एक पेपर फाइलिंग सिस्टम की व्यवस्था करने के 3 तरीके

यदि आप व्यवसाय या स्कूल में हैं, जिसके लिए आपको कई ग्राहकों या परियोजनाओं के साथ काम करने की आवश्यकता है, तो एक उचित फाइलिंग सिस्टम महत्वपूर्ण है. कागजात दाखिल करने के लिए कई तरीके हैं, लेकिन आखिरकार आपके सिस्टम को आपकी आवश्यकताओं को प्रतिबिंबित करना चाहिए. एक कुशल प्रणाली के लिए तैयार करने का सबसे अच्छा तरीका संगठन पर पूरी तरह से काम करने के लिए कुछ दिनों को आरक्षित करना है.

कदम

3 का विधि 1:

एक नई फाइलिंग सिस्टम की तैयारी

1. अपनी सभी सामग्री इकट्ठा करें. उचित प्रणाली को स्थापित करने का प्रयास करने से पहले आपको अपने सभी कागजी कार्यों को संकलित करने की आवश्यकता है. उन सभी स्थानों से गुजरें जिनके पास आपके पास कागजी कार्य हो और उन सभी को एक ढेर में रखें. यह सुनिश्चित करने के लिए समय बिताएं कि आप अपने सक्रिय और निष्क्रिय कार्य के लिए सही तरीके से खाते हैं.

अपने कागजात पर काम करने के लिए एक टेबल स्पेस को साफ़ करके समय से पहले की योजना बनाएं.
यदि आप किसी और के कागजी कार्य को एक नई फाइलिंग सिस्टम में अनुकूलित कर रहे हैं, तो वर्तमान सिस्टम से सभी दस्तावेजों को हटा दें. आपके लिए सभी दस्तावेजों को संभालने और एक नई प्रणाली के लिए तैयार करना बेहतर होगा.

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2. सभी दस्तावेजों के माध्यम से जाओ. यह प्रक्रिया का कठिन हिस्सा है, लेकिन यह संगठित होने के लिए भी एक महत्वपूर्ण कदम है. बैंक स्टेटमेंट, क्रेडिट कार्ड बिल, और बंधक भुगतान जैसे सभी फाइलों को अलग करें. यह थकाऊ लग सकता है, लेकिन यह निर्धारित करने के लिए कि आप किसके साथ काम कर रहे हैं, यह निर्धारित करने के लिए अपने ढेर में प्रत्येक दस्तावेज़ के माध्यम से जाएं.

आपको प्रत्येक पेपर को पढ़ने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन एक संक्षिप्त स्कीम आपकी मदद करेगा.

पोस्ट-आईटी नोट्स महत्वपूर्ण कागजात को चिह्नित करने के लिए अच्छे हैं जिन्हें आप जानते हैं कि आपको समय बिताने की आवश्यकता होगी.

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3. ढेर सेट करें. जैसे ही आप अपने पेपरवर्क को सॉर्ट करना शुरू करते हैं, संबंधित कागजात को एक साथ रखने में मददगार होगा. आप एक ढेर में "निकेलबैक" क्लाइंट से संबंधित सभी कागजात रख सकते हैं. एक और उदाहरण महीनों के आधार पर आपके काम को ढेर करना है.

आपके फाइलिंग आवश्यकताओं के लिए कालक्रम क्रम की भावना उपयोगी हो सकती है.

कागजी कार्य के माध्यम से छाँटते समय प्राथमिकताएं निर्धारित करें. जब आप उन कागजात देखते हैं जो असाधारण रूप से महत्वपूर्ण हैं, तो उन्हें अपने संबंधित ढेर के शीर्ष पर रखें.

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4. जब आप फिट देखते हैं तो कम करें. एक और ढेर जो आप बना सकते हैं वह कचरा ढेर है. आपको अपने कागजी कार्य के ढेर को फेंकने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको अन्य ढेर से महत्वहीन कागजात अलग करना चाहिए. आप एक विविध ढेर भी स्थापित कर सकते हैं जहां यादृच्छिक कागजात जा सकते थे.

यदि आप 100% सुनिश्चित हैं कि आपको कुछ पेपरवर्क की आवश्यकता नहीं है और आप अन्य दस्तावेज़ों के लिए एक व्यवहार्य लिंक नहीं खींच सकते हैं, तो उन्हें त्यागें. अपने वरिष्ठों के साथ जांचें यदि आपको कुछ के साथ अनुसरण करने से पहले कुछ भी फेंकने की अनुमति है.

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5. मनीला फ़ोल्डर्स का उपयोग करें. सस्ते मनीला फ़ोल्डरों का उपयोग करके चीजों को अपने लिए सरल रखें. यह आपके धन को चोट नहीं पहुंचाएगा और आपको किसी भी फाइलिंग सिस्टम को करने की अनुमति देगा जो आप चाहते हैं. आप किसी भी कार्यालय आपूर्ति स्टोर से मनीला फ़ोल्डरों का एक पैक प्राप्त कर सकते हैं.

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6. अपने ढेर को स्थानांतरित करें. अपने फ़ोल्डरों के लिए एक गाइड के रूप में कार्य करने के लिए पहले स्थापित ढेर का उपयोग करें. सुनिश्चित करें कि प्रत्येक फ़ोल्डर की सामग्री भी व्यवस्थित की जाती है. आप या तो प्रत्येक पेपर के महत्व के आधार पर या क्रोनोलॉजी के आधार पर एक फ़ाइल की सामग्री व्यवस्थित कर सकते हैं.

वर्णमाला के आधार पर फ़ाइल की सामग्री की व्यवस्था करने से बचें. वर्णमाला संगठन फ़ाइलों के समूहों के आयोजन के लिए अधिक कुशलता से काम करता है.

जब आप फ़ोल्डर भरते हैं तो मनीला फ़ोल्डर्स को एक फाइलिंग कैबिनेट में रखें.

3 का विधि 2:

आपके लिए एक सिस्टम फिट बनाना

1. एक वर्णमाला फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करें. एक वर्णमाला फाइलिंग सिस्टम अच्छी तरह से काम करता है जब आपको लोगों, ग्राहकों, लेखकों, फिल्मों, किताबों या आदि के नामों को पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता होती है. बशर्ते आप उन शर्तों का उपयोग करें जो पुनर्प्राप्त करना आसान हो, एक वर्णमाला फाइलिंग सिस्टम अक्सर उपयोग करने के लिए सबसे आसान प्रणाली है.

फ़ाइलों को पुनः प्राप्त करने और पुनर्प्राप्त करने का सबसे अच्छा तरीका प्रत्येक फ़ाइल को लेबल करके है. मनीला फ़ोल्डर्स में एक अतिरिक्त टैब होता है जो फ़ाइलों को लेबल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो आपकी पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया को आसान बना देगा.
यदि आप ग्राहकों को संभालने में हैं, तो यह अंतिम नाम से वर्णमाला के लिए अधिक कुशल है.
यदि आपके पास कई फाइलें हैं, तो आपको व्यवस्थित करने में आपकी सहायता के लिए पत्र अनुभाग बनाने पर विचार करें. सेक्शन डिवाइडर बड़े होते हैं और इसमें एक अक्षर होता है. आप अक्षरों को "ए-डी" या "एफ-के जैसे जोड़े में भी विभाजित कर सकते हैं."

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2. एक सामयिक क्रम का उपयोग करें. जब आप काम क या अध्ययन विभिन्न विषय क्षेत्रों में, एक विषय या विषय आदेश जानकारी को पुनः प्राप्त करने का एक बहुत ही उपयोगी तरीका हो सकता है. उदाहरण के लिए, यदि आप कानून का अध्ययन करते हैं, तो आपके पास अनुबंध, संवैधानिक कानून, यातना, प्रशासनिक कानून, अंतर्राष्ट्रीय कानून आदि के विषय शीर्षक हो सकते हैं.

सामयिक जानकारी व्यवस्थित करने का सबसे अच्छा तरीका सेक्शन डिवाइडर के माध्यम से है. "व्यवस्थापक कानून जैसे सामग्री के आधार पर अपने अनुभाग विभाजकों को लेबल करें."

यदि आपके पास कई अलग-अलग विषय हैं तो यह सिस्टम सबसे अच्छा काम करता है. यदि आप नहीं करते हैं, तो आपको एक या दो डिवाइडर के साथ छोड़ दिया जाएगा और एक संगठित प्रणाली का अधिक नहीं.

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3. संख्यात्मक फाइलिंग का प्रयास करें. इस प्रकार की फाइलिंग सिस्टम उन फ़ाइलों के लिए आदर्श है जिनमें तिथियां या संख्याएँ हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास चालान, रसीदें, दिनांकित घटनाएं आदि हैं., संख्यात्मक प्रणाली फिर से खोजने के लिए एक आसान प्रणाली बना सकती है. आप इस विकल्प के लिए महीने और वर्ष लेबलिंग पर भी विचार कर सकते हैं. ऐसे माहौल में काम करने वाले लोगों के लिए जो चिकित्सा फाइलों, विधायी दस्तावेज, अदालत के मामलों आदि जैसे कागजात के लिए संख्या का उपयोग करता है., नंबरिंग एक उपयोगी पुनर्प्राप्ति विधि है.

केवल इस प्रणाली का उपयोग करें यदि आप कई संख्याओं को देखने में सहज हैं और इन नंबरों से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं.

नंबर या तिथियों को फाइल करने वाले टैब पर चिह्नित करें और क्रमांकित मान के आधार पर व्यवस्थित करें. "1" के साथ शुरू करें और निम्नलिखित संख्याएं मूल्य बढ़ाएं.

यदि आप महीनों के साथ दाखिल हो रहे हैं, तो जनवरी से शुरू करें और क्रम में, दिसंबर के माध्यम से. आप प्रत्येक महीने के लिए सेक्शन डिवाइडर के साथ लाभान्वित होंगे.

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4. रंग कोडिंग का उपयोग करें. यह रचनात्मक फाइलिंग के लिए बहुत अच्छा है और विशेष रूप से अच्छे दृश्य रिकॉल वाले लोगों के लिए प्रभावी है. यह रंग कोडिंग के आधार पर विभिन्न विषयों को पार करने में मदद कर सकता है.आप दाखिल करने के लिए किसी भी उपरोक्त तकनीकों को कोड कोड कर सकते हैं. आप किसी अन्य सिस्टम के साथ रंग कोड जोड़कर सिस्टम संगठित सिस्टम के संयोजन का भी उपयोग कर सकते हैं.

अपने स्थापित भरने की विधि में रंग जोड़ने के सबसे आसान तरीकों में से एक हाइलाइटर्स का उपयोग करके है. आप किसी भी कार्यालय आपूर्ति स्टोर से हाइलाइटर्स के विभिन्न पैक खरीद सकते हैं.

रंग कोडिंग को लागू करने का एक और तरीका विभिन्न रंगीन फ़ोल्डरों का उपयोग करके है.

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5. आवृत्ति प्रणाली का उपयोग करें. यह उन वस्तुओं के लिए अच्छी तरह से काम करता है जिन्हें आप हर समय उपयोग करते हैं, लेकिन एक स्टैंडअलोन सिस्टम नहीं होना चाहिए. इसे एक और प्रणाली को खिलाने की जरूरत है, उदाहरण के लिए वर्णमाला प्रणाली. अपने फाइलिंग क्षेत्र में एक समूहित स्थान पर अक्सर उपयोग की जाने वाली जानकारी जोड़ें ताकि इसे जल्दी से पुनर्प्राप्त किया जा सके, जैसे कि फाइलिंग कैबिनेट दराज के बहुत मोर्चे पर.

आपको सावधान रहना होगा कि आप इस प्रणाली का उपयोग करके असंगठित न हों. जिस परियोजना को आप वर्तमान में सामने से काम कर रहे हैं, वह हमेशा एक कुशल संगठन की गारंटी नहीं देगा.

3 का विधि 3:

एक संगठित प्रणाली को बनाए रखना

1. फ़ाइल पेपरवर्क तुरंत. यह सुनिश्चित करने का एक तरीका यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी फाइलिंग सिस्टम कुशलता से चलती है, जैसा कि आप इसे संसाधित करते हैं. यदि आप फाइलिंग पेपर को बंद कर देते हैं तो फाइलिंग सिस्टम काम नहीं करेगा. पत्र दाखिल करने की आदत में आपकी उत्पादकता और वर्कफ़्लो में भी मदद मिलेगी.

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2. अपनी जगह को अद्यतन रखें. हर कुछ महीनों में आपको अपनी फाइलिंग सिस्टम के माध्यम से जाना चाहिए और एक संक्षिप्त स्वीप करना चाहिए. आपको अपने सभी कागजात की समीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है जैसे आपने प्रारंभिक संगठन के लिए किया था. सभी फाइलों के माध्यम से जांचें और सुनिश्चित करें कि सब कुछ व्यवस्थित और सही जगह पर है.

पहले कुछ महीनों के बाद आप यह भी प्रतिबिंबित कर सकते हैं कि आपके द्वारा चुनी गई प्रणाली आपके लिए काम कर रही है या नहीं.

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3. अपनी जगह साफ करें. एक बार एक बार आपको अपने कार्यक्षेत्र की एक बड़ी सफाई करनी चाहिए. आपके पास कुछ ऐसी फाइलें हो सकती हैं जिन्हें आप नियमित रूप से उपयोग करते हैं, लेकिन अब आपको अन्य फ़ाइलों के माध्यम से जाना चाहिए जिनका आप कम उपयोग करते हैं. उन फ़ाइलों को खोलें जिन्हें आप कम से कम उपयोग करते हैं और अपने सभी दस्तावेज़ों के माध्यम से पढ़ते हैं ताकि यह देखने के लिए कि कोई अनावश्यक पेपरवर्क है या नहीं.

सभी फ़ाइलों को बाहर निकालें और धूल बिल्डअप को हटाने के लिए एक नमी वॉशक्लॉथ के साथ फाइलिंग कैबिनेट को मिटा दें.

टिप्स

ये सिद्धांत कंप्यूटर या अन्य इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग ग्रुपिंग पर भी लागू हो सकते हैं.

फ़ाइलों के लिए एक अनुक्रमणिका का उपयोग करें वर्णानुक्रम में नहीं रखा गया. इसे वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि आप अपनी फाइलों को किसी भी तरह से ढूंढ सकें. इस सूचकांक को फ़ाइल के सामने रखें.

कागजात के अपने ढेर के माध्यम से शुद्ध और सॉर्ट करके शुरू करें और श्रेणियों में क्रमबद्ध करने के लिए पोस्ट-आईटी नोट्स का उपयोग करें, और फिर उप-श्रेणियां.

यह उन वस्तुओं के लिए एक विविध फ़ाइल के लिए उपयोगी है जो कहीं और अच्छी तरह से फिट नहीं होते हैं.