एक प्रेस विज्ञप्ति को कैसे संबोधित करें
प्रेस विज्ञप्ति - प्रेस कवरेज उत्पन्न करने के लिए डिज़ाइन किए गए एक विशिष्ट घटना या विकास के बारे में विस्तृत विवरण - मुख्य रूप से इलेक्ट्रॉनिक रूप से पत्रकारों को भेजे जाते हैं. चूंकि पत्रकारों को आम तौर पर एक सप्ताह में दर्जनों प्रेस विज्ञप्ति के माध्यम से निकलना पड़ता है, इसलिए खराब रूप से स्वरूपित होने वाले प्रेस विज्ञप्ति को हटाए जाने की संभावना है. सुनिश्चित करें कि पत्रकार न केवल प्रेस विज्ञप्ति का विषय जानता है, बल्कि इसे त्वरित नज़र से भेजा गया है.
कदम
3 का विधि 1:
अपने ईमेल प्रेस विज्ञप्ति को स्वरूपित करना
1. अपने संगठन के डोमेन नाम के साथ एक ईमेल से अपनी प्रेस विज्ञप्ति भेजें. ऐसा करने से पत्रकार को पता चलेगा कि प्रेस विज्ञप्ति किससे आ रही है. यदि आपके पास कोई ईमेल पता नहीं है जिसमें संगठन का नाम डोमेन से स्पष्ट है, तो जीमेल, हॉटमेल, या किसी अन्य मुफ्त ईमेल सेवा का उपयोग करके एक मुफ्त ईमेल खाते के लिए साइन अप करें. एक उपयोगकर्ता नाम बनाएं जो आपके संगठन से संबद्ध होने के रूप में आसानी से पहचाने जाने योग्य है.
- यदि आप ACME निगम के लिए काम करते हैं, तो "acmecorppressreleasess" जैसे उपयोगकर्ता नाम के साथ एक ईमेल पता बनाएं. सुनिश्चित करें कि आप पासवर्ड पर रखें और किसी भी प्रतिक्रिया के लिए खाते की निगरानी करें जो आप प्राप्त कर सकते हैं.
- यदि डोमेन इनबॉक्स में दिखाई नहीं दे रहा है क्योंकि उपयोगकर्ता नाम बहुत लंबा है या रिसीवर की डिस्प्ले सेटिंग्स के कारण, अपने आईटी विभाग से उपयोगकर्ता नाम में "प्रेस" के साथ एक समर्पित ईमेल पता सेट अप करने के लिए कहें (उदाहरण के लिए, @ acmecorcoration दबाएं).
- यदि आपको एक भारी टेम्पलेट का उपयोग करने के बीच मजबूर किया जाता है जिसे स्पैम फ़िल्टर द्वारा ध्वजांकित किया जा सकता है और बस ईमेल के शरीर के शीर्ष पर अपनी लेटरहेड की जानकारी टाइप कर रहा है, तो बाद के साथ जाएं.
2. अपनी विषय पंक्ति में प्रेस विज्ञप्ति शीर्षक का उपयोग करें. ध्यान रखें कि आपका प्रेषक पूरे विषय को देखने में सक्षम नहीं होगा जब तक कि वे ईमेल पर क्लिक न करें. फ्रंटोड ऑफ़ द डब्ल्यूएचओ, क्या, कब, क्यों और क्यों आपके समाचार के बारे में सबसे आकर्षक विवरण के साथ विषय पंक्ति.
3. एक विशिष्ट पत्रकार को अपील करने के लिए अपने शीर्षलेख को सुधारें. यदि आप एक पत्रकार को अपनी रिलीज भेज रहे हैं तो आप या तो जानते हैं या जो आमतौर पर आपके विषय को कवर करते हैं, तो आप थोड़ा कम औपचारिक हो सकते हैं. अपनी घोषणा और पिछले कहानियों के बीच कनेक्शन बनाने के लिए विषय पंक्ति का उपयोग करें.
4. बीसीसी लाइन का उपयोग करके अपने मीडिया संपर्कों की गोपनीयता की रक्षा करें. यदि आप कई पत्रकारों को अपनी प्रेस विज्ञप्ति की एक प्रति भेज रहे हैं, तो अपने सभी ईमेल पते को बीसीसी लाइन में रखें ताकि आप अनजाने में अन्य पत्रकारों के साथ अपने ईमेल पते साझा कर सकें.
5. अनुलग्नकों के उपयोग को सीमित करें. कुछ पत्रकार मीडिया आउटलेट के लिए काम करते हैं जो स्वचालित रूप से सभी आने वाले ईमेल को एक निश्चित आकार पर अनुलग्नक के साथ स्क्रीन करते हैं. दूसरों के पास अत्यधिक संवेदनशील स्पैम फ़िल्टर होते हैं जो आपके ईमेल को अपने इनबॉक्स से रीडायरेक्ट कर सकते हैं जैसे ही आप "भेजें"."यदि आप बड़े अनुलग्नकों को शामिल करते हैं, तो पत्रकार कभी भी आपका ईमेल नहीं देख सकते हैं.
3 का विधि 2:
संपर्क जानकारी सहित
1. अपने प्रेस विज्ञप्ति में अपने संगठन के लेटरहेड को शामिल करें. कई फर्मों में संगठन लोगो, पता, फोन नंबर, और कॉर्पोरेट ईमेल खाते के साथ ईमेल टेम्पलेट्स हैं. इस टेम्पलेट के लिए अपने पर्यवेक्षक या अन्य उपयुक्त कर्मचारियों से पूछें.
- सुनिश्चित करें कि टेम्पलेट आपके विशिष्ट स्पैम फ़िल्टर से बचने के लिए पर्याप्त छोटा है. शीर्षलेख और पाद लेख छवियों सहित आपका समग्र ईमेल, 50kb से 70kb से बड़ा नहीं होना चाहिए.
- यदि ऐसा टेम्पलेट उपलब्ध नहीं है, तो आपको इस जानकारी को पृष्ठ के शीर्ष पर टाइप करना चाहिए. इस जानकारी को निम्नलिखित क्रम में उचित और लिखा जाना चाहिए:
- संगठन का नाम
- मेलिंग पता पंक्ति 1
- मेलिंग पता पंक्ति 2
- शहर राज्य का पिन नंबर
- मुख्य टेलीफोन नंबर
- वेबसाइट का पता
2. संकेत दें कि आपका ईमेल एक प्रेस विज्ञप्ति है. प्रकार "प्रेस विज्ञप्ति के लिए" विषय पंक्ति के तहत पृष्ठ के केंद्र में. यह बोल्ड और पूंजीकृत अक्षरों में होना चाहिए, और पत्रकार को तुरंत बताएगा कि वे क्या देख रहे हैं.
3. जोड़ना "तत्काल रिहाई के लिए" यदि घोषणा समय-संवेदनशील है. इन पत्रों को बायाँ-उचित, बोल्ड, और पूंजीकृत किया जाना चाहिए. यदि आप रिपोर्टर को एक सिर के रूप में रिलीज भेजना चाहते हैं, लेकिन उन्हें तुरंत प्रकाशित नहीं करना चाहते हैं, तब तक प्रतिबंधित लिखें और जब तक वे घोषणा सार्वजनिक कर सकें तो उस तारीख को जोड़ें.
4. अनुवर्ती पत्रकार के लिए अपनी संपर्क जानकारी जोड़ें. यदि आप उनके लिए अनुसरण करना आसान नहीं बनाते हैं तो कई पत्रकार आपकी प्रेस विज्ञप्ति को त्याग देंगे. याद रखें, वे न केवल आपकी प्रेस विज्ञप्ति प्राप्त कर रहे हैं बल्कि दूसरों के दर्जनों संभावित समाचार कहानियों से भरे हुए हैं. एक सेलफोन नंबर और एक ईमेल पता शामिल करें और मीडिया कॉल के लिए बारीकी से दोनों की निगरानी करना सुनिश्चित करें.
3 का विधि 3:
सोशल मीडिया पर अपनी प्रेस विज्ञप्ति को पिच करना
1. अपनी प्रेस विज्ञप्ति को उस साइट पर अपलोड करें जो खोज इंजन द्वारा अनुक्रमित नहीं है. यदि आप संवाददाताओं को ऑनलाइन पिच कर रहे हैं, तो आप अपनी रिलीज के लिए एक लिंक चाहते हैं कि आप ऑनलाइन जल्दी और आसानी से साझा कर सकते हैं, लेकिन जनता के लिए पहुंच के लिए यह मुश्किल है. अपने आईटी विभाग के साथ जांचें वेबपृष्ठों को स्थापित करने के बारे में जो खोज इंजन द्वारा अनुक्रमित नहीं हैं कि आप आसानी से प्रेस विज्ञप्ति अपलोड कर सकते हैं.
- सुनिश्चित करें कि आपके संगठन की ब्रांडिंग इस पृष्ठ पर दिखाई दे रही है. अपने संगठन के लोगो का प्रयोग करें, और शारीरिक पता, फोन नंबर, और आधिकारिक सोशल मीडिया चैनलों के लिंक शामिल करें. यह क्रिस्टल स्पष्ट होना चाहिए जहां रिलीज से आ रहा है.
2. फेसबुक पर पत्रकारों को पिच करने से बचें. क्योंकि लोग मित्रों और परिवार के साथ सोशल नेटवर्किंग के लिए फेसबुक का उपयोग करते हैं, इसलिए अजनबियों से यादृच्छिक मीडिया पिचों को अक्सर घुसपैठ माना जाता है. इसके बजाय पत्रकारों को पिच करने के लिए ट्विटर का उपयोग करें.
3. ट्विटर के खोज उपकरण का उपयोग करके पत्रकारों को पिच करने के लिए खोजें. कई पत्रकार सामाजिक प्रोफाइल बनाए रखते हैं, शायद विशेष रूप से ट्विटर पर, जहां आप अपने लेखों की फ़ीड पा सकते हैं. उन पत्रकारों की खोज करने के लिए खोज फ़ंक्शन का उपयोग करें जो आपकी कहानी को कवर करने की संभावना हो सकते हैं.
4. एक या दो पत्रकारों को सार्वजनिक रूप से संदेश दें और उन्हें निजी तौर पर पिच करें. आप पहले ट्विटर पर उनका अनुसरण करना चाहेंगे. फिर उन्हें ट्वीट करें, यह दर्शाता है कि आपके पास उनके साथ साझा करने और उन्हें डीएम से पूछने के लिए कुछ खबरें हैं. पत्रकार (ओं) को उस संगठन को जानें जो आप प्रतिनिधित्व कर रहे हैं, अपने संगठन के ट्विटर हैंडल को अपने सार्वजनिक संदेश में शामिल करें.
5. हैशटैग का लाभ उठाएं. यदि आप अपनी रिलीज को दूर और चौड़े वितरित करना चाहते हैं, तो एक या दो लोकप्रिय हैशटैग की पहचान करें जिन्हें आप आसानी से और स्वाभाविक रूप से एक सोशल मीडिया पोस्टिंग में शामिल कर सकते हैं जिसमें आपकी रिलीज के लिंक शामिल हैं. जब आप अपनी घोषणा करने के लिए तैयार हों, तो एक्सपोजर को अधिकतम करने के लिए अपने ब्रांडेड सोशल मीडिया चैनलों पर अपने सोशल मीडिया पोस्टिंग पर उन हैशटैग को शामिल करें.
टिप्स
चूंकि कई पत्रकार नियमित व्यावसायिक घंटों के बाद काम करते हैं, इसलिए एक प्रेस विज्ञप्ति को संबोधित करते समय अपने सेलफोन नंबर सहित विचार करते हैं.
एक प्रेस विज्ञप्ति में प्रत्येक तत्व के बाद हमेशा एक रेखा या दो को छोड़ दें. उदाहरण के लिए, शब्दों के प्रेस विज्ञप्ति के बाद रिक्त स्थान डालें, और तत्काल रिलीज के लिए.
चेतावनी
प्रेस विज्ञप्ति एक बार नियमित रूप से फैक्स और यहां तक कि डाक मेल द्वारा भेजा गया था, इसलिए आज ऐसा करने से आपकी प्रेस विज्ञप्ति की समीक्षा की जा रही है.
अपनी विषय पंक्ति में सभी कैप्स का उपयोग न करें या प्रेस विज्ञप्ति. सभी कैप्स को ईमेल शिष्टाचार में चिल्लाना माना जाता है.
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