाएँ.अपने संसाधनों को लें, लोगों की शक्ति, बजट और सामग्रियों के आधार पर आपके प्रदर्शन क्षमता का आकलन करें.परिणाम और आउटपुट बनाने के लिए अपने संसाधनों के भीतर कार्रवाई करें.अपने ग्राहकों, समुदाय या कर्मचारियों से प्रतिक्रिया इकट्ठा करें और तदनुसार अपनी रणनीति को समायोजित करें.
टिप्स
नौकरी शिकार करते समय अपने कौशल का अभ्यास करें.
प्रयास जारी रखें. बहुत सारी नौकरियां उपलब्ध हैं.
उन लोगों से बात करें जो पहले से ही व्यवस्थापक के रूप में काम करते हैं.उनसे पूछें कि एक सामान्य दिन कैसा है.
व्यवस्थापक कौशल पर किताबें पढ़ें.आपकी स्थानीय पुस्तकालय में बहुत कुछ होना चाहिए.
सदस्यता या प्रमाणन के साथ विशेष प्रशिक्षण और विकास कार्यक्रमों को देखें.
चेतावनी
कार्यालय का काम उबाऊ हो सकता है, खासकर धीमे दिनों में.
कभी-कभी कार्यस्थल में प्रशासनिक सहायकों को कम कर दिया जाता है और ऊपरी प्रबंधन से प्राप्त प्रशंसा अन्य विभागों की तुलना में कम से कम बिक्री जैसी बिक्री करती है जो कंपनी के लिए धन उत्पन्न करती है.
यह काम तंग समय सीमा और भारी वर्कलोड के साथ भी तनावपूर्ण हो सकता है.
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