Excel में रिपोर्ट कैसे करें (चित्रों के साथ)

Thisteaches आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डेटा की रिपोर्टिंग को स्वचालित कैसे करें. बाहरी डेटा के लिए, यह आपको सिखाता है कि एक्सेल प्लगइन्स का उपयोग करके अपने वर्कशीट को जोड़ने वाले एक्सेल प्लगइन्स का उपयोग करके किसी बाहरी डेटा स्रोत (MySQL, PostgreS, Oracle, आदि) से किसी भी बाहरी डेटा स्रोत (MySQL, Prostgres, Oracle, आदि) से रिपोर्ट कैसे बनाएं और रिपोर्ट बनाएं.

एक एक्सेल वर्कशीट में पहले से संग्रहीत डेटा के लिए, हम रिपोर्ट बनाने के लिए मैक्रोज़ का उपयोग करेंगे और उन्हें एक कुंजी के प्रेस के साथ विभिन्न प्रकार के फ़ाइल प्रकारों में निर्यात करेंगे. सौभाग्य से, एक्सेल एक अंतर्निहित चरण रिकॉर्डर के साथ आता है जिसका अर्थ है कि आपको मैक्रोज़ को स्वयं कोड नहीं करना पड़ेगा.

कदम

2 का विधि 1:

एक्सेल में पहले से ही डेटा के लिए

1. यदि आपको रिपोर्ट करने के लिए आवश्यक डेटा पहले से ही संग्रहित, अद्यतन और रखरखाव में रखा गया है, तो आप मैक्रोज़ का उपयोग करके रिपोर्टिंग वर्कफ़्लो स्वचालित कर सकते हैं. मैक्रोज़ एक फ़ंक्शन में निर्मित होते हैं जो आपको जटिल और दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देते हैं.

Excel चरण 2 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

2. खुला एक्सेल. एक्सेल ऐप आइकन, जो एक्सेल ऐप आइकन, जो एक सफेद जैसा दिखता है, तो डबल-क्लिक करें (या क्लिक करें) "एक्स" एक हरे रंग की पृष्ठभूमि पर, फिर क्लिक करें रिक्त कार्यपुस्तिका टेम्पलेट्स पृष्ठ पर.

एक मैक पर, आपको क्लिक करना पड़ सकता है फ़ाइल और फिर क्लिक करें नई रिक्त कार्यपुस्तिका परिणामी ड्रॉप-डाउन मेनू में.

यदि आपके पास पहले से ही एक एक्सेल रिपोर्ट है जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं, तो आप Excel में इसे खोलने के लिए रिपोर्ट की फ़ाइल को डबल-क्लिक करेंगे.

Excel चरण 3 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

3. यदि आवश्यक हो तो अपनी स्प्रेडशीट का डेटा दर्ज करें. यदि आपने कॉलम लेबल और संख्या नहीं जोड़ दी हैं जिनके लिए आप परिणामों को स्वचालित करना चाहते हैं, तो आगे बढ़ने से पहले ऐसा करें.

Excel चरण 4 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

4. सक्षम करें डेवलपर टैब. डिफ़ॉल्ट रूप से, डेवलपर टैब एक्सेल विंडो के शीर्ष पर दिखाई नहीं देता है. आप इसे अपने ऑपरेटिंग सिस्टम के आधार पर निम्नलिखित करके सक्षम कर सकते हैं:

खिड़कियाँ - क्लिक करें फ़ाइल, क्लिक विकल्प, क्लिक रिबन को अनुकूलित करें खिड़की के बाईं ओर, जाँच करें "डेवलपर" विंडो के निचले-दाएं तरफ बॉक्स (आपको पहले नीचे स्क्रॉल करना पड़ सकता है), और क्लिक करें ठीक है.

Mac - क्लिक करें एक्सेल, क्लिक पसंद..., क्लिक रिबन और टूलबार, जाँचें "डेवलपर" में बॉक्स "मुख्य टैब" सूची, और क्लिक करें सहेजें.

Excel चरण 5 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

5. क्लिक डेवलपर. यह टैब अब एक्सेल विंडो के शीर्ष पर होना चाहिए. ऐसा करने से एक्सेल विंडो के शीर्ष पर एक टूलबार लाता है.

Excel चरण 6 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

6. क्लिक रिकॉर्ड मैक्रो. यह टूलबार में है. एक पॉप अप विंडो दिखाई देगा.

Excel चरण 7 में ऑटोमेट रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

7. मैक्रो के लिए एक नाम दर्ज करें. में "मैक्रो नाम" टेक्स्ट बॉक्स, अपने मैक्रो के लिए नाम टाइप करें. यह आपको बाद में मैक्रो की पहचान करने में मदद करेगा.

उदाहरण के लिए, यदि आप एक मैक्रो बना रहे हैं जो आपके उपलब्ध डेटा से चार्ट बना देगा, तो आप इसे नाम दे सकते हैं "चार्ट 1" या इसी के समान.

Excel चरण 8 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

8. मैक्रो के लिए एक शॉर्टकट कुंजी संयोजन बनाएं. एक और कुंजी के साथ ⇧ शिफ्ट कुंजी दबाएं (ई).जी., टी कुंजी) कीबोर्ड शॉर्टकट बनाने के लिए. बाद में अपने मैक्रो को चलाने के लिए आप इसका उपयोग करेंगे.

मैक पर, शॉर्टकट कुंजी संयोजन ⌥ विकल्प समाप्त हो जाएगा+⌘ कमांड और आपकी कुंजी (ई).जी., ⌥ विकल्प+⌘ कमांड+टी).

Excel चरण 9 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

9. वर्तमान एक्सेल दस्तावेज़ में मैक्रो को स्टोर करें. दबाएं "मैक्रो को स्टोर करें" ड्रॉप-डाउन बॉक्स, फिर क्लिक करें यह कार्यपुस्तिका यह सुनिश्चित करने के लिए कि मैक्रो किसी भी व्यक्ति के लिए उपलब्ध होगा जो कार्यपुस्तिका खोलता है.

आपको एक्सेल फ़ाइल को सहेजने के लिए एक विशेष प्रारूप में सहेजना होगा.

Excel चरण 10 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

10. क्लिक ठीक है. यह खिड़की के नीचे है. ऐसा करने से आपकी मैक्रो सेटिंग्स को बचाएगा और आपको रिकॉर्ड मोड में रखेगा. जब तक आप रिकॉर्डिंग को रोकते हैं, तब तक आपके द्वारा किए गए कोई भी कदम दर्ज किए जाएंगे.

Excel चरण 11 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

1 1. उन चरणों को करें जिन्हें आप स्वचालित करना चाहते हैं. एक्सेल आपके द्वारा दर्ज किए जाने वाले प्रत्येक क्लिक, कीस्ट्रोक और स्वरूपण विकल्प को ट्रैक करेगा और उन्हें मैक्रो की सूची में जोड़ देगा.

उदाहरण के लिए, डेटा का चयन करने और इसमें से कोई चार्ट बनाने के लिए, आप अपने डेटा को हाइलाइट करेंगे, क्लिक करें डालने एक्सेल विंडो के शीर्ष पर, एक चार्ट प्रकार पर क्लिक करें, उस चार्ट प्रारूप पर क्लिक करें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, और आवश्यकतानुसार चार्ट को संपादित करें.

यदि आप कोशिकाओं से मान जोड़ने के लिए मैक्रो का उपयोग करना चाहते थे ए 1 के माध्यम से ए 12, आप एक खाली सेल पर क्लिक करेंगे, टाइप करें = योग (A1: A12), और प्रेस ↵ दर्ज करें.

Excel चरण 12 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

12. क्लिक रिकॉर्डिंग बंद करें. यह में है डेवलपर टैब का टूलबार. यह आपकी रिकॉर्डिंग को रोक देगा और एक व्यक्तिगत मैक्रो के रूप में रिकॉर्डिंग के दौरान किए गए किसी भी चरण को बचाएगा.

Excel चरण 13 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

13. मैक्रो-सक्षम फ़ाइल के रूप में अपनी एक्सेल शीट को सहेजें. क्लिक फ़ाइल, क्लिक के रूप रक्षित करें, और फ़ाइल प्रारूप को बदलें एक्सएलएसएम की बजाय एक्सएलएस. फिर आप फ़ाइल नाम दर्ज कर सकते हैं, एक फ़ाइल स्थान का चयन कर सकते हैं, और क्लिक कर सकते हैं सहेजें.

यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो मैक्रो स्प्रेडशीट के हिस्से के रूप में सहेजा नहीं जाएगा, जिसका अर्थ है कि यदि आप कार्यपुस्तिका भेजते हैं तो विभिन्न कंप्यूटरों पर अन्य लोग आपके मैक्रो का उपयोग नहीं कर पाएंगे.

Excel चरण 14 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

14. अपना मैक्रो चलाएं. ऐसा करने के लिए मैक्रो के हिस्से के रूप में बनाए गए कुंजी संयोजन को दबाएं. आपको अपने स्प्रेडशीट को अपने मैक्रो के चरणों के अनुसार स्वचालित रूप से देखना चाहिए.

आप क्लिक करके मैक्रो भी चला सकते हैं मैक्रो में डेवलपर टैब, अपने मैक्रो का नाम चुनना, और क्लिक करना Daud.

2 का विधि 2:

बाहरी डेटा के लिए (MySQL, Postgres, Oracle, आदि)

1. Kloudio डाउनलोड करें एक्सेल प्लगइन Microsoft Appsource से. यह आपको बाहरी डेटाबेस या डेटा स्रोत और आपकी कार्यपुस्तिका के बीच एक सतत कनेक्शन बनाने की अनुमति देगा. यह प्लगइन भी Google शीट्स के साथ काम करता है.

Excel चरण 16 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

2. Kloudio पोर्टल पर + बटन पर क्लिक करके अपने वर्कशीट और अपने बाहरी डेटा स्रोत के बीच एक कनेक्शन बनाएं. अपने डेटाबेस (डेटाबेस प्रकार, प्रमाण-पत्र) के विवरण में टाइप करें और गोपनीय या कंपनी के डेटा के साथ काम करने पर किसी भी सुरक्षा / एन्क्रिप्शन विकल्प का चयन करें.

Excel चरण 17 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

3. एक बार जब आप अपने वर्कशीट और आपके डेटाबेस के बीच कनेक्शन बना लेते हैं, तो आप एक्सेल छोड़ने के बिना बाहरी डेटा से रिपोर्ट को क्वेरी और निर्माण करने में सक्षम होंगे. Kloudio पोर्टल से अपनी कस्टम रिपोर्ट बनाएं और फिर Excel में ड्रॉप-डाउन मेनू से चुनें. फिर आप किसी भी अतिरिक्त फ़िल्टर को लागू कर सकते हैं और आवृत्ति का चयन कर सकते हैं कि रिपोर्ट रीफ्रेश करेगी (इसलिए आप अपनी बिक्री स्प्रेडशीट अपडेट कर सकते हैं हर हफ्ते, दिन या यहां तक कि घंटा.)

Excel चरण 18 में स्वचालित रिपोर्ट शीर्षक वाली छवि

4. इसके अतिरिक्त, आप डेटा को अपने कनेक्टेड वर्कशीट में भी इनपुट कर सकते हैं और डेटा आपके बाहरी डेटा स्रोत को अपडेट कर सकते हैं. Kloudio पोर्टल से एक अपलोड टेम्पलेट बनाएं और आप अपने बाहरी डेटा स्रोत में अपनी स्प्रेडशीट में मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से परिवर्तन अपलोड करने में सक्षम होंगे.

वीडियो.

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टिप्स

केवल माइक्रोसॉफ्ट एपसोर्स से एक्सेल प्लगइन्स डाउनलोड करें, जब तक कि आप तीसरे पक्ष के प्रदाता पर भरोसा न करें.

मैक्रोज़ का उपयोग सरल कार्यों (ई) से किसी भी चीज़ के लिए किया जा सकता है.जी., जटिल लोगों को मूल्य जोड़ना या चार्ट बनाना) (ई).जी., अपने सेल के मूल्यों की गणना करना, परिणामों से चार्ट बनाना, चार्ट को लेबल करना, और परिणाम प्रिंट करना).

अपने मैक्रो के साथ एक स्प्रेडशीट खोलते समय, आपको क्लिक करना पड़ सकता है सामग्री को सक्षम करें मैक्रो का उपयोग करने से पहले खिड़की के शीर्ष पर एक पीले बैनर में.

चेतावनी

मैक्रोज़ का उपयोग दुर्भावना से (ई) किया जा सकता है.जी., अपने कंप्यूटर पर फ़ाइलों को हटाने के लिए). अविश्वसनीय स्रोतों से मैक्रोज़ न चलाएं.

मैक्रोज़ सचमुच हर कदम को रिकॉर्ड करते समय लागू करेगा. सुनिश्चित करें कि आप गलती से गलत मान दर्ज नहीं करते हैं, उस प्रोग्राम को खोलें जिसे आप उपयोग नहीं करना चाहते हैं, या फ़ाइल को हटाएं.

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